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毎日繰り返している作業は自動化しよう～業務整理から始めるＲＰＡ活用
毎日、膨大なデータの転記作業や集計業務に追われて、本来やりたい仕事になかなか手が回らないという悩みをお持ちの方は多いものです。こうした状況を根本から変えるためには、繰り返しの作業は自動化して、もう自分でやらないことです。プログラムのコードが書けなくてもツールを使えば自動化することができます。
業務の見直し・ツールの習得・実践的な活用までを流れで学ぶことで、ツールを導入したものの「何を自動化すればよいかわからない」といった失敗を防ぎ、確実な成果につなげることができます。自分自身の働き方を見直し、無理なく業務効率を高めていくための具体的なコツをご紹介します。
インソースの公開講座セットプラン
「ＲＰＡコンプリートプラン～業務の可視化とＰＡＤ操作で生産性を向上する」はこちら
自動化できる仕事を見極めて整理しましょう
自動化を進めるうえで最初に取り組みたいのが、今の業務をスッキリと整理することです。
いきなりツールの操作を始めるのではなく、まずは自分の仕事を俯瞰して、どの部分を自動化するのが一番効率的なのかを見極めるのがスムーズです。多くの企業がツールの導入でつまずいてしまうのは、実は事前の業務把握が不十分であるためだと言われています。
作業の性質を分類して優先順位をつけます
まずは、毎日行っているルーティーン業務をすべて書き出してみるのがおすすめです。その作業が「どれくらい単純な繰り返しか」と「どれくらいの時間がかかっているか」という２つの視点で整理すると、優先順位がはっきりします。特に、手順が決まっていて毎日多くの時間を費やしている仕事こそ、自動化によって大きなゆとりを生み出せるポイントです。以下の４つの分類を参考に、自分の仕事を一度棚卸ししてみてはいかがでしょうか。
- 総作業時間が多く、作業が単調な仕事
- 総作業時間が少なく、作業が単調な仕事
- 総作業時間が多く、作業が単調でない仕事
- 総作業時間が少なく、作業が単調でない仕事
業務の流れを図にしてムダを見つけます
作業の手順を「フロー図」として見えるようにすると、自分でも気づかなかったムダや重複が見つかることがあります。図にすることで業務の全体像が明確になり、自動化する際の指示もスムーズになります。また、ＰＣ操作の一つひとつを細かなステップに分解して言葉にしてみることで、自動化した際の予期せぬエラーも未然に防ぎやすくなります。こうした事前の準備が、最終的に大きな時間削減につながる近道となります。
【公開講座】業務削減研修～自動化（ＲＰＡ）に向けて業務フローを見直す
「どの業務を」「どうやって」自動化するか、その判断基準と整理術を学びます。
ＲＰＡによる改善を問わず、ツールの導入前に業務のムダを削ぎ落とし、最短ルートで業務改善を成功させるための土台を築きます。
マウス操作だけで自分専用のシステムを作ることができます
自動化には難しいプログラミングが必要なのではないかと不安に感じる必要はありません。
Power Automate Desktop（ＰＡＤ）というツールを使えば、マウス操作を中心にパズルを組み合わせるような感覚で作ることができます。特別な知識がなくても、日々の定型業務を正確にこなしてくれる頼もしい相棒を自分で育てることができます。
初心者の方がまず目指したい３つの目標
まずは、毎日行っている作業を自動化する具体的なイメージを持つことから始めてみましょう。基本的な操作のルールを覚えるだけで、事務作業の負担は驚くほど軽くなっていきます。最初に意識しておきたいポイントは、以下の３つの目標にまとめられます。
- 自身の業務でツールを活用する具体的なイメージの把握
- Excelの読み込みや繰り返し処理など転記作業の自動化
- Web上のボタンクリックやテキスト入力の自動操作
繰り返しと条件の組み合わせをマスターします
同じ作業を何度も正確に繰り返すのは、プログラムが最も得意とするところです。「１行目から順番に最後まで処理する」という繰り返し処理や、「もし条件に合えばこうする」という判断の仕組みを覚えるだけで、活用の幅がぐんと広がります。今まで手動で行っていた集計業務やデータのチェックも、一度設定してしまえば正確にやり遂げてくれます。自分で作ったフローが思い通りに動き始めたときの達成感は、日々の仕事の楽しさにもつながります。
