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ビジネス文書研修～ビジネスＥメールの書き方編（半日間）

Q: 研修の特徴は？

ビジネスでメールを活かすために必要な知識とスキルを身につける研修です。具体的には、①メールの特性、②メールのマナー、③分かりやすい文書構成の３点を押さえたうえで演習を行い実践できるようにします。また、メール管理の効率的なやり方やテンプレートの活用法など、すぐに役立つテクニックをお伝えします。

問題の本質は何か、を徹底的に考えたカリキュラムで、現場で役立つスキルやノウハウを習得！

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研修内容・特徴outline・feature

ビジネスでメールを活かすために必要な知識とスキルを身につける研修です。

具体的には、①メールの特性、②メールのマナー、③分かりやすい文書構成の３点を押さえたうえで演習を行い実践できるようにします。また、メール管理の効率的なやり方やテンプレートの活用法など、すぐに役立つテクニックをお伝えします。

研修プログラム例program


	内容	手法
	１．メールの特徴＜ビジネスにおけるメールの特性を理解する＞（１）長所と短所（２）メールを活かす３つのポイント ①メールの特性を理解する ②メールのマナーを守る ③分かりやすい文章構成（３）ビジネス文書作成の基本（４）ビジネス文書の構造	講義
	２．ビジネスコミュニケーションツールとしてのメール＜ビジネスでの型を学ぶ＞（１）メールの基本要素とその効果的な使い方(ヘッダー部、本文、署名) （２）メールは対人コミュニケーション・相手の立場に立つ　　・初送付は丁寧に・ビジネスパーソンとしての資質が問われる	講義
	３．メール作成の重要ポイント＜件名の重要性と一件一テーマの原則を理解＞（１）「件名」は大切な要素～メールを探す手間を省く（２）返信しやすいメール文書～用件別に箇条書き	講義
	４．メールの留意点＜実践に則した活きたノウハウを学ぶ＞（１）携帯メールとの違いに注意（２）「紙」のビジネス文書との違いに注意（３）添付ファイルに注意（４）ウィルス対策は大切なマナー（５）敬称に注意(敬称、卑称の違い) （６）メールアドレスの扱いは十分に注意を（７）個人情報の扱いも十分に注意を（８）メールは誤読されるものと思うこと（９）送る前に再確認（１０）メールの返信は２４時間以内（１１）相手のメール利用頻度を知っておく（１２）文字化けしないよう注意（１３）お客さまへのメールは必ず電話で確認する	講義ワーク
	５．メールのテクニック集＜メールを有効活用するための上級技を学ぶ＞（１）メールの管理（２）メールのバックアップ（３）テンプレートの活用（「下書き」フォルダの有効利用）	講義
	６．メール作成演習＜学んだスキルをメール作成の実践を通して体得する＞【ワーク１】不適切な例を適切なメールに書き換える【ワーク２】社内への通知文（メール）を作成する【ワーク３】社外への依頼文（メール）を作成する	ワーク

１日間

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

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{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象

2018年 3月　　　　　16名

業種

情報通信・ＩＴサービス

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

文章構成や短く話をまとめることが自分の苦手な点であると再認識した。研修で学んだことを、業務報告などで活かしていきたい。
気づき、学びがあり、有意義な研修だった。上司、チーム、取引先と連絡する際のやり方が課題となっていたので、研修内容を活かしたい。
考えが整理できず伝えられないことがあるため、その整理の方法として活用します。

実施、実施対象

2018年 2月　　　　　11名

業種

学校・学校法人

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

90.9%

参加者の声

メール文の組み立て方や内容について不安な部分があったが、今回の研修で学ぶことが出来た。
毎日の業務で組織内外の方とメールで連絡するので、本研修で学んだことを早速業務に活かしたいと思います。
メールでの連絡は、慣れてきて気を抜いて行っていましたが、今回学んだことを明日から一つひとつ気を付けて実践していきたいと思います。

実施、実施対象

2017年 8月　　　　　13名

業種

情報通信・ＩＴサービス

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

84.6%

参加者の声

言葉遣い、尊敬と謙譲語の使い分け、相手に伝わるメールを心掛けたい。
メールを送信する前に一度メールを見直して送るようにします。細かい部分まで見ようとすることで至らない点があったり言葉の使い方が足りないことを痛感できました。
短い時間の中でいろいろなコツを教えてもらいました。言葉は難しいと感じましたが、楽しめました。

実施、実施対象

2016年 2月　　　　　6名

業種

官公庁関連団体・組織

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

メールの重要なポイントがとても参考になりました。自身の間違っているところを気を付けて、これからは正しいメールを書きたいと思います。
分かりやすい内容で確認できた事が多かったので良かったです。ありがとうございました。
日本語の使い方など、とても参考になりました。これからの業務に活かしたいと思います。

受講者の声をもっと見る

研修のプロがお答え全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

インソースのビジネス文書研修のポイントはなんですか？

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。

ビジネス文書研修と言ってもたくさんの種類があるようですが、どのように選んだらよいですか？

お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。

当社で使用する文書のフォーマットをテキストに盛り込むことはできますか？

可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

ビジネス文書研修ではどのような演習をしますか？

演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。

短時間での研修実施は可能ですか？

可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。