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仕事のスピードアップ研修～即効性の高い実務の工夫を学ぶ（半日間）

仕事のスピードアップ研修～即効性の高い実務の工夫を学ぶ（半日間）

業務管理、資料作成、コミュニケーション、標準化・仕組み化の工夫を決めて仕事を高速化する

研修No.B HTW200-0600-4819

対象者

  • 若手層
  • 中堅層

・若手・中堅社員の方
・企画部門、間接部門など、事務を多く担当する方
・営業部門に所属し、営業事務を担当する方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 仕事が思ったように進められず、いつも期日に追われてしまう
  • メール返信や社内調整に時間がかかり、付加価値の高い仕事に時間を割くことができていない
  • 同じような問合せ対応や類似の資料作成に時間がとられてしまっている

研修内容・特徴outline・feature

段取りや作業の小さな工夫の積み重ねが、長期的には大きな時間短縮につながります。本研修では、実務で即実行できるスピードアップの工夫を「業務管理、資料作成、コミュニケーション、標準化・仕組化」の４つのテーマにそって学びます。各テーマについて自分の仕事に取り入れる工夫を決めることで、仕事を高速化する手法を習得します。

研修のゴールgoal

  • ①スピードアップの工夫の積み重ねが、大きな時間短縮につながることを理解する
  • ②業務管理、資料作成、コミュニケーションについて、個人で取り組むスピードアップの工夫を決定する
  • ③標準化・仕組化の効果を知り、自分の業務における取り組みを考える

研修プログラム例program

半日間
内容 手法
  • １．仕事のスピードアップについて考える
    （１）自分の仕事について振り返る
    【ワーク】どのようなときに仕事が早く進まないのかを振り返る
    （２）仕事が遅くなる３つの原因
    　①早く着手できない
    　②段取りが悪く手戻りが多い
    　③作業が遅い
    （３）スピードアップの原則
    　①前倒しする
    　②全体像を事前に具体化する
    　③時短の工夫を積み重ねる
 講義
ワーク
  • ２．業務管理によるスピードアップ
    （１）先延ばしを防ぎ早期着手する
    　①成果物と作業の具体化
    　②着手日のスケジューリング
    　③机の整理整頓
    （２）外部に記憶のリソースを置く
    　①タスクをTo Doリストで「忘れる」
    　②数分で終わるなら即実施
    　③得意な人に頼む
    （３）メールの処理を高速化する
    　①５分で回答できる内容は即返信
    　②５分以上かかる場合、To Doリストへ
    （４）スピードアップのためのＰＣ環境
    　①検索サイトの登録
    　②メールのテンプレート化
    　③単語登録・文章登録
    【ワーク】業務管理によるスピードアップのために自分が実施している工夫を共有する。そのうえで、自分の仕事で新たに取り入れる工夫を決める
 講義
ワーク
  • ３．資料作成のスピードアップ
    （１）成果物の具体的な要件を把握する　～何をいつまでにどこまでやればよいのか
    （２）スピード重視で１日でも早く第一案を報告する
    （３）他人の優れた資料の構成を真似する
    （４）作成作業に集中する
    　①集中しやすい時間を知る
    　②ルーティン化で円滑に始める
    　③休む、気分を変える
    （５）タッチタイピングとショートカットキーを駆使する
    【ワーク】資料作成のスピードアップのために実施する工夫を決める
 講義
ワーク
  • ４．コミュニケーションのスピードアップ
    （１）丁寧に聴き相手の話を理解する
    （２）口頭で話した合意内容をメールで記録に残す
    （３）やり取りが１回で終わるように伝える
    （４）社内調整を高速化する
    　①調整事が発生したら即座にタスクや懸念を洗い出す
    　②関係者に早く連絡する
    （５）社内調整の精度を高める
    　①キーパーソン・最終承認者を把握する
    　②調整相手の判断軸を把握する
    【ワーク】コミュニケーションのスピードアップのために実施する工夫を決める
 講義
ワーク
  • ５．標準化・仕組み化によるスピードアップ
    （１）一回やった仕事は、他でも使えるようにしておく　～自分用のマニュアルを作る
    （２）同じことを繰り返していたら、整理する・標準化する
    （３）よく使う資料は保存し再利用する
    【ワーク】自分の業務について、標準化・仕組み化を考える
 講義
ワーク
  • ６．まとめ
    【ワーク】明日からの仕事をスピードアップするための工夫を整理し発表する
 ワーク

7507

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

仕事のスピードアップにおいて最も困難なのは、自分の慣れ親しんだ仕事の仕方を変えなければならないことです。だからこそ本研修では、即効性や実行のしやすい工夫に重点を置きました。実際、１日１０分の時短を１年間継続すると単純計算で年間４０時間の短縮になります。小さな工夫の積み重ねが大きな違いを生むことに気づいていただき、自分の仕事のスピードアップに向けた最初の一歩を踏み出していただく研修です。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「生産性向上研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

