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属人化防止研修~管理職による職場最適化のためのナレッジマネジメント(1日間)

属人化防止研修~管理職による職場最適化のためのナレッジマネジメント(1日間)

問題の本質は何か、を徹底的に考えたカリキュラムで、現場で役立つスキルやノウハウを習得!

研修No.B KNW104-0000-3933

すべての研修で、オンライン実施のご相談を承っております!※カリキュラムの一部に変更が必要なテーマもございますので、ご了承ください

対象者

  • リーダー層
  • 管理職層

・職場のナレッジの問題を整理したい管理者(課長)の方
・業務の最適化を図りたいプロジェクトマネージャー(プロマネ)の方
・小売、サービスなど店舗業の管理職(責任者、店長など)の方

研修内容・特徴outline・feature

自部署やプロジェクトの属人化の課題を整理し、属人化解消のために必要な情報(ナレッジ)をどのような目的・内容で作成し、またそれをどのように活用・展開していくかといった、職場最適化のためのナレッジマネジメントの職場での実践を具体的に考えていただきます。

研修プログラム例program

研修プログラム例
内容
手法
  • 1.属人化防止について
    (1)【ワーク】自部署(プロジェクト)で発生している属人化の事象について洗い出して共有する
    (2)属人化が発生する原因
     ①同じ仕事を長期間行うことが多い ②技能・知識の難易度
     ③情報共有の不足 ④業務を標準化しようとする風土がない
     ⑤自分の優位性を保ちたい
     ⑥自分のやりたいようにやりたい(ミスを隠す)
     ⑦忙しすぎる(自分がした方が早い、マニュアルを作る時間がない)
    (3)属人化のリスク
     ①問題、トラブル発生時のフォローができない
     ②特定の人がいないと業務が進まない ③知識、技術の喪失
     ④生産量に限界がある(組織の力とならない)
     ⑤若手が育たない ⑥不正が起こりやすくなる
講義
ワーク
  • 2.ナレッジの活用の目的を整理する
    (1)ナレッジに関する職場の課題
    (2)ナレッジの活用目的を整理する
    【ワーク】ナレッジの活用で解決したい職場の課題とそのために必要なナレッジについて改めて整理する
講義
ワーク
  • 3.すでに作成したマニュアルの内容を見直す
    【ワーク】2章で考えた「必要なナレッジ」に即して現在のマニュアルに不足しているコンテンツについて考える
ワーク
  • 4.ナレッジの抽出
    (1)暗黙知と形式知
    (2)ナレッジ保有者を整理する
    【ワーク】自身が保有するナレッジや、職場で有用なナレッジを保有している方を整理する(既存のマニュアルも含む)
    (3)ナレッジの抽出方法
     ~ナレッジ保有者にマニュアルを作成してもらうか、ヒアリングして自分が作成するか
    (4)ヒアリングの方法
講義
ワーク
  • 5.ナレッジの蓄積
    (1)【ワーク】現在、どのような情報をナレッジとして蓄積しているかを整理する~日次、週次、月次、イレギュラー時(トラブル発生時など)
    (2)【ワーク】上記のナレッジをどのように共有・活用しているかを整理する
ワーク
  • 6.ナレッジを共有する
    (1)最適な保管の形を考える~紙での保管、データとして保管
    (2)共有のためのルール設定
     ・フォルダ、ファイル名のルール
     ・ファイルの属性付け
     ・情報アクセス制限など
    (3)他のプロジェクトでの良い工夫を共有する
    【ワーク】他のプロジェクトの取組みで自部署で取り入れたいナレッジを考える
講義
ワーク
  • 7.ナレッジを伝える
    (1)良いナレッジを作成してもそれを伝えなければ意味がない
    (2)ナレッジの伝達方法
    (3)作成した文書・マニュアルをどのように相手に伝えるか
    【ワーク】マニュアルのナレッジを理解、体得(身体化)するために必要な条件を考える(ナレッジを獲得するために必要な素養=知識、技術、経験)
    【ワーク】伝達方法を具体化する
    ①誰が(自分が伝える、自分以外の適任者が伝える)
    ②手法(例:マニュアル説明会、マニュアルを使ってOJT、シミュレーションで習得など)
     ※OJT:実際の業務を通じて、マンツーマンや1対少数で指導を行う手法
     ※シミュレーション:実際の仕事の現場ではなく、研修の場で実際の状況に近い模擬的な状況を作り、そこで学んだナレッジを実践して習得
    ③伝達内容(マニュアルなど、どのようなツールを使って何を伝えるか)
    ④目標(どのくらいの期間指導を続けるか、いつまでに何を習得させるか)
講義
ワーク
  • 8.ナレッジを更新する
    (1)ナレッジは変化するもの
    (2)ナレッジのメンテナンス~マニュアルの改訂
    【ワーク】ライブラリアンを中心に誰がどのくらいの周期でマニュアルの内容を更新するか。定期的にマニュアルの実効性をどのように確認するか
講義
ワーク
  • 9.まとめ
ワーク

