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ビジネス文書研修　～議事録と報告書作成力を強化する編（３日間）

ビジネス文書研修　～議事録と報告書作成力を強化する編（３日間）

文書の「型」と相手目線の分かりやすい文章のコツを学び、信頼されるビジネス文書を作成する

研修No.B BWR100-0800-0007

研修内容・特徴outline・feature

社内で信頼され、期待される社会人になるための基礎として、簡潔でわかりやすい「ビジネス文書」の書き方を身につける研修です。

具体的には、ビジネス文書の「型」と相手目線のわかりやすい書き方を身につけます。そのうえで、Ｅメール・報告書・議事録など様々なケースを題材にした演習で実践力を強化していきます。

研修プログラム例program

研修プログラム例（所要時間：1日目/3日間）
内容 手法
  • １．ビジネス文書とは　～基礎知識
    1. ビジネス文書の種類
      　①社内文書と社外文書
      　②コミュニケーションツール（媒体）の特性
      　　～紙、Ｅメール、ファックス
    2. ビジネス文書作成の基本～８つのポイントを知る
      （１）本文の内容が想定できる標題
      （２）一文は４０字～５０字程度の短文（徹底的に削る）
      （３）主語と述語が明確かつ一貫している
      （４）内容は具体的かつ正確に（数字、固有名詞）
      （５）分かりやすい言葉を使う
      （６）相手の名前・役職を間違えない
      （７）書き手の立場を明確にする
      （８）ぱっと見て「美しい」と思わせるレイアウト
 講義
  • ２．現場で役立つ文書作成のヒント
    1. 事前準備に重要性
      ①相手から聞きたいことを明確にしておく
      ②会話をそのまま書かない　
      ③重要なポイントを強調してメモする
      ④相手の"キーワード"をメモする
    2. メモの分量
    3. 綱羅するべき項目　～6Ｗ3Ｈ
    4. わかりやすい文書を書くために
      ①あいまいな単語、形容詞は極力使わない
      ②助詞の重複をさける　～一文一義
      ③句読点の打ち方
      ④「ですます調」と「である調」を混同しない
    5. 伝言メモの残し方演習
 講義
ワーク
  • ３．社内文書と社外文書
    1. 社内文書と社外文書の基本形
    2. 社外文書の慣用表現と時候の挨拶
    3. 封筒・はがきの書き方
 講義
  • ４．ビジネス文書実践演習
    1. 文章の要約　～文書化のプロセスを学ぶ
      ①社内文書例を使い、「200字以内での要約」の練習
      →
      「要点は何か」素早く確実に掴む練習
      ＜2題＞（個人演習）
    2. 報告書とは？　
      ～だらだらした文書を簡潔にまとめて上司に報告
    3. 研修報告書の作成
講義
ワーク



研修プログラム例（所要時間：2日目/3日間）
内容 手法
  • １．前日のおさらい
    1. ビジネス文書のポイントを振り返る
    2. 要約問題＜1題＞
  • ２．E-mail作成のポイント
    1. Eメールに頼りすぎないこと
    2. メールの返信は24時間以内
    3. 私用メールを送らない
    4. Eメールの書き方演習
      　①日常業務の報告
      　②相手に不快感を与えるメール
      　③社内会議の告知メール
 講義
ワーク
  • ３．議事録の書き方
    1. 議事録とは？
    2. 議事録のポイント
      　①まずは会議のすべてを記録する
      　②話し言葉に主語と述語を加えて文章化する
    3. 会議のまとめ方　～読み手が誰かを考える
    4. 議事録の形式　　～日時、場所、要旨・決定事項など
    5. 議事録の作成演習＜2題＞　～こんなときあなたならどう書く？
      　①話の内容が整理しづらい文章の場合
      　②文章に切れ目がなく、だらだらとした文章の場合
 講義
ワーク
  • ４．議事録の書き方総合演習＜1題＞
    　　～１０分程度の打ち合わせを収録したビデオを議事録にまとめる
ワーク
  • ５．研修報告書の作成
ワーク



研修プログラム例（所要時間：3日目/3日間）
内容 手法
  • １．ビジネス文書の振り返り
    1. ビジネス文書のポイントを振り返る
    2. ビジネス文書作成演習

      3. 議事録や報告書など新入社員の抱える重要課題を踏まえ、
      内容をご相談の上、決定いたします。

 講義
ワーク
  • ２．３ヶ月の業務報告書の作成　～３ヶ月の成果を上司に報告する
    ※誰に対する文章か、何を伝えるべきか、どのように伝えるかという、ビジネス文書のポイントを改めて確認し、 配属先の上司に提出できる報告書に仕上げていただきます。

    【実施方法】
    　①業務日報をもとに３ヶ月間を振り返る。
    　②報告書としてどのような項目を記述すべきかグループ内で検討
    　　　研修内容、期間、習得したもの、工夫したこと、感じたことなど
    　③各自で報告書を作成
    　④グループ内で報告書の読み合い・フィードバックを繰り返し報告書
    　　　を完成させる。
 ワーク
  • ３．まとめ
 講義

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2023年5月　　　　　36名
業種
製造業（電気機器・機械）
評価
内容：大変理解できた・理解できた
86.1%
講師：大変良かった・良かった
88.9%
参加者の声
  • 読み手の立場で書くことの大切さを再認識しました。報告書や議事録、提案書の作成で学んだことを実践して営業活動に取り組みます。
  • ビジネス文書の基礎知識を改めて学び、議事録の作成が自己流になっていたことに気づきました。相手が読みたくなる、わかりやすい議事録の作成を目指します。
  • 今まで作成していた議事録作成の不備を認識しました。また、メールの回答など、短時間で処理しなければいけないときに学んだ内容を活用します。

実施、実施対象
2018年 2月　　　　　20名
業種
金融
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
95.0%
参加者の声
  • 「一文50字以内」や「タイトルは一秒で分かるように」など、具体的に数値でも示していただき、文章を書く際の目安になった。
  • テキストが文書の種類ごとに解説されており理解しやすかった。 基本を踏まえたうえで、工夫した文書を作成していきたい。
  • 全体を通じて自身の改善すべき点を把握することができた。 簡潔かつ客観的に理解できる文章を書くことを常に心がけていきたい。

実施、実施対象
2017年 8月　　　　　22名
業種
非営利団体・官公庁関連組織
評価
内容：大変理解できた・理解できた
90.9%
講師：大変良かった・良かった
90.9%
参加者の声
  • 様々な報告書を作成する機会がありますが、ただ全てを書くだけのものではなく、意図を踏まえて簡潔に作成できるようにしたいです。
  • 社内での議事録、報告書、また社外のやりとりに生かしていきたい。
  • 社内、社外文書の書き方の手本としたい。

実施、実施対象
2017年 4月　　　　　16名
業種
コンサルティング・調査
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
93.8%
参加者の声
  • 今後、報告書はもちろん、書類を書く際に、本日学んだ言葉の言い回しを活用していきます。
  • ワークがたくさんあったので、実際に手を動かすことができて良かった。文書を提出する際に活かしていきたい。
  • ビジネス文書は間違えると相手に失礼ととられることが多くあるので、今回の研修の内容を覚えて業務に活かします。

受講者の声をもっと見る

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。
お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。
可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。
可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。

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