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分かりやすく要点を伝えるコツを習得する

「相手に意図が伝わらない」その原因は何か？

上司への報告、他部署との調整や顧客への提案など、自分の意見や想いを他者に伝える機会は階層を問わずたびたびあります。しかし、「結局何が言いたいのか理解できないと上司に言われた」「説明が長くなってしまい結論が伝わらなかった」「話がずれて本来の目的を話すことができなかった」など、短時間で要点を伝えることに苦手意識がある人は多いといえます。自分の伝えたいことが相手に上手く伝わらない主な理由は、伝える側の意図が不明瞭になってしまうこと、相手の立場で捉え直すことができないことの２つに大別されます。

机上の空論でない、現場で使える「伝える」スキルを磨く

インソースの研修では、相手に伝わらない原因を考え、内容を事前に整理して相手の立場で話す訓練を徹底的に行います。業務改善の提案や他部署への協力依頼など、業務で発生する「伝える」場面をケーススタディやロールプレイングで実践し、現場でのアウトプットを促します。口頭で伝えるスキルだけではなく、報告書などの文書作成や資料をよりわかりやすく構成するための図解化思考、大勢の前でプレゼンテーションのポイントなどの要素を組み合わせることもおすすめです。

分かりやすい伝え方研修のポイント

分かりやすい伝え方とは何か、その型を学ぶ

分かりやすく話すためには、まず「分かりやすい話」とはどのようなものかをきちんと理解しておかなければなりません。研修では、目的・意図を明確にして、相手がどのようにその話を受け取り、どのようになってほしいのかを考えます。そのうえで必要な情報を整理して話を組み立て、効果的な展開を身につけます。情報を取捨選択し、うまく構造化するためには、ロジカルシンキングを習得するのが基本です。

説明する際の「話し方」を知る

上記のように話す内容がしっかりと準備できても、「声が小さい」「聞き取りづらい」など話し方が良くなければ、相手に話は伝わりません。声の強弱や間の取り方、相手の年齢などに合わせた言葉の選択など、「伝わる話し方」を演習を通して学びます。

分かりやすく伝えるための多様なプログラム

口頭での説明や報告の仕方を学ぶ研修のほかに、自分のプレゼンをビデオで撮影して確認するプレゼンテーション研修、文書や資料の作成に比重を置いたワンペーパー資料の作り方研修、その他顧客との交渉の場面を想定したものや会社説明会のリクルーター向けなど、これまで多くの業種や職種の受講者の方々のお悩みを解決に導くコンテンツを開発してまいりました。インソースなら、お客様のご要望に即したプログラムのご提案が可能です。

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「今」を捉えたインソースの研修

インソースでは、時代の変化に寄り添い新たなニーズに応えるため、毎月新作研修を開発しております。外部環境の変化に対応すべく今必要なスキル、最近耳にする新しい分野など多数ご用意しておりますので、その中で本テーマにおける新作研修をご紹介します。

分かった！と言わせる話し方研修～グライスの協調の原理に学ぶ

研修開発者の思い・こだわり

グライスの語用論を用いると、話すときの「ことば」そのものだけでなく、会話を成立させるための文脈や解釈に注目することになります。こうした理論を土台に、「相手にきちんと伝わる話し方ができる人」がやっていることを実践的なポイントとして抽出し、プログラムを構成しました。理論と経験を重ね合わせながらコミュニケーションスキルを磨くことができる研修です。

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お客さまから「分かりやすい伝え方研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

上司への報告、他部署との調整、顧客への提案など、自分の意見や想いを伝える機会は階層を問わず多く、ビジネスパーソンにとって必要不可欠なスキルであるといえます。しかし現状として、短時間で言いたいことの要点を伝えることが苦手と感じている方は非常に多くいらっしゃいます。相手に伝わらない原因を考えていただいたうえで、①内容を事前に整理し、②相手の立場で話す訓練を徹底的に行うことが、本研修のポイントです。

