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ビジネス文書のロジック強化研修～悪文排除のための文書の組み立て方をマスターする（１日間）

ビジネス文書のロジック強化研修～悪文排除のための文書の組み立て方をマスターする（１日間）

悪文排除のための文書の組み立て方をマスターする

研修No.B BWR100-0000-4544

対象者

  • 若手層
  • 中堅層

・上司から資料の内容や不備を指摘される部下の方
・顧客に提出する資料のクオリティを上げたい方
・ビジネス文書全般の書き方にお悩みのある方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 苦労して作成した提案書や企画書が、上司または顧客から却下される
  • メールで指示を出しているが、上手く伝わらないことが多い
  • スピーディーに質の高い報告書や議事録が作成できない
  • 文書を要約したいが、要約の方法がわからない

研修内容・特徴outline・feature

「何を」「どの順番で」書けば、相手に正しく伝わるか――。文書を組み立てるためのロジックを学び、相手とコミュニケーションをより円滑に取ることが本研修の目的です。
ビジネス文書では書式や表現もさることながら、相手の理解や承認を得るための説得力も大切です。そこで本研修では様々な悪文を例に、文意が伝わらない理由と、説得力のある文章を組み立てるためのロジックを解説します。そのうえで相手から好印象を得る表現方法や、より読みやすくなる要約方法などを学びます。そうして複雑で大量の情報を整理し、論理的で読みやすい文書を作成できるようになることを目指します。

研修のゴールgoal

  • ①伝わる文書のロジックを学び、文面でのコミュニケーションをより円滑に取る
  • ②質の高い企画書や議事録を素早く作成できるようになる
  • ③上司や顧客、取引先など相手によって適切な表現を使い分けられるようになる
  • ④難しい状況に置かれても情報を整理し、文面にまとめられるようになる

研修プログラム例program

  内容 手法
  • 【冒頭ワーク】
    同じ内容を書いた２つの報告書から、悪文と名文の違いを挙げる
 ワーク
  • １．悪文となる３つの理由
    （１）ビジネス文書における悪文とは
    （２）悪文の理由１　～相手の判断に必要な情報がない
    （３）悪文の理由２　～伝える内容が整理されていない
    （４）悪文の理由３　～主張と根拠がつながっていない
    【ワーク】リストから該当項目をチェックし自分の文書の癖を知る
 講義
ワーク
  • ２．伝わる文書が持つロジックの３要素
    （１）文書の善悪を決めるロジック
    （２）相手の知りたいことが明示されている　～基本は「What」「How」「When」
    （３）自分の主張が明確である
    （４）主張を裏づける根拠がわかりやすい
    ①時系列に沿っている
    ②原因と結果がつながっている
 講義
  • ３．悪文から抜け出すロジックの組み立て方
    （１）必ず伝えたいメッセージ（主張）を決める
    （２）主張の根拠となる事実を書き出す
    （３）相手が知りたいと思うことを書き出す
    ①「６Ｗ３Ｈ」で相手の知りたいことを考える
    ②「認識のズレ」から伝えるべき事柄を探す
    （４）書き出した内容の順番を並び替える・整理する
    （５）主張を見直し、主張→根拠→主張の順で書く
    【ワーク】設定状況と例文を元に、５つの手順で提案書の骨子を組み立てる
 講義
ワーク
  • ４．組み立てた文章の印象をより高める
    （１）相手によって適切な表現に変える
    ①上司・顧客の場合
    　a.否定より肯定表現で前向きさを表す　　b.枕詞を入れて謙虚さや敬意を伝える
    　c.のちの議論に備え説明をあえて省く
    ②取引先の場合
    　a.命令はNG 労いの言葉で尊重を示す　　b.感謝の言葉で間にある壁を溶かす
    【ワーク】クライアントの心象が良くなるようアポイント打診のメールを修正する
    （２）短文化で読みやすくする
    ①主語と述語を近づけ無駄を省く　　②一文40文字程度でリズムを整える
    ③既知の情報を間引き雑音を減らす
    【ワーク】社内の議事録をより見やすく修正する
    （３）要約と図解で文意を強調する
    ①２つの方法で要約精度を上げる　　②見出しで段落ごとの要点を伝える
    ③図表と数字で重要事項を目立たせる
    【ワーク】ウェブアンケートの結果から新商品の販売資料を修正する
 講義
ワーク
  • ５．総合演習
    ケース１. 自分の不注意で期限を過ぎた予算資料を上司に提出する
    ケース２.人事部として残業削減の魅力と徹底と謳った通知文を全社員に発信する
    ケース３.なかなか会えないお客様にメールで面談依頼をする
    ケース４.新商品の特徴と利用メリットを自社のウェブサイトでアピールする
    ケース５.損害を与えてしまった取引先に事故の原因と対策をまとめた報告書を提出する
 ワーク

6997

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

近年リモートワーク推進により、対面より文面でコミュニケーションを取る機会はますます増えています。同時に部下が上司の指示を誤認したり、苦労して作成した資料が上司や顧客から却下されたりするといったケースも増加しています。これらは文書の書き方ではなく、文書を組み立てる考え方に起因しています。
そうした背景から「相手が知りたいことは何か」「好印象を得る表現とその理由」などを具体的に説いた研修を開発しました。書くことが苦手、何を書けば相手に伝わるかわからない方におすすめの研修です。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。
お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。
可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。
可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。

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