はたらコラム

いまさら聞けない!ビジネスメール文章力の基本

2019.05.29

  • ビジネス

現代のビジネスシーンには欠かせないツール、メール。基本的な文章力の有無が、仕事場での評価を左右すると言っても過言ではないでしょう。社内はもちろん、取引先や顧客とのビジネスを円滑に進めるために、ビジネスメール文章力の基本をしっかり確認しておきましょう。

文章力は「簡潔」で「わかりやすい」が基本

相手の視点に立った言葉選び

読み手に最も嫌われるのが「文章が曖昧」なメール。 必要十分な情報を伝えるには、相手の視点に立つことが重要です。たとえば「長い時間をかけて構想を練ってきました」という表現。
相手の立場では「長い時間」が具体的にイメージできません。「昨年10月から5カ月間、構想を練ってきました」と数字で表した方が、読み手に伝わりやすい文章となります。



一文は60文字未満を目安に

必要な情報を網羅しようと、長いメールを送る人がいますが、何度もスクロールしなければならない文章は読み手にストレスを与えてしまいます。
単語の重複や不要な修飾語は省いて、できるかぎり簡潔にまとめましょう。
また、一文が長すぎると、何が言いたいのかわからなくなってしまいます。一文の長さは60文字程度が目安だと覚えておきましょう。

件名は要件を具体的に伝える

受信箱から見つけてもらうために

ビジネスパーソンは一日に何通ものメールを目にします。相手に自分が送ったメールを見つけてもらい、必要な対応をとってもらうためには、具体的な要件が一目でわかる件名をつけることが大切です。

更に、縦と横にそれぞれ人間関係があり、情報共有と意思疎通ができていれば、問題が起こった際の対応もそれまでの背景が分かっていれば早いでしょう。

「○○について」だけでは伝わらない

よく見かけるのが「次回の会議について」や「新製品販売について」といったもの。 これではメールの内容が曖昧で、後回しにされてしまうかもしれません。

「4月15日の会議参加者のご確認」や「新製品の販売日時変更のお知らせ」など、相手がとるべきアクションがわかるような件名をつけるとコミュニケーションがスムーズになります。

メール本文の基本は「結論」→「理由」→「詳細」

最初に結論を提示

前置きがダラダラと長いメールは「結局何が言いたいのか」と相手に不快感を与えてしまいます。
まずは「結論」、その後に「理由」「詳細」の順で表記すると読み手がメールの概要を把握し、頭を整理しながら読んでいけます。
「弊社の新サービスについて、ご案内いたします」や「5月10日にご提案いただいた件、承認がとれました」など冒頭でハッキリとメールの目的や結論を提示しましょう。



対応が必要な場合は文末に記載

メールを読んだ後、相手に何らかの対応をしてほしい場合は、文末に「お返事をお待ちしております」や「確認が取れましたら、ご連絡ください」などと添えることで、スムーズな対応につなげることができます。

文章力が高い人の応用テクニック

文章力が高い人は、相手へのリスペクトを伝える言葉選びをします。定番の挨拶である「お世話になっております」を「いつも大変お世話になっております」とするだけで、ただの定型句が心のこもったフレーズに早変わり。

夜遅くにメールする場合は「夜分遅くに失礼いたします」、何かを依頼する時は「ご多忙のところ、大変恐縮ですが」をつけましょう。相手への配慮を文面に表すことで、好印象につながります。

これって間違い?敬語の誤用は悪印象のもと

上から目線の「了解しました」はNG

「了解」は尊敬語ではなく「許可を与える」という意味なので、御存知の通り上司や取引先の方に使うのはNG。
どんなにフランクにやり取りができるお客様や上司でも「承知しました」や「かしこまりました」を使う様に癖づけましょう。

オフィスで定番の「お疲れ様」という挨拶も目下の相手に使う言葉なので、ビジネスメールには不向きです。



「させていただきます」はTPOに合わせて

敬語の誤用例の代表格が「させていただきます」です。「させていただく」とは相手の許可を得て行うことなので「会議で検討させていただきます」や「運用開始させていただきます」など自発的な行動には「いたします」をつけるのが正解。

しかし「させていただきます」が絶対にNGというわけではありません。「貴社の会議室を使わせていただきます」や「ご依頼を受けさせていただきます」など、相手から許可をもらうことや利益を受ける場合は使用可能です。

文章力は一日にして成らず!

文章力は一朝一夕では身につきません。基本テクニックをおぼえるのも大切ですが、一番重要なのは自分のボキャブラリーを増やしておくこと。

仕事の方向はどんどん変化していくものです。報連相がしっかりしていれば、因果関係や時系列の流れを周囲や上司にも理解してもらえ、全体像を掴んでもらうことでつじつまが合い、混乱も防げます。

ビジネス書を読む、自分に届いたメールから学ぶなど、身の回りのソースを有効活用して言葉の引き出しを増やし、文章力を磨いていきましょう。

配信元:日本人材ニュース

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