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実践ビジネス文書研修～「メモ力」「文章力」「質問力」を磨き、情報を正しく伝える編（１日間）

実践ビジネス文書研修～「メモ力」「文章力」「質問力」を磨き、情報を正しく伝える編（１日間）

ケーススタディを通して、文書作成のベースとなるスキルを鍛える

研修No.B BWR100-0000-4570

対象者

  • 新入社員
  • 若手層

・入社１年目～３年目程度の方

よくあるお悩み・ニーズ

  • メモを取ることや、文書作成に課題がある
  • 受け取った情報に対して、質問を洗い出すことが苦手
  • 仕事を進めるうえでのコミュニケーションをスムーズに行いたい

研修内容・特徴outline・feature

本研修では、受け取った情報を正しく文章で伝えるために必要な、「メモ力」「文章力」「質問力」を重点的に学んでいただきます。ビジネスでは、他の人から聞いた（受け取った）情報をもとに、さらに他の人に伝えるスキルが大変重視されます。一連の流れで身につけていただくために、それぞれのスキルを学びつつケースを通して実践していただきます。

研修のゴールgoal

  • ①モレなくメモを取るためのコツを学ぶ
  • ②相手に伝わるメールの書き方を身につける
  • ③質問する前にフレームワークを活用して情報を整理できるようになる

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．はじめに
    【ワーク】３人１組となり、伝言ゲームを実施する
    ■ビジネスで欠かせない「メモ力」「文章力」「質問力」
    【ワーク】上司からの指示を聞き、メモを取り復唱する
講義
ワーク
  • ２．聞いたことを正しく・もれなく書き残し、伝える
    （１）ビジネスにおける文書とは～コミュニケーションの一手段
    （２）ビジネス文書作成の心構え
    （３）ビジネス文書の構造
    （４）議事録作成のポイント
    （５）メモの取り方
    【ワーク】会議の内容を聞き、メモを取りつつ議事録を作成する
    （６）メールでの伝え方
    （７）読み手に伝わるメールを書くコツ
    【ワーク】上司からの指示をメモし、部内メンバーへ共有するメールを作成する
講義
ワーク
  • ３．曖昧な点・不足する点を確認する
    （１）曖昧な点を確認するための質問力
    【ワーク①】ケースを読み、課長の指示をもとに代理で訪問準備をする
    （２）ビジネスの基本となる判断基準～ＱＣＤＲＳ
    【ワーク②】訪問準備について、課長への質問をＱＣＤＲＳの枠組みで考える
    （３）優先順位を決める判断基準～重要度×緊急度
    【ワーク③】質問事項を、「重要度」「緊急度」の軸で整理する
    【ワーク④】質問事項に優先順位をつける
    【参考】質問の仕方
講義
ワーク
  • ４．まとめ
ワーク

7062

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2024年7月　　　　　34名
業種
運輸・倉庫
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • メモの取り方や仕事の進め方を実践します。日々の連絡の質を、上げていきたいと思いました。
  • 重要なポイントがどこなのかが明確で大変わかりやすかったです。業務連絡をする際に活かし、相手に失礼のないよう気をつけます。
  • グループ会社の方へのメールや会議の議事録の作成に活かします。実践的でとても勉強になりました。

実施、実施対象
2022年3月　　　　　9名
業種
情報通信・ＩＴサービス
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 相手の期待に応えることは、目の前の問題解決だけではなく、相手の望む少し先の回答が必要だと思った。こちらからの問いかけの仕方などでさらにたくさんの情報を得られるような文章を書けるよう努める。
  • オンライン会議ツールや電話での会話に活かし、問合せなど円滑に進むようにしたい。結論・その結論に至る理由・根拠を明確に説明するように意識する。
  • まずは文章を作る機会を増やしていきたい。お客さまとのやり取りだけではなく、日々のチーム内の連絡や報告にも今回学んだメソッドを使おうと思う。

受講者の声をもっと見る

開発者コメントcomment

実際の文書を作成する段階で、すべての情報が整っていることは多くありません。メモをとったり、不明点を他の人に事前に確認するなど、自分自身で材料を揃えてから文書作成をすることはビジネスではよくあることです。一連の流れをケースを通して実践的に学びたい、という声のもと、本研修を企画いたしました。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。
お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。
可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。
可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。

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