主な対象は以下の方です。・報告書および議事録の作成力を強化したい方

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ビジネス文書研修～報告書・議事録作成力を強化する編（１日間）

Q: 対象は？

主な対象は以下の方です。 ・報告書および議事録の作成力を強化したい方

報告書と議事録の作成力強化を目的に、読み手が理解しやすい文書を作るための、「組み立て」のプロセスを学ぶ

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対象者

新入社員
若手層

・報告書および議事録の作成力を強化したい方

研修内容・特徴outline・feature

報告書や議事録は、ビジネス文書の中でも質の高さが求められます。本研修は報告書および議事録の作成力強化を目的としたプログラムです。誰もが理解できる文書を作成するためのポイントを、具体例な事例を交えながらわかりやすく解説します。その上で、演習問題を繰り返し行うことでスキルの定着を図り、翌日からの業務に活かしていただきます。

研修プログラム例program


	内容	手法
	１．はじめに【ワーク】報告書、議事録文書で困っていることや不安なことを考える	ワーク
	２．ビジネス文書作成時のポイント（１）ビジネス文書作成の基本（２）ビジネス文書の構造（３）文書表現の注意点	講義
	３．報告書の書き方（１）社内報告書の全体構造　（２）報告書作成のポイント【参考】お客さまに提出する報告書（３）報告書の具体的な書き方	講義
	４．議事録作成のポイント【参考】メモの取り方のポイント【演習１】要約文書ライバル会社の新たな動きを上司に報告する【演習２】報告書の作成① ある状況を簡単な報告書（取り急ぎ情報を伝達するのを目的とする）として、整える【演習３】報告書の作成② メモを部長に提出する正式な報告書として作成する【演習４】議事録ＤＶＤ演習「営業管理システム開発会議」会議のやりとりをまとめ、会議に出席した方に送る議事録を作成する	講義ワーク

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

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{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象

2024年7月　　　　　9名

業種

情報通信・ＩＴサービス

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

今後報告書を作るときは、何を目的としているのかがわかるように作成します。また、あいまいな表現をしないことや箇条書きで簡潔にまとめることにも注意します。
フォーマットを活用し、誰が見てもわかりやすい議事録を作成したいです。会議では要点をまとめ、誰がどのような意図で話したのかが明確にわかるようにメモを取ろうと思います。
書き方のポイントを学んで演習で実際に作成することができ、文書作成への不安が少し解消されました。さっそく本日の報告書作成でも活かします。

実施、実施対象

2022年12月　　　　　24名

業種

建設・プラント

評価

内容：大変理解できた・理解できた

87.5%

講師：大変良かった・良かった

87.5%

参加者の声

所内会議や異常・故障の報告などで活かしたいです。誤字・脱字などの基本的なことに加え、伝えたい内容の整理とその優先順位づけを意識し作成します。
文書を作成する際は、読み手の立場になって文書を書くこと、情報を要約することを実践します。理解しやすい文書作成を心がけていきたいです。
報告書や議事録について、作成方法や手順の理解が深まりました。今後は速やかに作成できるよう努めていきたいと思います。

実施、実施対象

2019年2月　　　　　37名

業種

製造業（素材・化学）

評価

内容：大変理解できた・理解できた

89.2%

講師：大変良かった・良かった

83.8%

参加者の声

月報の作成や社外へ出す報告書作成時に、今回の研修で学んだことを活かしていく。
主に月次の報告でより簡潔に作成することに活かせそうだと考えている。その他の報告書の品質向上にも役立てたい。
報告書についてこれまでその作成方法を習ったことがなかったので、為になった。伝わる報告書を書けるように頑張りたい。

実施、実施対象

2018年6月　　　　　25名

業種

製造業（運送用機器）

評価

内容：大変理解できた・理解できた

96%

講師：大変良かった・良かった

88%

参加者の声

議事録を書く機会がなくとも、日常的にメールや資料等文章を書く際にも役に立つ内容でした。学んだ事を活かしてより質のよい仕事をしたいと思います。
議事録にも各社それぞれの形式・スタイルがあることが今回の講習で認識しました。他社ともしっかり共通認識を共有できる議事録にしたいと感じます。
普段書いている議事録の書き方は大きく間違っていないことがわかったので、これからも今回のポイントを活かしていきます。

実施、実施対象

2017年 7月　　　　　19名

業種

情報通信・ＩＴサービス

評価

内容：大変理解できた・理解できた

94.7%

講師：大変良かった・良かった

94.7%

参加者の声

要約をする際に細かい背景まで書いてしまいがちであったが、５Ｗ１Ｈに着目すれば相手に伝わりやすいとわかった。議事録を作成する際は５Ｗ１Ｈを意識しようと思う。
演習内容が適切で具体的でよかった。特に当社フォーマットで演習できたのがよかった。
議事録は苦手だったため、演習を通じて学べたことを活かしていきたい。具体的に「まとめ方」の部分を参考とし、わかりやすい「要旨」を書けるように注意する。

受講者の声をもっと見る

開発者コメントcomment

この研修では、報告書や議事録を書く際によくある問題、つまり内容が途中で変わってしまうことを解決する方法を提供します。具体的には、キーワードや文章を段階的に組み立て、意味のかたまりを作り、見出しをつけ、最後に表題をつけるという「組み立て」のプロセスを説明します。このプロセスを理解すれば、報告書や議事録の作成が容易になります。報告書や議事録をよく作成される方におすすめの研修です。

研修のプロがお答え全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

インソースのビジネス文書研修のポイントはなんですか？

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。

ビジネス文書研修と言ってもたくさんの種類があるようですが、どのように選んだらよいですか？

お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。

当社で使用する文書のフォーマットをテキストに盛り込むことはできますか？

可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

ビジネス文書研修ではどのような演習をしますか？

演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。

短時間での研修実施は可能ですか？

可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。