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受講者の声VOICE

実施、実施対象
2021年10月     13名
業種
情報通信・ITサービス
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 業務に直結している問題を解決していく糸口を見つけられそうなポイントを多く学べました。部下の管理方法の見直しや、業務課題へのアプローチに活かします。
  • 「仕事に人をつける」を実践する。属人化の究極の解決法が、人の異動というのが大変理にかなっていると感じたので、仕事が自分に紐づかないやり方がないかを今度も模索する。
  • メンバーの適材適所配置、育成、日常業務の適切な遂行のために取り入れます。特に、右腕となる人材の育成を急ごうと思いました。

実施、実施対象
2019年7月     30名
業種
年金・共済・健康保険
評価
内容:大変理解できた・理解できた
90%
講師:大変良かった・良かった
93.3%
参加者の声
  • 係員と話し合って、事例集を作成しようと思う。業務の可視化と情報の共有から始めたい。
  • ナレッジを共有する具体的な手順や注意点を学ぶことができた。単にマニュアルを作るだけではだめだという気づきが得られた。
  • 課内業務を再分担すること、チェックリストを作成し属人化を解消することに着手する。自分の頭の中にある知識を洗い出し、見える化して他のメンバーに共有する。

実施、実施対象
2019年6月     21名
業種
介護・福祉
評価
内容:大変理解できた・理解できた
90.5%
講師:大変良かった・良かった
90.5%
参加者の声
  • 後輩に対しても、「見て覚えろ」ではなくきちんと形式知にして伝えていけるようにしたいと思います。これまで思い付きや間隔で進めていたことを反省しました。
  • 各職員が持っている知識・ノウハウを、一人でも多くの職員で共有できるように取り組んでいきます。
  • より仕事をしやすくしていくために、業務内容を整理することから始めようと思った。人が少ない課なので、それぞれが持っているナレッジを有効活用できるように共有を図る。

実施、実施対象
2015年8月     19名
業種
サービス業(BtoC)
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 見ようと思われるマニュアル作りをしたいと考えています。失敗事例などは可能な限り全店で共有して、同じ過ちを再び起こさないような対策をしていきたいと考えています。
  • 知識・技術の共有を難しく考えていた部分もあったのですが、気軽なミーティングもナレッジにつながると聞いたので、どんどん話していきたいです。
  • 知識の共有・見える化できる部分の業務改善に着手する。属人化してしまっている業務をどのように展開するかの道筋が見えた。推進体制をどのように作るかまで、クリアにしたい。

開発者コメントcomment

ナレッジマネジメントはドキュメントを作成することで、満足してしまい、せっかく作ったマニュアルや業務標準書がほこりをかぶって埋もれているという問題をよく聞きます。ナレッジの問題はプレイヤーに対しても大事ですが、よりマネージャーに職場の課題を整理していただくことが重要です。そもそも職場最適化をするための自部署(プロジェクト)全体の属人化やナレッジの課題は管理職しか把握することが難しいことです。本研修はプレイヤ―ではなく、管理職がナレッジマネジメントを通じて、職場最適化のためのナレッジのコーディネートの仕方を具体化していただく研修です。

これまでの弊社のナレッジマネジメント研修は、ベテラン社員、現場リーダー層が自らが保有しているナレッジを見える化する(マニュアル、業務標準書の作成など)という内容が中心であるため、今回は管理職中心の実践的な研修を作成いたしました。

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ナレッジマネジメント研修の評価
年間総受講者数
730
内容をよく理解・理解
86.3
講師がとても良い・良い
90.0

※2020年10月~2021年9月

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