単なる「タイムマネジメント」「業務改善」にとどまらず、あらゆる観点での「ムダ」を可視化し徹底してなくしていくことです。

昨今謳われ始めた「働き方改革」。「いつも遅くまで頑張ること」では評価されず、「同一労働同一賃金」「長時間労働の是正」「多様な働き方の受容」がキーワードの社会になってきています。
社会が変わる中で、働く人材に求められる役割も変わってきています。組織で働くメンバーには、「一定の時間内で高い成果をあげること」がこれまで以上に求められます。マネージャー・リーダーには、「限られた資源で最大限の成果をあげること」が求められます。

以上をふまえ、生産性向上研修では、「頑張る」という精神論で終わらない、具体的な生産性向上の方法を身につけます。
しかしながら、生産性向上のためには既存のやり方を変更する必要が必ず伴い、既存のやり方を変更することを嫌がる方は多いものです。そこで、インソースの研修では、まずは「ムダを徹底的に可視化」し、変更の必要性があるということを強く認識していただきます。

そのうえで、生産性向上のために習得すべきスキルは、役割ごとに異なります。組織で働くメンバーの立場であれば、ＰＤＣＡサイクルの活用方法や、自分の仕事のムリ・ムダ・ムラをなくす分析方法、自分の仕事の流れを書き出して業務状況の把握・問題点の洗い出しを行う方法など「高い成果をあげる技術・知識」の獲得を目指します。マネージャー・リーダーの立場であれば、不要な業務を廃止するための見直し方法や、数値化や工程分析によって業務を「見える化」する管理方法などを学び、「全体最適化のための資源配分」のやり方を習得します。

生産性向上への取り組みが成功することによって、組織には多大な利益と、事業規模の成長がもたらされます。恩恵は組織にとどまらず、個人も多くの得るものがあります。高い成果を出すことによる報酬アップ・昇格のチャンス拡大、適切な時間管理によるワーク・ライフ・バランスの実現など、仕事面・生活面、それぞれでプラスになります。
そういった「よりよい明日」を実現するため、弊社の研修を生産性向上への第一歩としていただきたいと考えております。
その名の通りになりますが、「生産性向上研修」をおすすめいたします。
日本の誇る「トヨタ生産方式」から着想を得て開発した研修で、「ムダ」をなくす分析方法、「見える」仕事の流れをつくる管理方法といった、組織の一員として生産性を高めるためのポイントを学べます。

生産性向上を目指していくうえでは、「個々人のタイムマネジメントスキルを磨く」、「組織の業務改善にスポットを当てる」など、アプローチによって研修内容は異なってきます。しかし、まずは「仕事の見直し・ムダの洗い出し」」や「業務指示の出し方・受け取り方」といった、職場における根本的な部分から意識して行動することが重要です。本カリキュラムはそういった「改善活動の基本」として最適な内容となっております。

組織で働く「メンバー向け」、マネジメントを行う「管理職向け」を取り揃えており、個別の研修実施でも充分に有用ですが、より高い研修効果を発揮するためにはセットでの実施をおすすめしております。

メンバー向け生産性向上研修　～仕事の見直しと明文化による生産性向上（１日間）

管理職向け生産性向上研修　～かんばん方式を応用した管理職の生産性向上（１日間）
可能です。
研修実施にあたっては、貴社において生産性向上を目指すうえで実際に業務上のどのような部分を見直したいか、問題点を感じているかを詳細にヒアリングさせていただき、研修内容を多種多様に変更いたします。組織の現状を元に、貴社の課題に沿ったテキストを作成いたします。

カスタマイズ例①：会議のあり方を見直し、効率化を目指すなら
業務改善研修　会議の効率化編

カスタマイズ例②：突発的な業務をコントロールして生産性を高めるなら
タイムマネジメント研修　突発的な仕事への対処編

カスタマイズ例③：職場環境の整理整頓から生産性向上を目指すなら
整理力向上研修　生産性の高い職場環境を作る
柔軟に盛り込ませていただきます。
テキストをカスタマイズして貴社における生産性向上のための方針やガイドラインを組み込むこともできます。貴社オリジナルの冊子などの資料がある場合は、テキストと併せて受講者さまに手元に準備いただき、研修内で講師が随所で貴社資料に触れるという方法をとることもあります。研修前に貴社資料を弊社へ送付頂くことが可能であれば、あらかじめ弊社営業と講師が、資料を共有させて頂いたのちに、研修へ臨みます。
可能です。
生産性向上にあたっての課題がある程度明確になっていれば、その課題解決につながるようカスタマイズいたします。重点とするテーマを定めたり、カリキュラムの組合せなどがひとつの方法です。あるいは、課題が不明確であれば、受講される方々に「事前課題」に取り組んでいただき、その内容から研修内容にアクセントをつけることも可能です。

研修効果向上　事前課題アンケート

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