文書作成

社内文書 基本形

 

社内文書 基本形

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発06総-第15号
平成22年4月19日

○○部長

△△部 ** 印

○○○の件

○○○について、下記のとおりご連絡いたします。
なお、・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・。

1.・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

2.・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

3.・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

以上

△△部 **

内線:1234

社内文書の種類

■連絡文書・・・通達、通知文、連絡文など
■報告文書・・・出張報告、調査報告、日報など
■その他 ・・・始末書など

①文書番号
発信者、発信時期などを記号化し、文書の位置づけを明確にする。
省略する場合もある。

②発信日
文書を発信する日付。(文書作成の日ではない)

③宛名

【敬称の使い方】

○○○○(個人宛、一般的)
○○部長殿(役職宛、丁寧な表現)
○○部御中(組織宛)
○○各位(多数の個人宛、「各位殿」など敬称をダブらせないこと)

注意:氏名に「御中」をつけないこと。

④発信者
宛名より1行下げて記入する。
発信者名(部課長名、個人名)を誰にするか、用件の内容によって判断する。
基本的には権限・責任をもつ者の氏名になるので、社内の権限規定を把握しておく必要がある。

⑤件名(標題)
本文の趣旨を簡潔・明確に表現する。

⑥本文(主文)
あいさつなどは省き、すぐに用件にはいる。
趣旨が正確に伝わるように、簡潔で読みやすい表現を心がける。
記書きについて記す場合は、「下記のとおり」などと書く。

⑦記書き
複数の用件が続く場合は、「記」として別途箇条書きにしたほうがわかりやすい。

⑧結び
右下に必ず「以上」でしめくくる。

⑨担当者名
発信者と担当者が異なる場合に記す
問い合わせのために氏名と連絡先を書く。

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