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（新入社員・新社会人向け）やさしいビジネス文書研修～５Ｗ１Ｈとデジタル活用でシンプルに書く（１日間）

（新入社員・新社会人向け）やさしいビジネス文書研修～５Ｗ１Ｈとデジタル活用でシンプルに書く（１日間）

簡単なフレームと使えるツールの活用で、わかりやすい文書を書けるようになる

研修No.B BWR100-0000-5654

対象者

  • 新入社員

・これから配属予定、あるいは配属して間もない新人の方
・日常業務として社内外の文書、メール作成の業務を行っている方
・現在、自己流で文書作成をしている方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 基本を知り、わかりやすい文書やメールを書けるようにしたい
  • 日頃、組織内で見かける文書やメールに欲しい情報が書かれていないことが多い
  • 文書やメールを書き慣れていないために、作成するのに時間がかかる

研修内容・特徴outline・feature

本研修ではビジネス文書を「５Ｗ１Ｈ」のフレームで覚えやすく解説していきます。誰が、いつまでに、何をするか、要約やメール文面をつくる演習で実践的にポイントを学びます。また、一から自分で書き起こすだけでなく、インターネットの情報や社内での過去資料、ChatGPTをはじめとする生成ＡＩなどツールの活用の仕方にも触れます。基本をおさえたうえで、さらにツールを使い効率的に文書を書けるようになる方法を学びます。

※ChatGPTを実践しながらの文書作成を学びたい方は以下の研修をおすすめします
ChatGPTを活用したビジネス文書研修～文書作成の新スタンダードを学ぶ（１日間）

研修のゴールgoal

  • ①文書作成前の準備として使える資料の種類やその調べ方を知る
  • ②文書を５Ｗ１Ｈで整理できるようになる
  • ③相手に伝わりやすいメールが書けるようになる
  • ④生成ＡＩなどを文書作成でどのように使うとよいかを理解する

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．文書もコミュニケーションの一つ
    【ワーク】ビジネスパーソンとしてなぜ文書スキルが求められるのかを考える
    （１）ビジネスには「書く」仕事が多数存在する
    （２）ビジネス文書はわかりやすさが大切
    ①５Ｗ１Ｈで整理　②主語・述語をはっきりと　③数字を入れる　④１文は短く
    （３）書く仕事に困らないポイント
    ①決まった型や表現は知っておく　②ツールを使うことで時間が短縮できる
講義
ワーク
  • ２．文章を書く前に～デジタルの力を借りる
    【ワーク】議事録をまとめる際の手順を考える
    （１）ある材料を上手に使う
    ①社内の過去資料を探す　②ネットなどのフォーマットや情報を確認する
    （２）ChatGPT等生成ＡＩの活用
    （３）語彙力をつける
    ①ネットで表現のバリエーションを調べる
    ②仕事で使う用語の意味を正しく理解する
講義
ワーク
  • ３．情報の整理力～何が重要かをとらえる
    （１）５Ｗ１Ｈのフレームで情報を整理する
    （２）「誰が」「いつまでに」「何をするか」指示内容を正確に受け取る
    （３）「誰が」をはっきりさせる～主語・述語の関係を明確に
    （４）数字に注目する
    （５）ChatGPTに要約させる
    （６）ツールを使いこなすための知識は必要
    【ワーク】上司に報告するつもりで文章を要約する
講義
ワーク
  • ４．書く力～①相手に伝わるメールを書く
    （１）書くときも５Ｗ１Ｈのフレームを基本にする
    （２）まず「誰に」送るか
    ①宛先の使い分け　②宛名の書き方
    （３）「何を」伝えるかわかることが大事～件名のつけ方
    （４）「どうする」をわかりやすく書く
    ①基本構成は３つのブロック～あいさつ・本文・結び
    ②行間をあけて読みやすくする～３・４行で改行
    ③「誰が」をわかりやすくする～主語に修飾語をつけすぎない
    ④１文は短く～「～ので」「～ため」でつなぐ箇所を句点に変えてみる
    （５）感謝や意欲はフォーマットではなく自分の言葉で
    （６）書いたメールをChatGPTでチェックする
    【ワーク】設定に従い、メールを書く
    ＜設定例＞
    ①指示された仕事について上司へ質問　②仕事の不明点を先輩に相談
    ③研修受講の御礼を部署のメンバーへ発信
講義
ワーク
  • ５．書く力～②社外向けに書類を出す
    ■フォーマットを知る～４つのブロックで考える
    ①日付・宛名～「いつ」、「誰から」、「誰宛」を示す
    ②要件とごあいさつ～ビジネスのあいさつ文を知る
    ③記書き～文書ならではの書き方を知る
    ④結び～文書の終わり方
    【参考】郵便・はがきの送り方
    【ワーク】社外向けの送付状を書く
講義
ワーク
  • ６．習慣化して書く力を鍛える～業務日報を書く
    （１）なぜ日報を書くのか
    ①上司・先輩とのコミュニケーションツール　②書くことで日々訓練になる
    （２）書くべきことは「行ったこと」と「気づき」～５Ｗ１Ｈを意識
    （３）10分程度で書く～時間をかけすぎない
講義
  • ７．まとめ
    【ワーク】本日の研修内容を上司に報告できるよう、日報にまとめる
    【参考】文例集～悩みそうな場面に備える
講義
ワーク

9226

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2026年6月　　　　　34名
業種
建設・プラント
評価
内容：大変理解できた・理解できた
97.1%
講師：大変良かった・良かった
97.1%
参加者の声
  • 人への伝え方やツールを活用した表現など、とても参考になった。５Ｗ１Ｈ のフレームに当てはめてみることやＡＩの力も借りつつ、理解しやすい文書の作成に活かしたい。
  • メールをすぐに見てもらえるように件名でまず見落としを防ぐようにしたいです。重要・急ぎ案件はメールの相手に優先して見ていただけるように件名を工夫します。
  • 感覚的にやっていたことを言語化することができました。メールなどで文章を作成する際にはゴールを決め、回答をもらいたいことが簡潔に伝わる文章になるように活かします。

受講者の声をもっと見る

開発者コメントcomment

文書、メールはコミュニケーションツールの一つであり、わかりやすく書く力は仕事において重要なスキルの一つです。新人や若手社員のなかでは、メールの文面作成などに時間がかかるという声も多く聞きます。たとえうまく書けなくても、生成ＡＩなどこれまで以上に便利なツールがあり、身の回りにあるものをうまく活用することもできます。文書の「型」だけでなく、より実践的なポイントをできるだけ簡単に学べるようにと考え、開発しました。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。
お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。
可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。
可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。

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