忙しい店舗運営。スタッフシフト作成等の事務時間、多すぎるコミュニケーションの適正化

余裕を取り戻す最初のステップ～業務の洗い出し

1. 日々の業務を書き出す
   朝の開店準備から、スタッフの指導、発注・在庫管理、顧客対応、売上確認まで、１日の中で行っているすべての業務をリストアップします。
2. 時間をかけている業務を特定する
   リストアップした業務に対して、それぞれにかかった時間を記録します。標準的な処理時間を超えている業務がどれなのかを明らかにすることで、改善のポイントが見えてきます。

優先順位をつけて「ムダ」を削減する

業務を見える化した後は、「優先度」と「重要度」の観点から整理をしていきます。

1. 緊急ではないが重要な業務を見極める
   例えば、スタッフ育成やマニュアル整備など、日々の運営をより良くするために本来力を入れるべき業務は、忙しさの中で後回しにされがちです。これらを意図的にスケジュールに組み込むことが、長期的な業務改善につながります。
2. 標準化・簡素化できる業務を探す
   日報の作成やシフト管理など、店舗運営に欠かせないけれど定型的な業務については、テンプレート化やツールの活用による効率化が有効です。

データを活用した「現場改善」のすすめ

限られた時間中でも確実な成果を上げるためには、個々人の感覚に任せるのではなく「数値」で判断し、それを行動指針に落とし込むことが重要です。

1. 売上や来店数の推移を定期的に確認
   エクセルなどの表計算ツールを使い、曜日別・時間帯別の売上や客数を記録・可視化することで、業務の最適化に向けた仮説を立てやすくなります。
2. スタッフの稼働状況や業務分担の見直し
   忙しさが偏っていないか、業務の過不足がないかを確認し、必要に応じて人員配置を調整します。これにより、スタッフの負担軽減とモチベーション向上にもつながります。

さて、ここで、定型的な業務のうち「最適値を導き出す」うえで使えるExcel機能、ソルバーをご紹介します。

やさしく学ぶＥｘｃｅｌ最適化研修～在庫・予算・人員の調整業務を効率化

このプログラムはExcelのソルバーという機能を使って、損益分岐点を探し出す・予算をうまく配分するといった身近な演習に取り組みます。最適化ツールを活用する術を身につけ、手間がかかる業務の生産性向上を目指すプログラムです。

小売店舗責任者の皆さんがいつも時間をとられている「人員シフトを組む」「在庫を鑑みてちょうどよい数の商品を発注する」といった、ちょっとしたコツが要るから他者に任せられないと感じている業務をあっという間に完了させられます。

問題解決力と因数分解力は、店長に必須のスキル

また、こういったExcel機能を使いこなすには、実は次のような力が備わっていることが前提です。

• これがないと始まらない【Excel操作基礎力】
• 何が問題で、それを解消するにはどうしたら？を問う力【問題解決力】
• ものごとを分解して考える力【因数分解力】

問題解決力と因数分解力は、いわずもがな様々なビジネスシーンで求められるスキルです。とくに店舗責任者である店長職は、その名のとおり店内で起こる多様な問題を早く、的確に取り除かなければなりません。

まとめ

店舗運営の業務改善は日々の小さな挑戦を積み重ねることで定着していくものです。無理のない範囲のできるところから、変化を起こしていきましょう。

＞店長の店舗活性化についての【コラム】はこちら

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