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マネージャーとして仕事をスタートさせる～さまざまな確認｜新任マネージャーの方法論４
新任マネージャーとして着任した場合、まず、さまざまな確認を実施する必要があります。確認する際は、自分の中の常識と、現場の仕事の仕方や常識を、すり合わせていくようにしています。
- 社内ルールやマニュアルを確認する
- 業務フローを確認する
- 仕事の深さを確認する
１．社内ルールやマニュアルを確認する～ルール軽視はヤバい
重大なトラブルは、決まって「ルールを守らなかった時」に起きます。現場では無意識に社内ルールやマニュアルを逸脱していることがよくあります。合理的な理由がある場合もあれば、作業を楽にするために、どこかのタイミングで逸脱が発生し、それがずっと現場の常識になり、逸脱していることが、わからなくなっている場合もあります。
- 社内ルールやマニュアルをマネージャー自身がしっかり読む
現場ヒアリングで納得しない。根拠やエビデンスを確認します。 - 過去事例を学ぶ
過去の事故事例からルールができた理由などを確認します。 - 正当な理由でルールの逸脱があれば「新ルール」に変更する
ルール逸脱を発見したら、まずは話を聞き、それが妥当であると判断したら、関係部署と協議し、マネージャーが責任を持ってルールを変更すべきです。
２．業務フローを確認する～生産性向上のために確認する
着任した際、現場は何かバタバタしているなと感じる場合、業務改善の余地がどこかにあるということです。本来あるべき業務の流れになっていないのではないかと考え、チェックしていきます。
①まずは、チームの仕事量を確認する
自らの常識や残業時間などをチェックし、人数の割に仕事量が多い場合、最優先でカイゼンを検討します。仕事量が少ない場合は新しくすべき業務を検討します。
②業務フローを確認する
仕事のやり方に違和感がないか確認。私が感じる違和感は、以下の通りです。これらの課題を取り除く事で業務は大幅に効率化します。
- 大勢の人が一心不乱に同じ事務や作業をやっている場合
- 業務の繁閑が発生しており、「手待ち時間」がどこかにある場合
- 書類などが何度も同じ人を通過している場合
③時間管理の仕方を確認する
各メンバーの１週間の仕事時間割を３０マスに書いてもらい確認する。全員一緒に仕事をすれば、はかどる業務は多く、めいめいが自己の裁量で業務を行って良い時間と、一緒に仕事をすべき時間を、後日、決める元データとする。
④スキル状況を確認する
各メンバーの知識・スキル状況を確認します。生産性の低い現場は「忙しくて教育なんてやっている暇がない」事が多いので、今後スキルの低いメンバーに対し、教育時間を確保していけば、生産性は向上します。
⑤デジタル化の可能性を確認する～生成ＡＩやoffice365等活用状況確認
私が元ＳＥだからというのもありますが、生成ＡＩや既存のoffice365やGoogleWorkplaceなどを、うまくつかえば大きな業務削減ができます。現場での活用状況をいちいちチェックします。
インソースでは煩雑な健康診断事務を簡単なPythonのプログラムとoffice365のforms機能を組み合わせて大幅に削減したり、給与計算事務のチェックを生成ＡＩにやらせたりしています。これらは数時間程度学べば、開発できるものです。
以上の様な観点で現場業務をチェックします。
３．仕事の深さを確認する～職場がタコつぼ化していないか？
マネージャーとして着任した時、チームで協力して仕事をしているか、めいめいがタコつぼ化した一人業務を、ちくちくやっている状態かチェックします。各メンバーが自分だけの仕事に没頭し、タコつぼ化していれば業務の幅が広がらず、生産性向上は難しくないります。
加えて、タコつぼ化した業務の担当者は、余人に代えがたく、異動や昇進のチャンスが奪われたままになります。Job制が普及しつつあるこの時代、仕事の幅が広がらなければ、まず昇進はありません。前任者がマネジメント努力を怠ったからの現状ですが、新任マネージャーが覚悟を決めてタコつぼ改善をすべきです。
確認した後は改善に邁進
まずルールを守ること、時間管理方法を変えること、仕事の幅を広げること――どれも派手ではないかもしれませんが、これらを徹底することでリーダーとチームは必ずハッピーになります。業務を一つひとつ丁寧に見直し、マネージャーが一緒になって業務改善していくことで、チームの仕事の質は確実に向上します
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＜本記事の筆者＞
株式会社インソース 代表取締役 執行役員社長
舟橋 孝之（ふなはし たかゆき）
1964年生まれ。神戸大学経営学部商学科卒業後、株式会社三和銀行（現・株式会社三菱UFJ銀行）に入行し、システム開発や新商品開発を担当。店頭公開流通業で新規事業開発を担当後、教育・研修のコンサルティング会社である株式会社インソースを2002年に設立。2016年に東証マザーズ市場に上場、2017年には東証第一部市場（現プライム市場）に市場変更。
新任マネージャーの方法論シリーズ