インソースの研修では、受講者が日頃困っているケースをもとにした演習で学んでいただくことが可能です。これは受講者の職種、役職、求められるレベル感などに応じてカスタマイズが可能である弊社だからこそ実現ができることです。
例えばIT企業における若手社員向けであれば、「上司への口頭での報告」「業務改善の提案」「他部署に協力を依頼する」など業務上よく発生するシーンを課題にします。グループメンバーとのロールプレイングや講師からのフィードバックにより確実にスキルの習得へと導きます。

また、口頭での「伝える」スキルだけではなく、議事録や報告書の作成などの「書くスキル」や、パワーポイントを用いた「プレゼンテーションスキル」などの要素を組み合わせることも可能です。ぜひ営業担当にご要望をお聞かせください。
アプローチ方法はいくつか考えられますが、話が分かりやすい人と分かりにくい人の話し方はどこが違うのかをを考えてみるとよいでしょう。
例えば話が分かりにくい人の場合、事実と自分の考え（＝主観）を混ぜて話してしまっていることが多く、また話の流れが見えづらいため「何がいいたいのかわからない」と思われてしまいがちです。
一方で、話が分かりやすい人は、「なぜ」それを伝えるのかという意図が明確であり、また、相手の目線に立って客観的に話すことができています。そして、話の構造が明確であるため、「起承転結」もイメージしやすく、聞く方も安心して話を聞くことができます。

「分かりやすい伝え方」研修では、話が分かりやすい人が身につけている話し方の方法論やノウハウをふんだんにお伝えします。そしてそれを理解し、実践できるようになるための演習を行います。
話すのが得意に見える人ほど、伝え方がうまい人から学び、自ら話す機会をつくっているものです。そういう意味で受講後も自らアウトプットする（＝話す）機会を増やされることをおすすめいたします。
例えば事実・主観・余談が混じった「上司への報告・提案」の悪い例文を一分間で話せるように要約を行います。要素を分解し、因果関係を見直し構造化することで、分かりやすい文章構造にするスキルが身につきます。
また、研修の最後には、自由に設定したテーマをもとに他の人に説明する総合演習を行います。チェックシートを用い、互いにチェックしあうことで、客観的に自身の改善点を見つけられるという点も満足度の高いポイントの一つです。

演習では職場で実際によく発生する「伝えるシーン」を課題とすることによって、研修効果が高まります。受講者の皆さまに少しでも多くの発見を持ち帰っていただき、職場で実践していただけるようご提案させていただきます。
また、ご希望がございましたら受講者に事前にアンケートをとることが可能です。それにより、受講者一人ひとりの課題を事前に把握し、つまづいている課題として多いものを研修の中で取り上げたり、研修の中で個別にフォローするなどの対応が可能です。

研修効果向上　事前課題アンケート
口頭での説明（報告）の仕方を学ぶ最もスタンダードなプログラム（「分かりやすい説明の仕方研修」）のほかに、自分のプレゼンをビデオで撮影して確認する「プレゼンテーション研修」、論理的思考力を話す・書く・図解に生かして説得力を高める「ロジカルシンキング研修～納得を引き出す論理的な伝え方」などのご用意があります。それ以外にも、ご要望に応じて研修内容のカスタマイズが可能ですので、ぜひご要望をお聞かせください。

・伝える内容を分かりやすく整理するなら
分かりやすい説明の仕方研修（１日間）

・伝える内容から、伝え方まで網羅的に習得するなら
プレゼンテーション研修～最強の話し方の３原則（１日間）

・ロジカルシンキングと伝え方を網羅的に学びたいなら
ロジカルシンキング研修～納得を引き出す論理的な伝え方（２日間）

・分かりやすい文書の書き方を習得するなら
ロジカルシンキング研修～論理的で分かりやすい文書の書き方習得編（１日間）
可能でございます。
実際に新入社員や若手、中堅の方々向けの研修の１テーマとして、その他のテーマ（例えば、マインドセット、フォロワーシップなど）と組み合わせて１日間のプログラムとするようなアレンジをさせていただくこともございます。まずはお気軽にご相談ください。

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