文書作成

上司が"唸る"Eメールの書き方～【社内向け】中間報告

中間報告

シチュエーション

・他部署の協力を得て提案を行う取引先へ、訪問のアポイントを取ることになっていた
・先方からの回答を待っている間に２～３日が経過してしまい、他部署から「どうなりましたか？」と質問がメールで届いてしまった
・現状報告を趣旨とした返信をする

作成のポイント

・遅れているお詫び　と　現状の報告、これからの対応について書きましょう
・現状は、端的に、正確に伝えましょう
・他部署の方は他の予定が入れられずにお困りかもしれない、ということに配慮しましょう

件名

＊＊社訪問日時の件

企画部
大川　様

この度の＊＊社様の案件に大変ご助力を賜り
誠にありがとうございます。
○○部の鈴木です。

訪問のアポイントの件、調整が遅れ失礼いたしました。
現在、こちらから候補日時を提示し、返信待ちでございます。

改めて電話にて、確認をとりますので
今しばらくお時間をいただけますでしょうか。
ご多用の中、日時を仮押さえさせていただいておりますのに
お待たせして申し訳ありません。

アポが確定してもしなくても、本夕17時をメドに大川さんに
私からご連絡させていただきます。

以上、よろしくお願いいたします。

※署名省略

返信待ちとはいえ、「お詫びの言葉」を添えるべきです。

＜豆知識＞

・導入は、単に「お世話になっております」よりは、直近の具体的な御礼があると感謝の意が強まります
・次の報告のタイミングが具体的に明示されると相手は安心します
・メールで埒が明かない場合の対策は「電話」です

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