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仕事のスピードアップ研修～即効性の高い実務の工夫を学ぶ（半日間）

仕事のスピードアップ研修～即効性の高い実務の工夫を学ぶ（半日間）

業務管理、資料作成、コミュニケーション、標準化・仕組み化の工夫を決めて仕事を高速化する

研修No.B HTW200-0600-4819

対象者

  • 若手層
  • 中堅層

・若手・中堅社員の方
・企画部門、間接部門など、事務を多く担当する方
・営業部門に所属し、営業事務を担当する方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 仕事が思ったように進められず、いつも期日に追われてしまう
  • メール返信や社内調整に時間がかかり、付加価値の高い仕事に時間を割くことができていない
  • 同じような問合せ対応や類似の資料作成に時間がとられてしまっている

研修内容・特徴outline・feature

段取りや作業の小さな工夫の積み重ねが、長期的には大きな時間短縮につながります。本研修では、実務で即実行できるスピードアップの工夫を「業務管理、資料作成、コミュニケーション、標準化・仕組化」の４つのテーマにそって学びます。各テーマについて自分の仕事に取り入れる工夫を決めることで、仕事を高速化する手法を習得します。

研修のゴールgoal

  • ①スピードアップの工夫の積み重ねが、大きな時間短縮につながることを理解する
  • ②業務管理、資料作成、コミュニケーションについて、個人で取り組むスピードアップの工夫を決定する
  • ③標準化・仕組化の効果を知り、自分の業務における取り組みを考える

研修プログラム例program

半日間
内容 手法
  • １．仕事のスピードアップについて考える
    （１）自分の仕事について振り返る
    【ワーク】どのようなときに仕事が早く進まないのかを振り返る
    （２）仕事が遅くなる３つの原因
    　①早く着手できない
    　②段取りが悪く手戻りが多い
    　③作業が遅い
    （３）スピードアップの原則
    　①前倒しする
    　②全体像を事前に具体化する
    　③時短の工夫を積み重ねる
 講義
ワーク
  • ２．業務管理によるスピードアップ
    （１）先延ばしを防ぎ早期着手する
    　①成果物と作業の具体化
    　②着手日のスケジューリング
    　③机の整理整頓
    （２）外部に記憶のリソースを置く
    　①タスクをTo Doリストで「忘れる」
    　②数分で終わるなら即実施
    　③得意な人に頼む
    （３）メールの処理を高速化する
    　①５分で回答できる内容は即返信
    　②５分以上かかる場合、To Doリストへ
    （４）スピードアップのためのＰＣ環境
    　①検索サイトの登録
    　②メールのテンプレート化
    　③単語登録・文章登録
    【ワーク】業務管理によるスピードアップのために自分が実施している工夫を共有する。そのうえで、自分の仕事で新たに取り入れる工夫を決める
 講義
ワーク
  • ３．資料作成のスピードアップ
    （１）成果物の具体的な要件を把握する　～何をいつまでにどこまでやればよいのか
    （２）スピード重視で１日でも早く第一案を報告する
    （３）他人の優れた資料の構成を真似する
    （４）作成作業に集中する
    　①集中しやすい時間を知る
    　②ルーティン化で円滑に始める
    　③休む、気分を変える
    （５）タッチタイピングとショートカットキーを駆使する
    【ワーク】資料作成のスピードアップのために実施する工夫を決める
 講義
ワーク
  • ４．コミュニケーションのスピードアップ
    （１）丁寧に聴き相手の話を理解する
    （２）口頭で話した合意内容をメールで記録に残す
    （３）やり取りが１回で終わるように伝える
    （４）社内調整を高速化する
    　①調整事が発生したら即座にタスクや懸念を洗い出す
    　②関係者に早く連絡する
    （５）社内調整の精度を高める
    　①キーパーソン・最終承認者を把握する
    　②調整相手の判断軸を把握する
    【ワーク】コミュニケーションのスピードアップのために実施する工夫を決める
 講義
ワーク
  • ５．標準化・仕組み化によるスピードアップ
    （１）一回やった仕事は、他でも使えるようにしておく　～自分用のマニュアルを作る
    （２）同じことを繰り返していたら、整理する・標準化する
    （３）よく使う資料は保存し再利用する
    【ワーク】自分の業務について、標準化・仕組み化を考える
 講義
ワーク
  • ６．まとめ
    【ワーク】明日からの仕事をスピードアップするための工夫を整理し発表する
 ワーク

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開発者コメントcomment

仕事のスピードアップにおいて最も困難なのは、自分の慣れ親しんだ仕事の仕方を変えなければならないことです。だからこそ本研修では、即効性や実行のしやすい工夫に重点を置きました。実際、１日１０分の時短を１年間継続すると単純計算で年間４０時間の短縮になります。小さな工夫の積み重ねが大きな違いを生むことに気づいていただき、自分の仕事のスピードアップに向けた最初の一歩を踏み出していただく研修です。

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