秘書研修 ~秘書に求められる段取り・マナー編(半日間×2回)

秘書研修 ~秘書に求められる段取り・マナー編(半日間×2回)

研修No.B HTW200-0100-0357

本研修の「ねらい」

秘書の方に求められるのは、「高度な気の利かせ方ができること」です。秘書として「高度な気の利かせ方ができる」とは、上司の先回りをして必要な段取りをつけられることです。そのためには、上司の意図や仕事の目的を十分に理解し、仮説を立てられる必要があります。加えて、秘書には「それでも起こる想定外の事態」に対応できることも求められます。そこで本研修では、秘書として率先して行動するための「目的意識」「判断基準」「仮説思考」スキルと、想定外の事態に対応するためのリスク管理スキルを身につけていただくことを目指します。

さらに、上司とそのステークホルダー間の調整を行うことも、秘書の方の重要な業務です。そこで本研修では、上司と関係各署の調整を円滑に行うためのコミュニケーションスキルを身につけ、実業務に活かせるようにします。研修の最後には、秘書として求められるマナーについてポイントをしぼって確認したうえで、研修内容をふまえた明日からの行動目標を作り、現場での実践につなげます。


研修プログラム例

B HTW200-0100-0357

研修プログラム例(1日目/2日間)
内容
手法
  • 1.秘書の仕事について考える
    (1)秘書の仕事とは
    (2)秘書の仕事の種類
    (3)秘書は「高度に気が利くこと」が重要
    【参考】信頼される秘書になるための心構え
講義
ワーク
  • 2.秘書に求められる心遣い
    (1)心遣い=ホスピタリティとは
    (2)ホスピタリティを実践する
    【ワーク】普段の「上司のサイン」への対応を考える
講義
ワーク
  • 3.秘書に求められる仕事の進め方
    (1)率先して行動する① ~目的意識
    (2)率先して行動する② ~判断基準
    【ワーク】仕事を重要度×緊急度で整理する
    (3)率先して行動する③ ~仮説を立てる
    【ワーク】普段の業務で「仮説を立てて」行動できることを考える
    (4)突発的な仕事を考える
    (5)突発的な仕事への対応① ~リスクの予測
    (6)突発的な仕事への対応② ~リスクの見直し
    【参考】予備時間の活用
講義
ワーク
  • 4.まとめ
    【ワーク】研修を踏まえ、明日からやるべきことを具体的に考える
ワーク

研修プログラム例(2日目/2日間)
内容
手法
  • 1.前回の研修の振り返り
ワーク
  • 2.円滑なコミュニケーションとは
    (1)コミュニケーションはねじれて伝わる
    (2)コミュニケーションにおける心構え
    (3)相手の話を受け止める
    (4)相手の言葉に反応を示す ~あいづち、反復、心情理解
    【ワーク】様々な人との調整の際に気を付けるべきポイントを考える
講義
ワーク
  • 3.好感度を発揮するビジネスマナー
    【ワーク】上司・お客さまと接する際に気をつけているマナーを共有する
    (1)身だしなみ (2)挨拶 (3)表情 (4)話し方
    (5)言葉遣いの基本 (6)話す (7)断り・依頼の仕方
講義
ワーク
  • 4.来客対応時のマナー
    (1)来客応対の基本フローとマナー (2)ケース別の来客応対
    (3)席次 (4)お見送りのマナー
講義
ワーク
  • 5.電話応対
    (1)電話応対の3つの鉄則 (2)電話応対の基本ルール
講義
ワーク
  • 6.送付書類文例集
    (1)招待状・案内状 (2)お祝い状 (3)お礼状
講義
ワーク
  • 7.まとめ
    【ワーク】研修を踏まえ、明日からやるべきことを具体的に考える
ワーク

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実績と受講者の声

実施、実施対象
2018年 3月     7名
業種
電力・ガス・水道
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ロープレや実践(声に出す)など、初めは恥ずかしかったですが、実際にやってみると意識を少し変えるだけで、自分でも変化がわかって(感じられて)とても勉強になった。
  • 体験談を交えて話してくださったので、共感しやすかったですし実務と結びつけて考えやすかった。
  • 分かっていたこと、初めて知った事、目からうろこで大変有意義な時間を過ごさせていただきました。

実施、実施対象
2017年 8月     24名
業種
製造業(運送用機器)
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • とてもバランスが良い研修だったと思います。秘書としてのマナー・一般論だけではなかったので、充実していました。
  • ひとりよがりの仕事になっていないか、もう一度業務を見直すきっかけを与えていただいた気持ちです。講師ご自身の経験を交えた解説は、わかりやすく共感できる点が多かったです。
  • 日々の業務で自分が意識していなかったこと、足りなかったことが確認できました。今一度考え業務に取り入れていきたいと思います。楽しく分かりやすい研修でした。

実施、実施対象
2017年 5月     18名
業種
その他市区町村など
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 大切な点がよくまとまっていて、かつ丁寧に教えていただけました。すべてが業務に直結する内容でしたので、明日からの業務で実践していきたいです。
  • 秘書としての心構えや、何を求められているのか、先回りをすることの必要性を学ぶことができました。姿勢や、声のトーン、同調すること、たくさんの大切な事柄を今後に活かしたいと思います。
  • 立ち振る舞いや言葉遣い、応対など、すぐに実践できる事がたくさんあったので、業務に活かしていきたいです。また、秘書としてのプロ意識を常に心に持っていたいです。


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