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業務改善研修～ファイリング力向上編（１日間）

業務改善研修～ファイリング力向上編（１日間）

ファイリングスキルを習得し、日常業務の改善に活かせるようになる

研修No.B IMP211-0300-2935

対象者

  • 全階層

・ファイリングスキルを日常業務の改善に活かしたい方

研修内容・特徴outline・feature

整理することの重要性を理解したうえで、ファイリングスキルを習得し、日常業務の改善に活かせるようになっていただくことを目指す研修です。

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．整理の重要性
    （１）なぜ仕事において整理は重要なのか
    【ワーク】なぜ仕事をするうえで、整理することが重要だと言われるのか考える
    （２）整理の目的と効果
    （３）整理で決めるべき３つのルール
    （４）整理の対象で異なる整理の方法～現状の認識
    【ワーク】整理するメリットを２つの視点で考える
    （５）営業にとっての整理するメリット～個人及び組織で成果があがる
    （６）事務職にとっての整理するメリット～ミスの減少と生産性の向上
講義
ワーク
  • ２．書類の整理
    （１）書類の整理で困る具体例～肝心なときに必要な書類が見つからない
    （２）書類の整理の基礎
    （３）書類のライフサイクル～５つのプロセス
    （４）破棄可能な文書とは～破棄可能な文書の例
    （５）捨てるための心構え
    （６）法令で保存年限が定められている文書の例
    【ワーク】書類のライフサイクルをふまえ、破棄・一時保管・保存に分類する
講義
ワーク
  • ３．ファイルの種類とファイリングシステム
    （１）ファイルの種類～クリアファイル、２穴ファイル、フォルダ
    （２）ファイルの特徴～出し入れのしやすさ、省スペース性
    （３）ファイリングシステムの種類
講義
  • ４．バーチカルファイリング～ファイリングシステム①
    （１）バーチカルファイリングの特徴～書類をとじることなくフォルダにはさむ
    （２）仕切りの並べ方
    （３）フォルダの分類方法
    （４）フォルダをキャビネットへ収納する
    【ワーク】バーチカルファイリングシステム導入時のフォルダの分類を考える
講義
ワーク
  • ５．簿冊式ファイリング～ファイリングシステム②
    （１）背表紙の基本パターン～簿冊式ファイル編、主に一定期間の保管に使用
    （２）キャビネットの使い方
    （３）年度毎の見直し作業
講義
  • ６．ボックスファイリング～ファイリングシステム③
    （１）ボックスファイリングの主な流れ～書類の流れ毎に使うボックスをわける
    （２）わかりやすい背表紙を作る～ボックス編
講義
  • ７．キャビネットへの保管の工夫
    （１）場所と位置がわかるような工夫～一目でわかる工夫をする
    （２）背表紙の工夫～マークや記号、斜線を入れる
    【ワーク①】わかりやすい背表紙を書く
    【ワーク②】職場のキャビネットを想定し保管の仕方を考える
講義
ワーク
  • ８．電子データの整理～検索機能を活用する
    【参考】メールの対応～対応の時間帯を決めて効率化
講義
  • ９．部門での取り組みの検討
    【ワーク】学んだことをふまえファイリングの取り組みを考える
    【参考】ファイリングの取り組み事例～自治体の事例
ワーク

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「整理力向上・ファイリング研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

職場における書類やデータの整理は、仕事の基盤（インフラ）を整えることであり、それは、個人はもちろん、組織としての仕事のパフォーマンスにも大きく影響を及ぼします。

インソースの整理力向上研修は「整理・整頓」を論理的に捉え、それぞれを分かりやすく解説するとともに、実践的な演習を実施することで、仕事に戻って、すぐに改善に着手できる設計がなされています。
「整理・整頓」ができるようになります。簡単なようですが、実はかなり高度な作業です。整理は「乱れている状態から、秩序だった状態に改善する」作業です。整頓は「現状の適切な状態を維持する」という、継続的な活動です。

本研修の到達目標は、乱れた状態を改善するためのアクションとしての「整理」と、その改善された適切な状態を維持するための「整頓」ができるようになることです。
可能です。
職場において何の整理が上手くいっていないかということをお聞かせいただき、課題に対して有効な手法に重点を置いたプログラムを作成することが可能です。

例えば、書類を取り扱う業務が多いお客さまでの事例として、「職場に決まったファイリングルールが存在しないため、書類を探すのに膨大な時間が割かれている」というお悩みに対して、下記の研修を実施いたしました。

業務改善研修　～ファイリングの仕方編（１日間）

上記研修は文書の整理整頓のために必要な、ファイリングルールの基本やメンテナンス方法、ファイリングのリスクマネジメント、改善手法のポイントを学ぶことができるプログラムです。部署の方全員に受講していただいたことで、研修後は学んだファイリングルールを部署内で徹底し、書類が見つからないといった問題はほとんどなくなったとのことです。
テキストをカスタマイズして貴組織における管理・保管ルールなどの内容を組み込むことができます。
また、貴組織のガイドラインが記載された冊子などをテキストと合わせて受講者さまに配布し、研修内で講師が随所随所で冊子の内容に触れる、という方法を取るお客さまも多くおられます。
可能です。
これまでにも様々な状況のお客さまからご相談をいただきました。例えば、「備品を収納する倉庫が乱雑になることが多く、従業員に改善施策を考えさせたい」というご要望や、「毎日たくさんの文書やメールが部署に届き、処理の漏れが発生することがある。漏れなく処理するための仕組みを研修の受講者に考えさせたい」などです。
整理整頓という、受講者の皆さんにとっても身近なテーマなので、研修の場で改善策や今後のルールを決定することが可能です。

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