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管理職向け　わかりやすい文書の書き方・指導の仕方研修（１日間）

管理職向け　わかりやすい文書の書き方・指導の仕方研修（１日間）

問題の本質は何か、を徹底的に考えたカリキュラムで、現場で役立つスキルやノウハウを習得！

研修No.B BWR100-0000-3357

対象者

  • 管理職層

・部下に対するわかりやすい文書の書き方の指導力を向上させたい管理職の方

研修内容・特徴outline・feature

管理職自身がわかりやすい文書の書き方を身につけたうえで、部下への指導力向上につなげていただくことを目的とした研修です。

具体的には、伝えたい情報を整理するために必要な「論理的思考」のポイントと、「ビジネス文書の書き方」の基本を理解していただきます。そのうえで、実際に悪文添削の演習に取り組むことで実践的な指導の仕方を習得し、現場に戻ってからすぐに役立てていただくことを目指します。

研修プログラム例program

研修プログラム例
内容
手法
  • １．わかりづらい文章を考える
    【ワーク】わかりづらい文章を添削し、わかりづらい点は何かを考える
 ワーク
  • ２．論理的文書とは
    【ワーク】わかりやすい文書とはどのようなものであるか、考える
 ワーク
  • ３．文章の作成における論理力
    （１）ビジネス文書において「論理的である」とは
    （２）論理的であるための３要素
    （３）論理の基本構造
    （４）情報を整理する
    【ワーク】わかりにくい文章の内容を図解し（イメージ図を作り）、整理する
    【参考】「なぜ？」を深掘りする
 講義
ワーク
  • ５．「５Ｗ１Ｈ」・「６Ｗ３Ｈ」で考える
    （１）５Ｗ１Ｈ、６Ｗ３Ｈで考える
    （２）ＱＣＤＲＳで考える
    【ワーク】「５Ｗ１Ｈ」、「６Ｗ３Ｈ」を使った質問の仕方を考える
 講義
ワーク
  • ６．論理的に文章を書く
    （１）ビジネス文書作成のポイント
    （２）読み手を意識した文章の組み立て
    （３）構造を表すフレーズ
    （４）要約・的確なキーワード選択　～要点を明確にする
 講義
ワーク
  • ７．文章要約練習
    ※１，０００文字程度の文章を、「２００文字」および「５０文字」に要約することにより、キーワード抽出能力、文章形成力のレベルアップを図り、文書指導力を向上させる。
 ワーク
  • ８．報告書の書き方
    （１）ビジネス文書の種類
    （２）内部報告書の全体構成
    （３）報告書作成のポイント
    （４）報告書の具体的な書き方
    【ワーク】報告書作成演習
 講義
ワーク
  • ９．悪文添削演習
    （１）指導の心構え
    （２）チェックするべきポイント
    （３）文書作成力を高める指導のポイント
    （４）相手に受け入れられやすく伝えるポイント
    【ワーク】悪文添削演習　～部下の書いた文書を手直しする
 講義
ワーク

4646

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2018年11月　　　　　13名
業種
流通
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • メールを打つ機会が多いので適切な表現を使えるように今日の研修を活かしたい。
  • 報告や指導などの際、わかりやすく正確に伝わるように活かしていきたい。
  • 日々、意識していない部分だったので意識しながら考えるという部分では大変勉強になった。

実施、実施対象
2017年 12月　　　　　24名
業種
金融
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
83.3%
参加者の声
  • 自身のスキルアップだけでなく、部下の指導もカリキュラムに入っており、内容が充実していた。
  • 自身の文書作成の見直しだけでなく、部下の指導育成にも活用したい。
  • 部下の文章を添削する際、感覚的な見方しかできていなかったが、今後はより論理的な目線で、文章の構成、内容を添削し、指導していけるようにしたい。

実施、実施対象
2017年 9月　　　　　32名
業種
製造業（電気機器・機械）
評価
内容：大変理解できた・理解できた
84.4%
講師：大変良かった・良かった
93.8%
参加者の声
  • 今までビジネス文書を自己流で書いていたが、今回の研修を受けることにより、分かりやすい文書を書くコツがわかった。主張と論拠を考えて文書をまとめることを心がけたい。
  • 早速、議事録の取り方を変えたい（要旨を最後でなく最初に記載するなど）と思います。相手のニーズ、レベルを考慮しつつ、文書に情報を盛り込みすぎないよう注意します。
  • 文書を作成するときは、５W1H、６W3Hを念頭に置くようにします。

受講者の声をもっと見る

開発者コメントcomment

分かりやすく文書を書くことは大切ですが、管理職となると、部下に分かりやすく文書を書かせるという点も重要になります。
「部下の作る資料がわかりにくい」、「全然論理だてた文章を部下が書けない」といった悩みは多く聞かれます。

そこで、改めてビジネス文書のポイントを確認し、自らも学びながら指導する際にはどのように教えていくかという点を考えていただけるような内容にしました。
悪文添削の内容も含まれ、部下の書いたものを指導するという点でより実践的な研修になっております。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。
お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。
可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。
可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。

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