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長文作成のためのＷｏｒｄ研修～変更に強い仕様書・報告書・マニュアルを作成する（１日間）

長文作成のためのＷｏｒｄ研修～変更に強い仕様書・報告書・マニュアルを作成する（１日間）

ほとんどの人が知らない機能も！　Wordを理解し、思い通りに扱えるようになる

研修No.B OAP695-0200-4417

対象者

  • 全階層

・業務で長い文書を書くことが多い方（仕様書、設計書、報告書、企画書、提案書、マニュアル、契約書、特許など）

よくあるお悩み・ニーズ

  • Wordは使っているが、メニューをクリックするだけで使える機能くらいしか知らない
  • 文書を作成する際、自己流で体裁を整えているが、少しずつ崩れていくのに困ることが多い
  • 文書のチェックを依頼すると、体裁や用語の不統一をよく指摘される
  • 文書の中の一部修正すると、ほかのところも連鎖的に手直していく必要があり、効率化できないか悩んでいる

研修内容・特徴outline・feature

Microsoft Word は文書作成ソフトとして使うことが多いにもかかわらず、基本機能を知っている人が意外と少ないものです。字下げ・ぶら下げ・インデントの違いや、見出し番号を自動的に振る方法など、基本機能を知らないままでは、1行ごとに「思い通りにならない」「効率が悪い」という不満を抱いてしまうものです。

本研修ではそういった基本機能だけでなく、「変更に強い」文書作成テクニックを習得することができます。推敲や校正を重ねる中で文章を追加・削除・移動しても、他の文書から一部を流用しても、Word が自動的に「うまく」反映してくれる、そんな使い方ができるようになります。

研修のゴールgoal

  • ①文書作成に必要だが、意外と知らないWordの基本的な機能を知り、使うことができる
  • ②体裁・用語など、統一感のある文書を効率的に作れるようになる
  • ③推敲や校正を重ねる中で発生する変更に強い文書を、効率的に作れるようになる

研修プログラム例program

  内容 手法
  • １．Word で長文作成するときに困ること
    ・フォントの種類や大きさ、文字間、字下げなどの体裁が不ぞろい
    ・見出し番号・図表番号が重複している・飛んでいる
    ・同じ意味の用語が統一されていない
    ・文章の加筆・削除・入れ替えをして、ページレイアウトが崩れる・「○章参照」がずれる
    ・Word ソフトの動作が遅くなる
    ・Word ファイルが破損し、文書の内容が失われる
 講義
ワーク
  • ２．基本設定～文書作成の準備
    （１）画面表示のための設定～「変更に強い」文書作成のための「コックピット」にする
    （２）Wordの推奨オプション設定～「変更に強い」文書を「見える化」する
 講義
ワーク
  • ３．文字単位・段落単位で変更に強くする
    （１）フォントの書式設定
    　①日本語用と半角英数字用
    　②幅をそろえるフォントときれいに見せるフォント
    　③アイデア次第で使い勝手が広がる「隠し文字」
    （２）段落を変更に強くする
    　①改行を理解する　～改行は「段落区切り」と「段落内改行」の2種類ある
    　②字下げ・ぶら下げ・インデントの違いを理解する
    　③改行位置は Word に決めさせる
    　④段落の間隔を Word に調整させる
    　⑤ページの冒頭・末尾の表示も Word に調整させる
    　⑥全角・半角の文字間隔を空けないようにする
    （３）タブとリーダーの書式設定 ～文字間隔が不ぞろいになる原因の１つを理解する
    【参考】罫線と網掛けの書式設定
    【参考】文字の背景色の取り扱い
 講義
ワーク
  • ４．スタイル～変更に強い文書作成の基本テクニック
    （１）スタイルとは～文書の「構造」と「書式」を対応づけを登録する
    （２）スタイル一覧の見方・扱い方
    （３）本文でのスタイルの見方・扱い方～本文への適用、適用されている箇所の選択
 講義
ワーク
  • ５．見出しを変更に強くする～見出し文字列・見出し番号・体裁を整合・統一させる
    （１）見出しのスタイル設定方法
    （２）目次～見出しレベルに応じた表示設定、目次スタイル
    （３）相互参照～章番号・見出し文字・ページ番号の変更を自動反映させる
 講義
ワーク
  • ６．フィールド～変更に強い文書作成の応用テクニック
    （１）フィールドとは～目次・相互参照もフィールドの１つ
    （２）スイッチ～表示方法のカスタマイズ
    （３）ブックマーク～ページ番号変更の自動反映・用語統一のための仕掛け
    （４）使用上の注意～フィールドは手動更新が必要
 講義
ワーク
  • ７．表を変更に強くする～挿入位置やページレイアウトが変わっても「うまく」表示する
    （１）表の扱い方～挿入・削除
    （２）行の途中で改ページしないようにする
    （３）表の列名を各ページに表示する～列名だけの行を自動作成
    （４）表の配置～本文と字下げを合わせるには
    （５）図表番号、図表目次
    （６）表のスタイル
    【参考】表を1ページで収めるためのテクニック～行間を詰める
 講義
ワーク
  • ８．図を変更に強くする～挿入位置やページレイアウトが変わっても「うまく」表示する
    （１）図の作成はPowerPointが基本～Word での図作成は扱いにくい・ファイルが壊れやすい
    【参考】破損した Word ファイルの応急処置～修復
    （２）図の貼り付けは「拡張メタファイル形式」～単なる「貼り付け」は画像が粗くなる
    【参考】図の圧縮方法
    （３）貼り付け後の位置調整　～図の配置
    　①「行内」～もっとも扱いやすい
    　②「上下」～ページ内の配置調整方法、段落と紐付ける「アンカー」の設定方法
    （４）図表番号、図表目次
 講義
ワーク
  • ９．その他の便利機能を使いこなす
    （１）コメント・変更履歴・文書比較～校正・変更箇所を特定を効率化するテクニック
    （２）ヘッダーとフッター～すべてのページに同じ内容を表示する
    （３）ページ設定～行間・1行あたりの文字数はここから決まる
 講義
ワーク
  • １０．総合演習
    ■用意した題材について、Word機能を使い作成する
    【参考】箇条書きの取り扱い
    【参考】セクションの取り扱い
    【参考】Word マクロ
 ワーク

全力Q&A{{list[0]['category']}}関連の全力Q&A

よくあるご質問について、研修のプロとして熱く丁寧に回答します。

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

企画者はインソースに中途入社したのですが、当時の研修テキストの Word ファイルを初めて見たときの第一印象は「こんなWordの基本機能も知らないのか」でした。その後、社内外での仕事を通じて、むしろ大多数の方が Word の基本中の基本機能しか知らないことに気がつきました。ビジネスパーソンの多くは日常的に文書を作成しているため、その業務を効率化するべく本研修を企画いたしました。企画者が、試行錯誤や独自調査を重ねる中で習得した、本当の「Word 基本機能」について学ぶことができます。ぜひご受講ください。

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