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属人化防止研修～管理職による職場最適化のためのナレッジマネジメント（１日間）

属人化防止研修～管理職による職場最適化のためのナレッジマネジメント（１日間）

組織全体のリスクマネジメントの一環として、業務の属人化を防ぐ

研修No.B KNW104-0000-3933

対象者

  • リーダー層
  • 管理職層

・職場のナレッジの問題を整理したい管理者の方
・業務の最適化をはかりたいプロジェクトマネージャー
・小売、サービスなど店舗業の管理職（責任者、店長など）の方

研修内容・特徴outline・feature

自部署やプロジェクトの属人化の課題を整理し、属人化解消のために必要な情報（ナレッジ）をどのような目的・内容で作成し、どのように活用・展開していくかを考える研修です。管理職がナレッジマネジメントを通じて、職場最適化のためのナレッジのコーディネートの仕方を具体化していくことを目指します。

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．属人化の防止について
    （１）属人化の事象の共有
    【ワーク】自部署で発生している属人化の事象を洗い出して共有する
    （２）属人化が発生する原因
    ①同じ仕事を長期間行っている
    ②仕事に求められる知識・技能の難易度が高い
    ③忙しすぎる（自分がした方が早い、ドキュメントをつくる時間がない）
    ④自分の優位性を保ちたい
    ⑤自分がやりたいようにやりたい、ミス・不正を隠したい
    ⑥現場で情報共有が不足している　⑦業務を標準化する風土がない
    （３）属人化のリスク
    ①問題、トラブル発生時のフォローができない
    ②業務が滞る　③知識、技術の喪失　④組織の力とならない
    ⑤若手が育たない　⑥不正が起こりやすくなる
講義
ワーク
  • ２．ナレッジマネジメントとは
    （１）暗黙知と形式知
    （２）ナレッジマネジメントを進める手順
    （３）ナレッジマネジメントを進めるうえでの注意点
講義
  • ３．ナレッジ活用の目的を整理する～課題の整理
    （１）ナレッジに関する職場の課題
    【ワーク】チェックシートで自部署におけるナレッジの課題を整理する
    （２）ドキュメントの活用状況を整理する
    【ワーク①】職場のドキュメントの活用状況について整理する
    【ワーク②】ワーク①を踏まえ、解決したい職場の課題とそのために必要なナレッジを改めて整理する
講義
ワーク
  • ４．ナレッジの抽出
    （１）ナレッジ保有者を整理する
    【ワーク】自身が保有するナレッジや、職場で有用なナレッジを保有している方を整理する
    （２）ナレッジの抽出方法
講義
ワーク
  • ５．ナレッジの蓄積
    ■記録に残すべきこと
    【ワーク】現在、どのような情報をナレッジとして蓄積しているかを整理する
講義
ワーク
  • ６．ナレッジを保存する
    （１）最適な保存の形を考える
    （２）格納ルールの決定
    【ワーク】ナレッジとしてどのような資料を保存するか、またその有効性をどのように判断するか考える
    （３）他部署（プロジェクト）のベストプラクティスを共有する
講義
ワーク
  • ７．ナレッジを伝える
    （１）ナレッジのタイプと伝え方
    （２）よいナレッジを作成してもそれを伝えなければ意味がない
    （３）伝達方法を具体化する
    【ワーク】どんな目的でドキュメントを活用し、ナレッジを伝えるかを考える
講義
ワーク
  • ８．ナレッジを更新する
    （１）ナレッジは変化するもの
    （２）ナレッジのメンテナンス～ドキュメントの改訂
講義
  • ９．まとめ
ワーク

5814

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2021年10月　　　　　13名
業種
情報通信・ＩＴサービス
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 業務に直結している問題を解決していく糸口を見つけられそうなポイントを多く学べました。部下の管理方法の見直しや、業務課題へのアプローチに活かします。
  • 「仕事に人をつける」を実践したいです。属人化の究極の解決法が、人の異動というのが大変理にかなっていると感じたので、仕事が自分に紐づかないやり方がないかを今度も模索していきます。
  • メンバーの適材適所配置、育成、日常業務の適切な遂行のために取り入れます。特に、右腕となる人材の育成を急ごうと思いました。

実施、実施対象
2019年7月　　　　　30名
業種
年金・共済・健康保険
評価
内容：大変理解できた・理解できた
90%
講師：大変良かった・良かった
93.3%
参加者の声
  • 係員と話し合って、事例集を作成しようと思いました。業務の可視化と情報の共有から始めたいです。
  • ナレッジを共有する具体的な手順や注意点を学ぶことができました。単にマニュアルを作るだけではだめだということに気づくことができました。
  • 課内業務を再分担すること、チェックリストを作成し属人化を解消することに着手したいです。自分の頭の中にある知識を洗い出し、見える化して他のメンバーに共有します。

実施、実施対象
2019年6月　　　　　21名
業種
介護・福祉
評価
内容：大変理解できた・理解できた
90.5%
講師：大変良かった・良かった
90.5%
参加者の声
  • 後輩に対しても、「見て覚えろ」ではなくきちんと形式知にして伝えていけるようにしたいと思います。これまで思いつきや感覚で進めていたことを反省しました。
  • 各職員が持っている知識・ノウハウを、一人でも多くの職員で共有できるように取り組んでいきます。
  • より仕事をしやすくしていくために、業務内容を整理することから始めようと思いました。人が少ない課なので、それぞれが持っているナレッジを有効活用できるように共有をはかります。

