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ビジネス文書研修　～短期集中編（半日間）

Q: 研修の特徴は？

正しいビジネス文書の書き方と読み手の立場を踏まえた文書の書き方を、短期集中的に身につける研修です。本研修の目指す具体的な成果は以下の通りです。１．講義によりビジネス文書の『型』を理解する２．演習により、文章中の重要なポイントを押さえ、要約する力を高める３．読む人が知りたいことと、自分の伝えるべきことを、文章の中で確実に伝える力を養う

読みやすく分かりやすいビジネス文書の作成のために、文書の型と要約力を身につける

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研修内容・特徴outline・feature

正しいビジネス文書の書き方と読み手の立場を踏まえた文書の書き方を、短期集中的に身につける研修です。

本研修の目指す具体的な成果は以下の通りです。
１．講義によりビジネス文書の『型』を理解する
２．演習により、文章中の重要なポイントを押さえ、要約する力を高める
３．読む人が知りたいことと、自分の伝えるべきことを、文章の中で確実に伝える力を養う

研修プログラム例program

研修プログラム例（所要時間：半日間）
	内容	手法
	１．ビジネス文書とは～基礎知識（１）ビジネス文書の種類 ①社内文書と社外文書の違い ②コミュニケーションツール(媒体)の特性～紙、Ｅメール、ファックス（２）ビジネス文書の作成の基本～文書作成５つのポイント ①主語と述語は明確か？ ②箇条書き、１文は４０～５０字程度 ③日時、数量、金額は入っているか？ ④結論が先に書かれているか？ ⑤自分の立場は明確か？	講義
	２．現場で役立つ文書作成のヒント（１）事前準備に重要性 ①相手から聞きたいことを明確にしておく　 ②会話をそのまま書かない ③重要なポイントを強調してメモする ④相手の"キーワード"をメモする（２）メモの分量（３）網羅するべき項目～６Ｗ３Ｈ（４）わかりやすい文書を書くために　 ①あいまいな単語、形容詞は極力使わない ②助詞の重複をさける～一文一義 ③句読点の打ち方　 ④「ですます調」と「である調」を混同しない	講義ワーク
	３．さまざまなビジネス文書の実際(演習) （１）文章の要約～文書化のプロセスを学ぶ（２）分かりにくい報告書を分かりやすく直す（３）議事録の作成 ※演習問題は２～３題を実施させていただきます	ワーク

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

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{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象

2022年12月　　　　　13名

業種

介護・福祉

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

報告書や文書を書く際は、相手に何を伝えたいのかを考えて作成しようと思いました。外部へのメール作成でも活用します。
これまで分かったつもりになっていて、基礎の基礎を間違って覚えていたことを修正できました。さまざまな文書作成の際に参考にしたいです。
自分は情報の取捨選択が苦手なことが分かりました。実際に書く前に考えを整理することを心がけたいと思います。

実施、実施対象

2017年 9月　　　　　38名

業種

学校・学校法人

評価

内容：大変理解できた・理解できた

97.4%

講師：大変良かった・良かった

92.1%

参加者の声

基礎的な内容から実践まで、じっくり時間をかけて取り組むことができ、とてもよく身につきました。決済文書等はもちろん、日頃のメール、報告書などにも活用したいと思います。
定型踏襲で文書を作成していたので、今後は見直していきたい。文書の構成を考えて書く機会がなかったので、改めて章の構成、簡潔な表記を意識することができ良かった。
「相手」を意識することを忘れてしまいがちですが、今回の研修で、相手の立場で考える大切さを学びました。そのおかげで、苦手意識のあった報告書や提案書の作成に取り組みやすくなりました。

実施、実施対象

2017年 8月　　　　　22名

業種

外国団体

評価

内容：大変理解できた・理解できた

90.9%

講師：大変良かった・良かった

90.9%

参加者の声

様々な報告書を作成する機会がありますが、ただ全てを書くだけのものではなく、意図を踏まえて簡潔に作成できるようにしたいです。
本日の講座内容に限らず、講師の話し方・内容・トーンなども聞かせてもらい勉強になりました。
なかなか会社でも学べないことを教えていただき、勉強になりました。

実施、実施対象

2017年 3月　　　　　19名

業種

非営利団体・官公庁関連組織

評価

内容：大変理解できた・理解できた

94.7%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

配布された資料に沿ったわかりやすい講義でした。一つ一つの質問に丁寧に回答していただけました。
ビジネス文書について、あまり勉強したことがなかったので有意義な時間となりました。
今まであまり意識していなかったことや、知らないで使っていたことなどがあったことがわかった。例文（礼儀文など）がテキストに多く書かれているので、今後の参考になりそう。

受講者の声をもっと見る

研修のプロがお答え全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

インソースのビジネス文書研修のポイントはなんですか？

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。

ビジネス文書研修と言ってもたくさんの種類があるようですが、どのように選んだらよいですか？

お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。

当社で使用する文書のフォーマットをテキストに盛り込むことはできますか？

可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

ビジネス文書研修ではどのような演習をしますか？

演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。

短時間での研修実施は可能ですか？

可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。