【公開講座】Power Automate Desktop入門研修～定型業務を自動化する（２日間）
ＲＰＡやPower Automate Desktopを一から学ぶ研修です。基礎的な概念だけでなく、Excel（エクセル）の転記やWebブラウザ情報の取得など実務で使える要素を多く盛り込んでいます。プログラミング未経験からでも、日々の繰り返し業務を自動化することができます。
止まらない安定した仕組みで一歩先の効率化を目指しましょう
基本の操作に慣れてきたら、さらにレベルアップして、複数のアプリをまたいだ、より実戦的な自動化に挑戦してみませんか。
例えば、Webサイトからデータを自動でダウンロードし、それをExcelで集計したあと、Outlookでメールを送信するといった一連の流れもすべて自動で行えるようになります。ここまで使いこなせるようになると、組織全体の生産性を大きく引き上げる原動力として活躍できるようになります。
エラーに強い安定した動作を実現する３つの視点
定型的な業務を自動化するための強力なツールで業務を自動化しても、予期せぬ場面で止まってしまうこともあるかもしれません。そのような時でも慌てずに済むよう、エラーが起きた際の対応をあらかじめ組み込んでおく技術が重要になります。実務で長く安定して使い続けられる仕組みを作るために、次の３つの視点を意識するのがおすすめです。
- フローのどこに問題があるかを見つけるデバッグ方法
- エラーが起きた際にも止まらないための例外処理の習得
- 使用する場面に応じて柔軟に動く実用的なフローの構築
よく使う手順をまとめて効率をさらに高めます
何度も登場する決まった手順は、あらかじめ一つにまとめておくと非常に便利です。これを使い回せるようにしておけば、他の定型業務を自動化するときにも手間をかけずに済み、作成時間を大幅に短縮できるようになります。また、Outlookと連携して特定の情報をメールで送受信する設定なども、一度覚えてしまえば応用の幅が非常に広いです。こうした工夫を積み重ねることで、ミスが少なく、メンテナンスのしやすい優れた自動化フローを生み出すことができます。
【公開講座】Power Automate Desktop応用研修～実務で使える自動化術
現場の「困った」を解決する、より高度で安定した自動化テクニックを学びます。例外処理やアプリ連携をマスターし、組織全体の働き方を改善できるエキスパートを目指します。
小さな改善の積み重ねが大きな時間のゆとりを生み出します
業務の進め方を見直し、最新のツールを味方につけることで、日々の忙しさは確実に変化していきます。大切なのは、最初から完璧な仕組みを作ろうとせず、まずは目の前の小さな作業をひとつ、定型業務を自動化してみることです。自分で作った仕組みが正確に仕事をこなしてくれるようになれば、心にも時間にも大きなゆとりが生まれます。
その空いた時間を使って、新しい企画を練ったり、同僚とじっくり対話をしたり。より創造的なお仕事に集中できる毎日をぜひ手に入れてください。まずは今日、自分の業務をひとつ書き出すことから、新しい働き方への一歩を踏み出してみませんか。
ＲＰＡコンプリートプラン～業務の可視化とＰＡＤ操作で生産性を向上する
このように、「業務の見直し」から「ツールの習得」、そして「実践的な活用」までを体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン「ＲＰＡコンプリートプラン～業務の可視化とＰＡＤ操作で生産性を向上する」です。各ステップを個別に受講するよりも、一貫した流れで学ぶことで、より確実なスキルアップをサポートします。
公開講座セットプランは、国内最多のカリキュラム数を誇るインソース公開講座の中から厳選された、複数研修のセットです。プランのご紹介ページから、ボタン一つでお申込みいただけます。単発の研修では得られない複合的な視点を身につけ、業務改善のリーダーとして活躍するためのステップとして、ぜひご活用ください。
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