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ビジネスＥメールの書き方研修（１日間）

ビジネスＥメールの書き方研修（１日間）

ビジネス文書の基本を再確認し、ビジネス上でのＥメールの書き方と注意点や便利機能についての知識を習得する

研修No.B EML102-0000-0026

対象者

  • 新入社員
  • 若手層

・Ｅメールの作成を基本から学びたい方
・自分のＥメールをよりわかりやすく、かつ相手に伝わるよう改善したいと考えている方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 学生時代に友達と私的なメールはよく打っていたが、改まったビジネス上のメールを作成したことがない
  • ビジネスメールを作成する場合の注意点が分からず不安

研修内容・特徴outline・feature

Ｅメールの活用は現代のビジネスシーンでは必要不可欠なツールとなりました。しかし、紙媒体との違いやＥメール独自の基本ルールや注意点を理解していないことで、思わぬ時間のロスや失敗を招くこともあります。本研修では、ビジネス文書の基本を再確認し、ビジネス上でのＥメールの書き方と注意点や便利機能についての知識を習得いただきます。演習を実施することで知識の定着と実践力を養成します。

研修のゴールgoal

  • ①Ｅメールのメリット、デメリットを理解し、効果的なメールの活用法を理解する
    　メリット：相手の時間を拘束しない、何度も読み返せる、文章で伝えたいことのすべてを伝えるのは困難など
    　デメリット：読んでくれたかどうか確認できない、誤読される可能性があるなど
  • ②メールの文面の構成やフォーマットを理解する
  • ③「メールの返信は24時間以内」「 相手のメール利用頻度を知っておく」などのビジネスメールのマナーを理解する
  • ④最後にメールの作成演習を行い、学んだ知識を基にメールを作成する実践スキルを強化する

研修プログラム例program

内容 手法
  • １．Ｅメールの特徴
    【ワーク】ビジネスＥメールのメリットとデメリット
    （１） 長所と短所
    （２） Ｅメールを活かす３つのポイント
    （３） 文書作成の基本～紙文書もメールも基本は同じ
    （４） ビジネス文書の構造
    （５） メールは対人コミュニケーション
 講義
ワーク
  • ２． Ｅメール作成のポイント
    （１） Ｅメールの基本的構成
    （２） 「件名」は大切な要素 ～メールを探す手間を省く
    【ワーク】メールの例文を読み、件名をつける
    （３） 返信しやすいメール文書～用件別に箇条書き
 講義
ワーク
  • ３． Ｅメールの留意点
    （１） 携帯メールとの違いに注意
    （２） 「紙」での作成との違いに注意
    （３） 添付ファイルに注意
    （４） ウィルス対策は大切なマナー
    （５） 敬称に注意
    （６） メールアドレスの扱いは十分に注意を
    （７） 個人情報の扱いも十分に注意を
    （８） メールは誤読されるものと思うこと
    （９） 送る前に再確認
    （10） メールの返信は24時間以内
    （11） 相手のメール利用頻度を知っておく
    （12） 文字化けしないよう注意
    （13） お客さまへのメールは必ず電話で確認する
 講義
  • ４． Ｅメールのテクニック
    （１） メールの管理
    （２）メールのバックアップ
    （３） テンプレートの活用（「下書き」フォルダの有効利用）
 講義
  • ５． 今までの振り返り
 ワーク
  • ６． Ｅメール作成演習
    【演習①】適切なメールへ書き換え
    【演習②～④】社内へのＥメールを作成
    【演習⑤】社外へのＥメール作成
 ワーク

749

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2023年6月　　　　　13名
業種
建設・プラント
評価
内容：大変理解できた・理解できた
92.3%
講師：大変良かった・良かった
84.6%
参加者の声
  • 人によってメール文面の捉え方が異なるということを再認識しました。送信前に、相手の立場で見ても分かりやすいかを改めて確認するようにします。
  • やってしまいやすいミスや、文章の組み立てについて学べて有意義でした。何気なく毎日送付してしまっていたため、今後はもっと気をつけて対応しようと思います。
  • 長々と文章を書く癖があるため、簡潔かつ分かりやすくを意識します。自分のメール対応の改善点が見つかってよかったです。

実施、実施対象
2022年4月　　　　　10名
業種
情報通信・ＩＴサービス
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 多くのビジネス文書、新聞などに触れていくことでスキルが身に付きやすいとのアドバイスがあったので、実践しようと思った。文章のボリュームを調整するための要約力を高め、メール作成で活用する。
  • 業務では、日々経験を積んで相手に失礼のないメールを作成したい。正確な表現で相手に正しく伝わるように意識する。
  • 社内外の方々にメールを送る際に、文面を作成する前に、相手が必要としている情報は何か、立場上留意すべき点はないかを考えます。

実施、実施対象
2020年4月　　　　　7名
業種
情報通信・ＩＴサービス
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ビジネスメールの基礎を学ぶことができた。今回学んだ定型文などを活用して、洗練されたビジネスメールを作成していきたい。
  • 研修を受講して、自分の考え方に柔軟さが必要なことや、相手への気配りが重要なことを学んだ。学んだことやテンプレート、会社のルールを活かしつつ、自分なりのやり方や気持ちが伝わるメールを書いていきたい。
  • 学んだことを活かして、分かりやすいメールを作成していきたい。また、箇条書きの書式も今後参考にしていきたい。

実施、実施対象
2019年5月　　　　　23名
業種
マスコミ・広告・印刷
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • メールを作成する際に書き方がわからず、時間がかかってしまっていたので、今日の研修で学んだことを活かして、メール作成にかかる時間を短くしたい。
  • 相手の立場に立って、分かりやすく、簡潔に書くように心がけたい。
  • 今までは様式を気にせず作成していたので、今日の研修内容を社内メール等で活かしたいです。

実施、実施対象
2018年9月　　　　　34名
業種
その他市区町村など
評価
内容：大変理解できた・理解できた
97.1%
講師：大変良かった・良かった
97.1%
参加者の声
  • 作成する文章は全て読み手がいるということを忘れずに、より良い文章を作成していきたいです。
  • Ｅメールの書き方の基本や、相手に伝わる表現など、気にすべきポイントを色々教えていただけて、とてもありがたかったです。
  • メール1つ書く場合でも、これまで使っていた定型文を見直して、正しい文章を使っていこうと思います。

受講者の声をもっと見る

開発者コメントcomment

Ｅメールのメリット（相手の時間を拘束しない、何度も読み返せる、文章で伝えたいことのすべてを伝えるのは困難）、デメリット（読んでくれたかどうか確認できない、誤読される可能性がある）を理解し、効果的なメールの活用法、メールの文面の構成やフォーマット、「メールの返信は24時間以内」「 相手のメール利用頻度を知っておく」などのビジネスメールのマナーを理解していただく研修です。最後にメールの作成演習を行い、学んだ知識を基にメールを作成する実践スキルを強化します。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。
お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。
可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。
可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。

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