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営業事務の仕事とは？はじめての人が知っておくべき４つのポイント
営業事務とは、営業担当者が本来の業務に集中できるよう、事務的な業務をサポートする役割です。
企業の売上を支える営業活動は、書類作成や顧客対応など多岐にわたる業務が伴います。営業事務は、そうした業務を裏方として支える「縁の下の力持ち」として、非常に重要なポジションです。
はじめて営業事務を担当する方の悩み
営業事務の仕事は幅広く、初めて担当する方にとっては「何から始めればいいのか分からない」「ミスをしてはいけないプレッシャーがある」「営業との連携がうまく取れるか不安」といった悩みがつきものです。ですが、ポイントを押さえて業務に取り組めば、着実にスキルを身につけていくことができます。
はじめての営業事務でおさえるべき４つのポイント
①営業事務の多様な業務を理解する
営業事務の業務は多岐にわたります。まずは自分が担当する業務を上司や先輩に確認し、１つひとつ丁寧に対応していきましょう。
- 書類作成・チェック
お客さまとの取引に必要な見積書・納品書・請求書などの書類を、迅速かつ正確に作成・確認する業務です。 - 顧客管理
お客さまの基本情報や取引履歴、契約期間などの重要情報を正確に入力・更新・管理する業務です。 - お客さま対応
営業が不在時にお客さまとの連絡対応を代行し、電話やメールでの簡単な問い合わせにも応じる業務です。 - 在庫管理・受注出荷管理
在庫や受注出荷の管理を通じて、商品の在庫状況を把握し、不足時の発注や注文内容に応じた出荷を迅速かつ正確に行う業務です。 - 備品管理・その他
郵便物の受理や発送、職場の備品管理を行う業務です。社内回覧用の資料作成や営業に代わり、経費精算、交通費精算を行うこともあります。
②営業と円滑に上手く連携して業務を行う
営業事務は、営業担当者との連携が非常に重要です。営業のスケジュールや業務内容を把握し、必要な情報をタイミングよく共有することで、業務がスムーズに進みます。日頃からコミュニケーションを大切にし、信頼関係を築くことが、営業事務としての成長につながります。
③正確さとスピードのバランスを意識する
営業事務の業務は、ミスが許されない重要な情報を扱う場面が多くあります。同時に、営業活動を止めないためにはスピードも求められます。確認作業を怠らず、効率的に処理する工夫をすることで、正確さとスピードの両立が可能になります。
④分からないことはすぐに相談・確認する
初めての業務では、分からないことが出てくるのは当然です。自己判断で進めるよりも、上司や先輩に相談・確認することで、ミスを防ぎ、安心して業務に取り組むことができます。質問する姿勢は、信頼される営業事務になるための第一歩です。
まとめ
営業事務は地味な仕事と思われがちですが、営業とのコミュニケーションを密にすることで、会社の売上を大きくすることが可能な重要な業務です。
はじめての営業事務研修～基本業務編
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営業事務としての振る舞い方や営業とチームで仕事を進める方法を学び、仕事の目的や全体の流れをイメージしていただきます。また「資料作成・確認」や「情報管理」方法について、手を動かしながら体験いただきます。
対象者
- これから営業事務として働く方
- 営業事務の経験があり、あらためて基礎を学びたい方
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状況や環境のように「仕組み」について焦点を当て、業務の属人化を防ぐことができるとともに、業務の改善につなげます。
事務職のためのセールスマインド醸成研修
顧客の想いを汲んだり社内の仲間とのコミュニケーションに心を配るといった気遣いは、「人」である私たちにしかできないことです。
ＡＩに取って代わられることのない、会社の利益や顧客意識、コミュニケーション力、業務改善の視点から、組織に貢献する事務職のマインドを学ぶことができます。
