社外文書 基本形

社外文書 基本形

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発06総-第15号
平成22年4月19日

株式会社 ○○○
代表取締役社長 ○○○様

株式会社 △△△△
△△部 **** 印

○○○○についてのご案内

拝啓・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

さて、・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
つきましては・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
まずは用件のみ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

敬具

1.・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

2.・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

3.・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

以上

社外文書の種類

■案内状・・・式典、行事などの案内など
■通知状・・・社名変更、社屋の移転など
■その他・・・依頼状、紹介状、督促状など

【作成のポイント】

①文書番号
発信者、発信時期などを記号化し、文書の位置づけを明確にする。
省略する場合もある。

②発信日
文書を発信する日付。(文書作成の日ではない)
平成○年○月○日など、略さないように記入する。(西暦を使う場合もある)

③宛名
発信日より1行下げて記入する。
誤字・脱字のないよう、細心の注意を払う。

・1行目には会社・団体名を記入する。
「㈱」などの略字や、社名の略称は使わない。
「株式会社の位置に注意する。(前に来るか、後ろにくるか)

・2行目には役職名と個人名をフルネームで記入する。

【敬称の使い方】

○○○○(個人宛、一般的)
○○部長殿(役職宛、丁寧な表現)
○○部御中(組織宛)
○○各位(多数の個人宛、「各位殿」など敬称をダブらせないこと)

注意:氏名に「御中」をつけないこと。

④発信者、社印、担当印
宛名より1行下げて記入する。
発信者名(社名、代表社名、部課長名、個人名)を誰にするか、用件の内容によって判断する。
発信者の職名は必ず記入する。
会社の住所、電話番号、FAX番号は必要に応じて記入する。

⑤件名(標題)
本文の趣旨を簡潔・明確に表現する。

⑥前文
冒頭に起語をつける。
(「拝啓」-一般的、「謹啓」-あらたまった表現、「拝復」-返信)
時候にあいさつを入れるのが一般的。

⑦主文
「さて」から書き出す。
趣旨が正確に伝わるように、簡潔で読みやすい表現を心がける。
記書きについて記す場合は、「下記のとおり」などと書く。

⑧結び(文末)
主文を締めくくり、趣旨の確認、先方の繁栄を祈る語句を入れる。
「拝啓」が起語の場合、結語は「敬具」でしめくくる。

⑨記書き
複数の用件が続く場合は、「記」として別途箇条書きにしたほうがわかりやすい。必ず「以上」でしめくくる。

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【番外コラム】頭語と結語の使い方


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