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事務職のための業務改善研修~ファイリング編

事務職のための業務改善研修~ファイリング編

効果的なファイリング、収納の仕方から、収納でリスクマネジメントを行う方法まで多岐にわたり整理・保管を学ぶ

研修No.2110300

本研修は、オンラインでも実施可能です。日程がない場合はお気軽にご相談ください

対象者

  • 若手層
  • 中堅層
  • リーダー層
  • ・書類整理をするのが苦手な方
  • ・必要な書類やデータを探すのに時間がかかってしまう方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 必要な時に必要な書類やファイルが見つからず、探すのに時間がかかる
  • 探しやすく効率的な、整理整頓の方法・保管方法を知りたい
  • 古い書類を捨てられず、書類の保管スペースが足りなくなっている

研修内容・特徴outline・feature

本研修では、ファイリングの基本スキルを習得し、業務改善を図ります。

<研修のポイント>

  • ・ファイリングとは~4つのポイントを学び、コスト削減の意識を持つ
  • ・ファイリングルールの基本~継続性のある分類方法・保管方法を習得する
  • ・ファイリングによるリスク管理~不適切な方法を取った場合のリスクと対策を考える
  • ・電子データの整理~紙データと比較しながら管理方法を考える

到達目標goal

  • ①必要な書類の整理・整頓の仕方がわかる
  • ②ファイリングのルールがわかる
  • ③データ整理の仕方がわかる

研修プログラムprogram

  内容 手法
  • 1.本研修のねらい・概要
    (1)研修の狙い
    (2)研修の概要
講義
  • 2.ファイリングとは
    (1)【ワーク】ファイリングで困っている点を洗い出す
    (2)ファイリングとは
    (3)ファイリングによるコスト削減を数値化する
    (4)ファイリングの狙いは何か
    【ワーク】ファイリングは何のために行うのか考えましょう
講義
ワーク
  • 3.ファイリング・ルールの基本
    (1)ファイリング・ルールのポイント
    (2)ファイルの管理簿の作成
講義
  • 4.ファイリングのリスク・マネジメント
    (1)ファイリングのリスク・マネジメント
    (2)ファイリングにおけるリスクを洗い出し防止策を考える
    【ワーク】ファイリングにおけるリスクと防止策を考える
講義
ワーク
  • 5.ファイリングの事務手続と改善
    (1)ファイリングの事務手続の運用上の留意点
    (2)ファイリングの改善対策を検討する
    【ワーク①】組織全体のファイリング改善対策を洗い出す
    【ワーク②】企画案の作成
講義
ワーク
  • 6.ファイリングの周辺
    (1)電子データのファイリング
    (2)パソコンのデスクトップにおけるフォルダのレイアウト
    【ワーク】使用しているPCのデスクトップを表示し、より効果的な配置等を共有
講義
ワーク

企画者コメントcomment

効果的なファイリング、収納の仕方から、収納でリスクマネジメントを行う方法まで多岐にわたる内容を通じて、業務効率を向上させる方法を身につけていただきたいという思いから、この研修を開発しました。また、「他の人たちの整理・保管の仕方を知りたい」という声も多くあり、情報共有の場としてもご活用いただければ幸いです。

スケジュール・お申込みschedule・application

注意事項

  • 同業の方のご参加はご遠慮いただいております
  • 会場やお申込み状況により、事前告知なく日程を削除させていただくことがあります

事前のご案内

オンライン開催

【オンライン講座ご受講にあたって】

研修開始20分前から接続可能です。研修開始10分前までにマイク/スピーカーの動作確認をしていただき、研修開始までお待ちください。その他、受講時のお願い事項について詳細はこちらのページをご覧ください。

セミナールーム開催

【新型コロナウイルス感染症への対策について】

セミナールーム開催の場合、受講者さまの安全確保のために、定員半減、ビニールシールド設置、会場消毒など「8つの感染症対策」を実施しております。詳細はこちらのページをご覧ください。

