仕事の進め方研修～秘書としての仕事の仕方編（1日間）

仕事の進め方研修～秘書としての仕事の仕方編（1日間）

「上司が重要な業務に集中できるように」、秘書としての心構えと上司をサポートする幅広い業務を学ぶ

研修No.B HTW200-1000-3116

対象者

・秘書として上司のサポートをしている方
・会社で秘書的な役割を担うことになった方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 秘書業務をすることになったため、必要なことを１から学びたい
  • 初心に戻って、秘書業務の基本をあらためて学び直し、できる秘書になりたい
  • 上司の仕事やリスクを軽減する取り組みを知り、上司が求めることに応えたい

研修内容・特徴outline・feature

本研修では、基本的な秘書の仕事、１日の流れや秘書としての心構えをしっかりと理解していただいたうえで、秘書が具体的に行う以下のような仕事を、学んでいただきます（上司のスケジュール調整、出張手配・管理、会議や接待の調整、来客応対、電話対応、冠婚葬祭の対応など）。

秘書は、上司の重要な業務を管理するため、組織の機密情報に触れる立場としての心構えやあるべき姿など、高い人間力が求められます。さらに、上司が重要な業務に集中できるように幅広い種類の仕事を担うため、高い事務処理能力や上司の信頼を得るコミュニケーションスキルが求められます。これらを、実践のワークやケーススタディを通して、現場で振り返り、活用できるレベルで身につけていただきます。

研修のゴールgoal

  • ①今の上司にとっての「ありがたい秘書の姿」を理解する
  • ②スケジュール管理のポイントを理解し、出張手配・管理、会議や接待の調整ができる
  • ③エグゼクティブな相手に対する立ち居振る舞いや電話応対・来客応対が丁寧に行える
  • ④上司の特徴や判断軸を学び、上司の指示がなくても仕事が進められる

研修プログラム例program

  内容 手法
  • １．秘書の仕事とは
    【ワーク】秘書の仕事をひと言でいうと、どのような仕事か
    （１）秘書の仕事をひと言であらわす
    （２）組織によって異なる秘書のあり方
    （３）立場を変えて考える秘書の役割
    【ワーク】それぞれの関係者から求められる役割を明確にする
    （４）信頼を得ることが秘書としての第一歩
 講義
ワーク
  • ２．秘書としての心構え
    【ワーク①】上司からみた「ありがたい秘書」を考える
    【ワーク②】上司からみた「よくない秘書」を考える
    （１）求められる上司への気配り
    （２）お客さまへの気配り～「おもてなしの心」で対応する
    【ワーク】あなたが実践している気配りを共有する
    （３）上司の補佐に徹する～"やるべき仕事"に集中できる環境づくり
    （４）守秘義務の厳守～秘書は組織の機密にふれる立場
    （５）越権行為は許されない～「できる」「できない」の線引き
    （６）きく必要のないことは聞かない
    （７）最適な言葉を選ぶ～伝え方の工夫
    （８）その他のケースにおける留意点
    【参考①】上司の態度・表情から察知するために
    【参考②】上司の状況を確認するコミュニケーションとは
 講義
ワーク
  • ３．秘書の仕事内容を知る
    （１）秘書の一日とは～ある秘書の一日のスケジュール
    （２）日々発生する仕事～発生しなくても必ず自らきく
    （３）不定期に発生する業務～上司の指示がなくても行う仕事
    （４）突発的に発生する仕事～予測と見直しの重要性
    【ワーク】業務において、「その場限りの対応」になりがちなことを洗い出し、その原因を考え、再発防止策を考える
    【ワーク】コラムを読み、上司がいないときこそやるべきことを洗い出す
    【参考】秘書に求められる仕事の進め方～判断基準
 講義
ワーク
  • ４．秘書に求められるスキル
    （１）秘書に求められるスキル～高い事務処理能力
    （２）スケジュール調整の難しさ
    【ワーク】スケジュール調整における悩みや課題を共有する
    （３）スケジュール管理
    【ロールプレイング】３つの設定をもとに、上司役・秘書役に分かれてスケジュールの摺り合わせをする
    （４）出張手配・管理
    【ケーススタディ】急遽出張が入ったケースを読み、出張手配を考える
    （５）会議の設定と準備
    （６）接待
    【ワーク】接待のお店選びについて、工夫している点を共有する
    （７）情報管理
 講義
ワーク
  • ５．秘書の接遇
    （１）まずは身だしなみから～調和のとれた服装を心がける
    【ワーク】信頼される秘書になるために、どのような身だしなみを心がけたら良いか考える
    （２）来客応対
    【ロールプレイング】上司在席中に、急に旧知の仲だという来客が来た
    どのように対応するか考える
    （３）電話応対
    （４）お茶出し
    （５）お見送り
    【ペアワーク】お見送りのロールプレイングをする
    （６）慶事の心得
    （７）弔事の心得
    【ワーク】冠婚葬祭の場合の数字を書いてみる
    （８）水引のマナー
    【ケーススタディ】祝儀袋の記載内容を考えてみる
    （９）贈答のマナー
    【ワーク①】贈答品として喜ばれるものを目的別に考え、そのときの注意点も考える
    【ワーク②】贈りものを頂いた場合のロールプレイングを、２つのケースにおいて実施する
 講義
ワーク
  • ６．まとめ
    【ワーク】目指したい「秘書像」を考え、その秘書像に少しでも近づくために、意識することやすべきことを考える
    【参考】送付書類文例集
    （１）招待状・案内状
    （２）お祝い状
    （３）お礼状
 ワーク

