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業務改善研修　～ファイリングの仕方編（１日間）

業務改善研修　～ファイリングの仕方編（１日間）

文書のファイリング法やルール決めの基本、要点を理解し、組織内の無駄を省いて業務効率を上げる

研修No.B IMP211-0300-0243

対象者

  • 若手層
  • 中堅層
  • リーダー層

・書類整理をするのが苦手な方
・必要な書類やデータを探すのに時間がかかってしまう方

研修内容・特徴outline・feature

～社内の無駄を省き、業務効率を上げる

文書ファイリングは、業務改善です。ファイリングを上手く行うだけで、業務が目に見えてスムーズに進みます。 上手くファイリングされると文書を探す手間（時間）が軽減されるだけでなく、文書を整理整頓するだけで も今までデッドスペースになっていた場所がなくなり、その場所を有効に利用することも可能になります。

本研修では、文書ファイリングの作法、ルール決めの基本、ポイントを理解し、重要文書の紛失を防ぐ対策方法や紛失が発生した際の対応策まで考えていただきます。

⇒業務改善研修の詳しい解説は、こちらをご覧ください

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．本研修の狙い・概要
    ＜研修の流れと、組織の課題との関連を確認する＞
    （１）研修の狙い
    （２）研修の概要
 講義
  • ２．ファイリングとは
    ＜ファイリングの目的・効果を理解する＞
    （１）ファイリングで困っている点を洗い出す
    【ワーク】ファイリングで困っていることを洗い出し、整理する
    （２）ファイリングとは
    ①ファイリングの定義例　②何のためのファイリングか
    （３）ファイリングによるコスト削減を数値化する
    （４）ファイリングの狙いは何か
    【ワーク】職場におけるファイリングの目的を整理する
 講義
ワーク
  • ３．ファイリング・ルールの基本
    ＜ファイリングの方法を学ぶ＞
    （１）ファイリング・ルールのポイント
    ①書類のライフサイクル・業務の流れからファイリングの特徴を考える
    ②基本ルールを決めるにあたっての視点
    （２）ファイル管理簿の作成
    【ワーク】自分の職場に最も適したファイル管理簿を考える
 講義
ワーク
  • ４．ファイリングのリスク・マネジメント
    ＜ファイリングとリスクの関係性を理解する＞
    （１）ファイリングのリスク・マネジメントのポイント
    （２）ファイリングの観点から「年金記録問題」の問題点・リスクを考える
    【ワーク】事例について、ファイリングにおける問題点とリスクを洗い出す
    （３）ファイリングにおけるリスクを洗い出し対応策を考える
    【ワーク】ファイリングにおいて、職場で発生するリスクと対応策を考える
 講義
ワーク
  • ５．ファイリングの事務手続と改善
    ＜改善策を考え、組織に活用する＞
    （１）ファイリングの事務手続の運用上の留意点
    （２）ファイリングの改善対策を検討する
    【ワーク】ファイリングの改善対策を考え、企画書を作成する
 講義
ワーク
  • ６．ファイリングの周辺
    ＜電子データでのファイリングノウハウを学ぶ＞
    （１）電子データのファイリング
    （２）パソコンのデスクトップにおけるフォルダのレイアウト
    【ワーク】効果的なフォルダのレイアウトを考える
 講義
ワーク

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カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2023年10月　　　　　27名
業種
その他市区町村など
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 自分だけでデータやファイルを保管するのではなく、事前に共通の保管先を把握するようにします。業務効率化につなげたいです。
  • ファイリングについて理解しやすい内容でした。自分が異動になった後も引継ぎがスムーズに行われるよう、文書を保存しようと思います。
  • ため込んでいる書類を、重要度や使用頻度に分けて分類します。ファイリング作業を後回しにしてしまっていた自分を見直すきっかけをもらえました。

実施、実施対象
2018年9月　　　　　6名
業種
情報通信・ＩＴサービス
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ファイリングを習慣化して継続することの大切さを学ぶことができました。
  • 明日から実践できる内容、心がけ次第で変えていくことができる内容ばかりでした。早速教えていただいた「整理力」に取り組みます。
  • 整理整頓は仕事だけでなく、私生活にも活かすことができると思いました。

実施、実施対象
2017年 8月　　　　　32名
業種
現業系公務
評価
内容：大変理解できた・理解できた
93.8%
講師：大変良かった・良かった
81.3%
参加者の声
  • これまで、このような研修を受けたことがなかったので、業務等の見直しの良いきっかけになりました。まずは資料等の整理（ファイリング）から行っていきたい。
  • ファイリングの実施による業務の効率化を図っていきます。
  • 「整理・整頓」の重要性が分かりました。部署に戻り部下に伝達します。

実施、実施対象
2017年 7月　　　　　23名
業種
介護・福祉
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 今まで気付かなかったことに気付かせてもらえたので、今日教えていただいたヒントをもとにファイリングを進めていきたいと思います。
  • 普段からそうは言ってもといった思いがありましたが、具体的な方法を教わることができたので、ファイリングを習慣づけられるように頑張りたいです。
  • 作業しやすい環境にするために、本日の研修を業務効率につなげたいと思います。参考になるポイントがたくさんあったので、職場で役立てていきたいです。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「整理力向上・ファイリング研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

職場における書類やデータの整理は、仕事の基盤（インフラ）を整えることであり、それは、個人はもちろん、組織としての仕事のパフォーマンスにも大きく影響を及ぼします。

インソースの整理力向上研修は「整理・整頓」を論理的に捉え、それぞれを分かりやすく解説するとともに、実践的な演習を実施することで、仕事に戻って、すぐに改善に着手できる設計がなされています。
「整理・整頓」ができるようになります。簡単なようですが、実はかなり高度な作業です。整理は「乱れている状態から、秩序だった状態に改善する」作業です。整頓は「現状の適切な状態を維持する」という、継続的な活動です。

本研修の到達目標は、乱れた状態を改善するためのアクションとしての「整理」と、その改善された適切な状態を維持するための「整頓」ができるようになることです。
可能です。
職場において何の整理が上手くいっていないかということをお聞かせいただき、課題に対して有効な手法に重点を置いたプログラムを作成することが可能です。

例えば、書類を取り扱う業務が多いお客さまでの事例として、「職場に決まったファイリングルールが存在しないため、書類を探すのに膨大な時間が割かれている」というお悩みに対して、下記の研修を実施いたしました。

業務改善研修　～ファイリングの仕方編（１日間）

上記研修は文書の整理整頓のために必要な、ファイリングルールの基本やメンテナンス方法、ファイリングのリスクマネジメント、改善手法のポイントを学ぶことができるプログラムです。部署の方全員に受講していただいたことで、研修後は学んだファイリングルールを部署内で徹底し、書類が見つからないといった問題はほとんどなくなったとのことです。
テキストをカスタマイズして貴組織における管理・保管ルールなどの内容を組み込むことができます。
また、貴組織のガイドラインが記載された冊子などをテキストと合わせて受講者さまに配布し、研修内で講師が随所随所で冊子の内容に触れる、という方法を取るお客さまも多くおられます。
可能です。
これまでにも様々な状況のお客さまからご相談をいただきました。例えば、「備品を収納する倉庫が乱雑になることが多く、従業員に改善施策を考えさせたい」というご要望や、「毎日たくさんの文書やメールが部署に届き、処理の漏れが発生することがある。漏れなく処理するための仕組みを研修の受講者に考えさせたい」などです。
整理整頓という、受講者の皆さんにとっても身近なテーマなので、研修の場で改善策や今後のルールを決定することが可能です。

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