受講者の評価evalution

本テーマの評価

内容:大変理解できた・理解できた

96.6%

講師:大変良かった・良かった

95.4%

※2020年10月~2021年9月

実施、実施対象
2021年11月     6名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 部内の全員が守れるルール作り、管理責任者をたてることが必要だとわかった。初めのルールを決めてしまえば整頓された状態が保てるので、上司に相談・提案する。
  • 書類は必要以外のものは捨てることが原則というのが大きな発見でした。自分自身のキャビネットからまず見直しをしていきます。
  • ルールの作成と実行を業務で活かします。ペーパーレス化を目指すため、実行あるのみと思いました。紙・電子ともに書類の保管方法について悩んでいましたが、他の方の意見が参考になりました。
  • 社内、部内で共通認識できる保管ルールを決めることの重要性を感じました。まずは、廃棄するまでの期間決めから取り組みます。
  • これまでのファイリングは法定書類以外は自己流で調べて対応していた。基本的なことから、ファイリングの目的や改善方法まで話が聞けたので、改善したい。

実施、実施対象
2020年12月     5名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 紙で保管している物をできるだけ無くせるように、社員にも今回の内容を伝え、少しでも業務に活かせるようにします。
  • ペーパーレス化を推奨します。
  • 研修を通して、今の自分にできるところから改善していきます。かぎの管理、個人管理文書の取り扱い、電子ファイル名について改善します。
  • 研修で学んだ事を、職場に持ち帰り、実践していきます。他の会社の方の現状も聞く事ができて有意義でした。
  • ファイリング業務を少しでも改善できたらと今回受講しましたが、業務効率化につなげる為、PDFでのファイリングをできるように会社に提案して役立てます。

実施、実施対象
2020年10月     5名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 紙類の管理と配置の再検討を行います。また、電子データの整理はかなり時間がかかりそうなので、まずはルール決めから始めます。
  • 書類は発生から廃棄の一連の流れがあることを知りました。廃棄するために必要な「期間」の設定を行うことから始めます。
  • 個人のセンスで作業されていた物を、ルール、タイミング等明確にして、誰が見てもわかる共有化資料に整理していきます。ファイリングの種類を自分の中で整理することができました。
  • 書類のライフサイクル、キャビネットへ保管する工夫、背表紙の工夫などを今後の業務に活かしていきます。課題となっていたことへの解決方法のヒントを得ることができ、勉強になりました。
  • 書類・データの発生から廃棄までの流れを追いながら、それぞれのステップで必要な分類、整理の方法について学ぶことができた。運用にあたり、共通認識として明確なルールを定めることが継続的な書類管理に必要だと学んだので、自職場でもしっかりとルールを整備して実践していく。

実施、実施対象
2020年2月     4名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 職場がきれいになり、各々の業務がはかどるように、5S活動を進めていきます。ファイリングの研修とはどのようなものかと思っていましたが、非常に有益でした。
  • ファイリングをすることがここまで業務効率化につながるとは思っていなかった。周りに広げる前に、まずは自分が実践してみようと思った。
  • 共通データの整理をして、営業所内で共有しやすくしたい。今までファイリングは適当にしていたので、学んだことを活用したい。
  • ファイリングの意味や有益性を理解し、手をつけられていないフォルダのメンテナンスをチーム内で実践し部内で習慣づけていこうと思います。

実施、実施対象
2020年1月     5名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ファイリングが業務の課題になっているため、本日の研修内容をすぐに活かしていきたいと思います。
  • ファイリングやパソコン内の2S活動を通して、職場内の改善活動や日頃の業務の能率を上げていきたい。
  • 自分のファイリングの問題点がわかった。本日の研修を元に明確なファイリングができるよう実行していきたい。
  • まずはルールを決めて定期的にファイリングの時間を作りたい。また、紙データと電子データを付け合わせて可能なものは破棄するようにしたい。
  • 不要な書類や、ファイリングすべき書類、手元に残す書類といった区別(分類)をより明確にしていこうと思いました。

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本テーマの評価
内容をよく理解・理解
96.6
講師がとても良い・良い
95.4

※2020年10月~2021年9月

年間実績公開講座の年間実績
受講者数※1
開催数※1
講座数※2

WEBinsource
ご利用社数※2

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