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ビジネス文書のロジック強化研修～悪文排除のための文書の組み立て方をマスターする（１日間）

ビジネス文書のロジック強化研修～悪文排除のための文書の組み立て方をマスターする（１日間）

悪文排除のための文書の組み立て方をマスターする

研修No.B BWR100-0000-4544

対象者

  • 若手層
  • 中堅層

・上司から資料の内容や不備を指摘される部下の方
・顧客に提出する資料のクオリティを上げたい方
・ビジネス文書全般の書き方にお悩みのある方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 苦労して作成した提案書や企画書が、上司または顧客から却下される
  • メールで指示を出しているが、上手く伝わらないことが多い
  • スピーディーに質の高い報告書や議事録が作成できない
  • 文書を要約したいが、要約の方法がわからない

研修内容・特徴outline・feature

「何を」「どの順番で」書けば、相手に正しく伝わるか――。文書を組み立てるためのロジックを学び、相手とコミュニケーションをより円滑に取ることが本研修の目的です。
ビジネス文書では書式や表現もさることながら、相手の理解や承認を得るための説得力も大切です。そこで本研修では様々な悪文を例に、文意が伝わらない理由と、説得力のある文章を組み立てるためのロジックを解説します。そのうえで相手から好印象を得る表現方法や、より読みやすくなる要約方法などを学びます。そうして複雑で大量の情報を整理し、論理的で読みやすい文書を作成できるようになることを目指します。

研修のゴールgoal

  • ①伝わる文書のロジックを学び、文面でのコミュニケーションをより円滑に取る
  • ②質の高い企画書や議事録を素早く作成できるようになる
  • ③上司や顧客、取引先など相手によって適切な表現を使い分けられるようになる
  • ④難しい状況に置かれても情報を整理し、文面にまとめられるようになる

研修プログラム例program

  内容 手法
  • 【冒頭ワーク】
    同じ内容を書いた２つの報告書から、悪文と名文の違いを挙げる
 ワーク
  • １．悪文となる３つの理由
    （１）ビジネス文書における悪文とは
    （２）悪文の理由１　～相手の判断に必要な情報がない
    （３）悪文の理由２　～伝える内容が整理されていない
    （４）悪文の理由３　～主張と根拠がつながっていない
    【ワーク】リストから該当項目をチェックし自分の文書の癖を知る
 講義
ワーク
  • ２．伝わる文書が持つロジックの３要素
    （１）文書の善悪を決めるロジック
    （２）相手の知りたいことが明示されている　～基本は「What」「How」「When」
    （３）自分の主張が明確である
    （４）主張を裏づける根拠がわかりやすい
    ①時系列に沿っている
    ②原因と結果がつながっている
 講義
  • ３．悪文から抜け出すロジックの組み立て方
    （１）必ず伝えたいメッセージ（主張）を決める
    （２）主張の根拠となる事実を書き出す
    （３）相手が知りたいと思うことを書き出す
    ①「６Ｗ３Ｈ」で相手の知りたいことを考える
    ②「認識のズレ」から伝えるべき事柄を探す
    （４）書き出した内容の順番を並び替える・整理する
    （５）主張を見直し、主張→根拠→主張の順で書く
    【ワーク】設定状況と例文を元に、５つの手順で提案書の骨子を組み立てる
 講義
ワーク
  • ４．組み立てた文章の印象をより高める
    （１）相手によって適切な表現に変える
    ①上司・顧客の場合
    　a.否定より肯定表現で前向きさを表す　　b.枕詞を入れて謙虚さや敬意を伝える
    　c.のちの議論に備え説明をあえて省く
    ②取引先の場合
    　a.命令はNG 労いの言葉で尊重を示す　　b.感謝の言葉で間にある壁を溶かす
    【ワーク】クライアントの心象が良くなるようアポイント打診のメールを修正する
    （２）短文化で読みやすくする
    ①主語と述語を近づけ無駄を省く　　②一文40文字程度でリズムを整える
    ③既知の情報を間引き雑音を減らす
    【ワーク】社内の議事録をより見やすく修正する
    （３）要約と図解で文意を強調する
    ①２つの方法で要約精度を上げる　　②見出しで段落ごとの要点を伝える
    ③図表と数字で重要事項を目立たせる
    【ワーク】ウェブアンケートの結果から新商品の販売資料を修正する
 講義
ワーク
  • ５．総合演習
    ケース１. 自分の不注意で期限を過ぎた予算資料を上司に提出する
    ケース２.人事部として残業削減の魅力と徹底と謳った通知文を全社員に発信する
    ケース３.なかなか会えないお客様にメールで面談依頼をする
    ケース４.新商品の特徴と利用メリットを自社のウェブサイトでアピールする
    ケース５.損害を与えてしまった取引先に事故の原因と対策をまとめた報告書を提出する
 ワーク

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よくあるご質問について、研修のプロとして熱く丁寧に回答します。

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

近年リモートワーク推進により、対面より文面でコミュニケーションを取る機会はますます増えています。同時に部下が上司の指示を誤認したり、苦労して作成した資料が上司や顧客から却下されたりするといったケースも増加しています。これらは文書の書き方ではなく、文書を組み立てる考え方に起因しています。
そうした背景から「相手が知りたいことは何か」「好印象を得る表現とその理由」などを具体的に説いた研修を開発しました。書くことが苦手、何を書けば相手に伝わるかわからない方におすすめの研修です。

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