はたらコラム

秘書の仕事とは|仕事内容・やりがい・心構えなど

2019.02.01

  • ビジネス

秘書がどんな仕事してるか、皆さんご存知でしょうか?本日は、秘書が行っている仕事内容や、やりがい、大変さ、求められる心構えなどをご紹介いたします。

秘書の仕事内容

秘書の仕事とは、上司が業務に集中できるようにあらゆる補佐業務をすることです。組織や担当する上司によっても業務範囲が異なります。

<主な仕事内容>
 ・スケジュール管理
 ・出張手配
 ・来客・電話応対
 ・贈答などへの返礼(お礼状)
 ・文書管理
 ・情報収集・管理(ファイリング)

信頼される秘書になるための心構え

(1)守秘義務の厳守
秘書は常に機密情報に接しています。しかし秘書業務で知り得た情報は絶対に口外しないというのが鉄則です。

(2)気配り力をもつ
「言われたことをこなす」だけでなく、期待を超える気配り力で上司をフォローします。そのためには、上司の求めるものを感じ取る「観察力・想像力」と気配りを実践するための「行動力」が必要です。

(3)高い事務処理能力が必須
さまざまな業務を同時並行でこなさなければならない秘書に、高い事務処理能力は必須です。突発的に入ってくる仕事についても、優先順位をつけ上司が円滑に働けるように補佐します。

(4)越権行為は許されない
決裁業務の代行や上司の代わりに押印をする行為は秘書業務の範囲をこえた「越権行為」として禁止されています。また、上司の許可を得ずに関係者と何かを決定することも禁止されています。

(5)きく必要のないことは聞かない
外部に漏らすことの許されない極秘情報(M&Aや組織体制の変更、人事関連の情報など)について執拗に質問してはいけません。どうしても上司に確認しなければ仕事が進められない場合には、「○○のために、どうしても確認したいのですが」と前置きをしてからききましょう。

(6)社内のうわさ話には加わらない
雑談の延長で、『「○○専務は怒りっぽい」という噂だけどあなた大丈夫?』と社内の人から聞かれることもあるかもしれませんが、秘書として上司の悪い側面を伝えることは控えましょう。

秘書の仕事、ここが大変

・上司のタイプに合わせた対応が求められる
自分で全てやりたいタイプ
スケジュール管理等を秘書に任せるタイプ
雑談が好きなタイプ
せっかちなタイプ
細かいところにこだわるタイプ

など、さまざまなタイプの上司の担当になる可能性があります。
「前の上司はこうだったから…」という先入観を持たず、上司のパーソナリティを把握する必要があります。

・「秘書は接遇スキルがあって当たり前」という目線で見られる
身だしなみや敬語・言葉遣い、来客応対などの接遇スキルは一般社員にも求められていますが、秘書にはそれ以上の上級マナーが求められます。また、秘書のイメージは組織や上司のイメージにつながっているため、「プロ意識」を持って行動しなければなりません。

秘書のやりがい

・上司の要望を先読みして対応できたとき
「上司が何を望んでいるのか」を先読みすることは難しいかもしれませんが、経験を積み重ねる中で、上司の考えを正確に読み取り、適切な対応ができた時、達成感を感じます。

・上司や関係者に感謝されたとき
秘書業務に関わる人は社内外問わず、幅広いです。細やかに気遣いのある対応をすることで、「ありがとう」と言われるとうれしさを感じる、という人もいるようです。

いかがでしたでしょうか。 秘書が期待を超える働きをできるかどうかで、上司のパフォーマンスも変わるため、秘書の仕事は責任重大です。
仕事内容は多岐にわたり、イレギュラーにも柔軟に対応するため苦労も多いですが、その分やりがいも大きい仕事であると言えそうですね。

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