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ビジネス文書レベルアップ研修～相手が唸る文書の書き方（１日間）

ビジネス文書レベルアップ研修～相手が唸る文書の書き方（１日間）

上司が思わず唸ってしまうほどの「マーベラスな文書」を作るうえで必要なことを、実践的に理解する

研修No.B BWR100-0000-4150

対象者

  • リーダー層
  • 中堅層
  • 管理職層
  • ・基本的なビジネス文書作成スキルをお持ちの方
  • ・部下や後輩の作成した文書をチェックする機会の多い方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 提案書などでお客さまの興味をそそるような文章を作成したい
  • 忙しい上司の目に留まり、納得してもらえる文章を書くコツを知りたい
  • 人の書いた文書について、どんな観点で指摘をすれば良いかを学びたい

研修内容・特徴outline・feature

ミドルクラスのビジネスパーソンには、新人・若手に求められるような最低限のレベル以上の文書作成力が求められています。上司が思わず「唸る」ような説得力のある文章や、一目でお客さまの心を動かすような文章を作成する、あるいは部下の書いた文書を添削するという立場にある方もいらっしゃるでしょう。

本研修では、こうしたケースごとの文書に関わる作業のポイントを踏まえ、必要なスキルをワークで実際に手を動かしながら習得することで、総合的な文書作成力の向上を目指します。

研修のゴールgoal

  • ①忙しい人に確実に読んでもらえる文書が書ける
  • ②一目置かれる説得力のある文章が書ける
  • ③相手を動かす印象に残る文章が書ける
  • ④部下の作成した文書を添削できる

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．文書作成においてミドルクラスに期待されること
    【ワーク】ビジネス文書に関わるシーンで感じる課題とは？
    （１）ミドルクラスならではの文書における課題とは
    （２）ミドルクラスが遭遇する4つのシチュエーション
講義
ワーク
  • ２．忙しい人に確実に読んでもらえる文書を書く
    （１）「要するにどういうこと？」と言われないために
    【ワーク】読む相手の状況に思いをはせる
    （２）読む相手の状況に思いをはせる
    （３）作成する文書の目的を明確にする
    （４）必要な要素をミニマムに厳選する
    【ワーク】文書を塊ごとに区切り、小見出しを付ける
    （５）要約力を磨く
    （６）タイトルで端的に表現する
    【ワーク】文書にタイトルをつける
講義
ワーク
  • ３．一目置かれる説得力のある文章を書く
    （１）本当のことなのに納得感に欠けるのはなぜ？
    （２）「主張」と「根拠」と「提言」を整理する
    【ワーク】文書を「主張」「根拠「提言」に分けて再構成する
    （３）根拠をファクト（事実）で補強する
    【ワーク】説得力を高めるためのファクトを補う
講義
ワーク
  • ４．相手を動かす印象に残る文章を書く
    （１）きれいな文章は相手の印象に残らない！？
    （２）人柄を伝える「パーソナルな要素」
    （３）熱意を伝える「エモーショナルな要素」
    （４）興味をそそる「Something Newな要素」
    【ワーク】相手の印象に残るような文面にするために加筆する
講義
ワーク
  • ５．部下・後輩の作成した文書を添削する
    （１）部下・後輩の文書力向上は上司の添削力次第！？
    （２）「型」のチェック
    （３）「表現」のチェック
    （４）「中身」のチェック
    【ワーク】部下・後輩の報告書に「型」「表現」「中身」の３つの観点で添削する
講義
ワーク

5290

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2019年10月　　　　　17名
業種
非営利団体・官公庁関連組織
評価
内容：大変理解できた・理解できた
94.1%
講師：大変良かった・良かった
82.4%
参加者の声
  • 自分の報告書作成時の参考にするとともに、後輩指導時にも自信をもってアドバイスができるよう、今回の研修での学びを生かしたい。
  • 文書作成は得意な方だと思っていましたが、初めて知ることも多く、良い振り返りの機会となりました。もう一歩、意識を高めた文書を作成できるようになります。
  • 自分では理解して実践していたことであっても、それを指導的な観点で伝えていくのは非常に難しいと感じた。起案書の作成や資料を作成してもらう際などのチームメンバーへの指導する際のヒントにしたい。

受講者の声をもっと見る

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。
お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。
可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。
可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。

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