実施、実施対象
2015年8月　　　　　19名
業種
サービス業（ＢｔｏＣ）
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 見ようと思われるマニュアルづくりをしたいと考えています。失敗事例などは可能な限り全店で共有して、同じ過ちを再び起こさないような対策をしていきたいと考えています。
  • 知識・技術の共有を難しく考えていた部分もあったのですが、気軽なミーティングもナレッジにつながると聞いたので、どんどん話していきたいです。
  • 知識の共有・見える化できる部分の業務改善に着手します。属人化してしまっている業務をどのように展開するかの道筋が見えました。推進体制をどのようにつくるかまで、クリアにしたいです。

開発者コメントcomment

ナレッジの問題はプレイヤーに対する働きかけ以上に、マネージャー自身が職場の課題を理解し整理することが重要です。そもそも自部署（プロジェクト）全体の属人化やナレッジの課題は、管理職しか把握することが難しいともいえます。ベテラン社員や現場リーダー層が保有しているナレッジを見える化する（マニュアル、業務標準書の作成など）という観点ではなく、職場最適化をするための管理職中心の実践的な研修として、開発しました。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ナレッジマネジメント研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

ナレッジマネジメントとは、組織内の「知」（知識、技術、経験）を誰でもアクセスできるようにしたうえで、その情報を組織内で有効活用することです。マニュアル、標準業務手順書、業務フロー図などにして「見える化」することで、個人の持つ「暗黙知」を「形式知」に変換することにより、知識の共有化、明確化を図り、作業の効率化や新発見を容易にするマネジメント手法のひとつです。

雇用世代のバラツキにより、業務のノウハウが属人化しているという課題をお持ちの組織も多いことと存じます。ナレッジの継承にかける猶予はなく、引継ぎ手の採用・育成と同時並行で進める必要があります。ナレッジマネジメントの手法を取り入れていただくことで、効率的な後進の育成や情報共有、共有化した情報を使っての新たな「知」の創造を行うなど、様々なメリットが見込めます。
組織内でベテランから若手・中堅への知識・技術の伝承ができておらず、知識・技術の喪失リスクを回避するためにナレッジマネジメントが必要とされる場合が多くございます。

ベテラン層の「属人化」した知識・技術を後進に継承するためには、「ベテランの頭の中」だけにある知識・技術を見える化（後進への口伝、文書による伝達＝業務の標準化、マニュアル、業務標準書、業務フロー図の作成など)しなくてはなりません。そのための手法を学び、職場での実践につなげていただくための研修を、弊社では多数ご用意しております。
２００７年の前後、ちょうど団塊の世代が大量退職となった時期に、知識・技術の喪失という組織的なリスクに備えるべくナレッジマネジメント研修のブームが起こったことがありました。
それ以降も、５０代や再雇用の方向けの研修としてナレッジマネジメント研修は根強いニーズがございますが、最近では「本格的にナレッジマネジメントを実施したい」という目的よりも、５０代や再雇用の方向けのモチベーションアップ、後進の育成力強化のためという目的で実施するケースが多いです。

モチベーションアップとナレッジマネジメントは一見、つながりにくいですが、ナレッジマネジメントの研修を通して、ベテラン社員、再雇用社員の方に、今まで培ってきたものを洗い出して、その財産をどう活かすかということをワークで考えていただくことにより、「自分はよく頑張ってきた」「自分が積み上げてきたものを他に活かせることは嬉しい」というセルフエスティーム（自己肯定感）的な心境になり、気持ちを新たにしていただくことができます。
近年では、働く期間が６５歳まで延長され、５５歳の時点でも定年まであと１０年あるという方も多いため、５０代向けの研修ニーズが増えています。しかし、特定のスキルアップ研修では「いまさら感」がありますし、マナーが悪くてもマナー研修は実施しずらいなど、テーマ選びは一苦労です。

組織における役割として５０～６０代に求められているのは、「長年かけて培った知識やノウハウを次世代に残す」ということです。役割認識という点で言うと、キャリアデザイン研修なら、ナレッジマネジメントとの親和性も高く、５０～６０代　シニア層、ベテラン社員・職員にもおすすめです。

■シニア層・ベテラン向け研修　ラインナップ

他におすすめのテーマとしては、コミュニケーション系の研修はこれまで受講したことがないという方が多いので、実施すると新鮮で好評をいただくことが多いです。
ナレッジマネジメントによるメリットとしては、以下の２点が挙げられます。

①組織の持続的な発展
ナレッジを整理することで、何気なく上手くいっていたことが継続して実行できるようになります

②若手・中堅層の早期戦力化・熟練化
ナレッジが誰にでも扱えるようになり、熟練するまでの期間の短縮につながります

加えて、ナレッジを蓄積しているベテラン層は、退職まであとわずかという状況の中で非生産的な仕事や役割に就いていることが多いため、ナレッジを整理して伝えるという新たな役割を与られることでモチベーション向上の効果も期待できます。

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