メール作成力向上研修～意図を正しく伝え、相手を動かすメールを書く（半日間）

非対面でのコミュニケーションをスムーズに行い、仕事を効率的に進める

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対象者

若手層
中堅層
管理職層

・メールを作成する機会の多い方

よくあるお悩み・ニーズ

なぜかメールで伝えるとうまく伝わらない
短時間でメールの書き方のポイントを学びたい

研修内容・特徴outline・feature

本研修では、意図を正しく伝え、相手に動いてもらうためのメールの書き方について学んでいただきます。メールの型の一部である、「送信先」「件名」「用件・詳細内容」のそれぞれで、どのような点に気をつけて書くべきか整理します。これまで無意識に行っていたことや、デキる人のノウハウを学び、現場で使えるスキルを磨いていただきます。

研修のゴールgoal

①メールを書く前の事前準備を徹底できるようになる
②相手に伝わるメールを書くための工夫ができるようになる
③メールに関する失敗を減らし、仕事を効率的に進められるようになる

研修プログラム例program


	内容	手法
	１．なぜメールは伝わりにくいのか	講義
	２．「送信先」～情報を伝える相手を決める（１）「誰に」「何を」「どうしたいのか」明確にする（２）情報を伝える段取りを考える～最初に誰に伝えるか（３）To・Cc・Bccの効果的な使い方	講義
	３．「件名」～読む読まないは件名で決まる（１）件名はメールの顔（２）相手に伝わる件名のつけ方　①緊急度・重要度は冒頭に　　②メールを送る目的を一言で　③用件の概要を要約する　　④相手のメールへの返信や転送の場合【ワーク】日頃、件名をつけるときに工夫していることを共有する	講義ワーク
	４．「用件・詳細内容」～相手がスムーズに動ける文を書く（１）用件～なぜメールを送ったのか一文でまとめる（２）「察して」はNG～必要な情報をモレなくそろえる　①「何を」「いつまでに」「どうする」を明確に　②１メール１用件が原則～あれこれ盛り込みすぎはNG （３）長文メールは読まれない　①基本は短く～相手との距離感で「省略」も可能　②レイアウトで読ませる～改行の効果的な活用　③不要な助詞・助動詞・接続詞を削る　④同じ文章（言葉）を繰り返さない　⑤長いフレーズを選ばない【ワーク】長文メールを簡潔にまとめる（４）相手の次の行動をサポートする　①期限を伝える　　②返信しやすい「箇条書き」で　③「伝えたいこと」と「配慮」のバランス～回りくどすぎはNG	講義ワーク
	５．まとめ	ワーク

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カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

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{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

「メールを送ったのに全然返信してもらえない」「送ったメールが意図した内容とは別の解釈をされてしまい、トラブルになってしまった」そのようなお悩みのお声をよくお聞きします。

近年、ビジネスシーンのコミュニケーションツールでは「メール」が主流です。テレワークの導入が進んだ組織では、非対面でのコミュニケーションで求められる「文章化」のスキルがよりいっそう重要となります。改めて幅広い階層の方に、「メール」の作成について学んでいただけるよう、本研修を企画いたしました。

研修のプロがお答え全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

インソースのビジネス文書研修のポイントはなんですか？

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。

ビジネス文書研修と言ってもたくさんの種類があるようですが、どのように選んだらよいですか？

お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。

当社で使用する文書のフォーマットをテキストに盛り込むことはできますか？

可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

ビジネス文書研修ではどのような演習をしますか？

演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。

短時間での研修実施は可能ですか？

可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。