社内文書 ~基本構成とわかりやすい文章を書くポイント

新人向けビジネス文書

社内文書 ~基本構成とわかりやすい文章を書くポイント

1.文書の基本構成にそってビジネス文書を理解する

主な社内文書には報告書、日報、議事録、連絡書、稟議書、始末書などがあります。
社内文書は上司や同僚など関係者に向けて作成します。伝えるべきこと(日時、目的など)を抜け漏れなく、かつ簡潔に分かりやすくまとめることが求められます。

本テキストでは、まず文書の全体の構成を概観し、その後、各基本構造を解説していきます。基本的な構成の通りに内容をまとめていけば、誰でもビジネス文書の体裁を整えることができます。
さらに、文書例も掲載されているため、いざという時の参考資料としても役立ちます。

2.分かりやすい文章を書くポイントを押さえる

文書を作成したときに、上司から「結局何が言いたいのか(何が課題なのか)分からない」「言いたいことは分かったが読むのに疲れる」などと指摘されたことはありませんか。 漫然と文章を書き連ねるだけでは、分かりやすい文書にはなりません。

読みやすく分かりやすいビジネス文書を作成するには、文書の基本構成に則って書くだけでは不十分です。作成者自身が書き手である自身の立場と、読み手である相手の立場を意識して書く必要があります。
本テキストでは、「報告書の内容要旨は3つを目途に50字程度に要約する」「メモの内容を文章化するときの手順」などの伝えたいことが一目で分かる文書作成のポイントや、 「日付・金額・場所などは重要な情k報のため必ず記録する」といった必要な情報の取捨選択のポイントについて、具体的に解説しています。

3.繰り返し演習を行い、自らの課題を克服する

テキストで学んだ内容をアウトプットするために、演習で実際に社内文書を作成します。本テキストでは、社内文書に関するワークは報告書作成と議事録作成の2つがありますが、 ここでは報告書作成演習について紹介します。

報告書作成演習では、課題文である口頭報告の文章を読み、関係者宛の報告書を作成します。解答用紙にあらかじめ報告書の基本的構成が記載されているため、 「日時」「会場」などそれぞれの項目の枠内を埋めていくことで文書を完成させます。このようにして、まずは文書の基本構造を身につけることを目指します。

また、課題文には、報告すべき情報だけでなくとりとめのない話も混ざっています。読み手が知りたい情報を取捨選択し、簡潔で分かりやすくまとめなおすのはそれなりの訓練が必要です。 演習を繰り返すことで自分の課題に気づくことができ、文書作成スキルのレベルアップにつながります。

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