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カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2024年5月　　　　　28名
業種
その他市区町村など
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 秘書として身につけておくべき知識を一通り学べ、非常に有益でした。１つ上の接遇を目指し、日々の言葉遣いや所作に気をつけていきます。
  • 上司や相手を思った行動を意識しようと思いました。受け身にならず、上司のサポートができるよう事前準備に手を尽くします。
  • ロールプレイングを通して、自分では気づけない癖や姿勢の悪さに気づくことができました。前傾姿勢など、すぐにできることから実践・継続します。

実施、実施対象
2017年 9月　　　　　8名
業種
医療
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
87.5%
参加者の声
  • 秘書の役割を見直す良い機会になりました。立場や状況をよく見て臨機応変に対応し、かつ越権行為にならないように注意を払いたいと思います。
  • 自分の「秘書とは」という認識や、日頃心がけていることが間違ってなかったと再確認できました。その他のセクレタリーの方にもこういう認識をもって頂きたいと、日頃思っている内容でしたので、良い研修だったと思います。
  • ホスピタリティを今まで以上に大切にしていきたいと思います。秘書業務に携わる心構えや日々意識していることを、改めて考え直す良い機会となりました。

実施、実施対象
2017年 7月　　　　　5名
業種
製造業（日用品）
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 秘書の初心にもどらなくてはならないと思いました。まだまだ出来ていないと思うことの再確認が出来ました。
  • 秘書としての心構えについてきちんと考える機会となりました。また、たいへん分かりやすく教えてくださり勉強になりました。
  • 迷っていたことなど質問をして得ることができました。今日習得したことは明日から実践したいと思います。

実施、実施対象
2016年 9月　　　　　15名
業種
その他市区町村など
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
93.3%
参加者の声
  • 秘書は市の顔、秘書は心。上司に信頼される職員になれるようスキルを磨き、プロ意識を持って業務に励みたいと思います。
  • 様々な例をだし、お話しいただいたので、分かりやすく、また実際に体験しどのように対応すればよかったか分からなかったものについても答えが分かりよかったです。
  • 秘書業務の基本を学ぶことが出来、心が晴れた気持ちになれた。まず、業務に向き合う面で前向き、職務に専念できる気がします。

開発者コメントcomment

本研修は、秘書としてあるべき“高い人間力”を身につけることを目的としています。秘書といっても、事務処理能力や、上司の信頼を得るコミュニケーション能力があれば良いというわけではありません。「基本とされる秘書業務とは何か」、「秘書としての心構えや業務内容の理解」、「秘書として求められる接遇レベル」などが挙げられます。各スキルに応じてロールプレイングなどの実習も踏まえて学んで行きます。

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