「生成ＡＩ活用基盤」を構築しデータ整備をする｜ＤＸの方法論６

今まで、ＤＸを社内で推進する方法を、組織論的に説明してきましたが、生成ＡＩ活用の鍵は社内外の「データ」に着目することです。この「データ」を生成ＡＩで利用できる形で、データウェアハウス（情報倉庫）保存することが極めて重要です。私はこれを生成ＡＩ活用基盤と呼んでいます。これがないと、生成ＡＩの効果は、限定的になると考えます。

社内の受発注データなど定型データを生成ＡＩ活用基盤に保存する

ビジネスのプロセスでは、様々なデータが出現します。例えば、売上や仕入れなどの受発注データは、社内の業務システムの中にあります。これらを生成ＡＩで自由に分析できる様な形で、生成ＡＩ活用基盤に保存すれば、業績向上にすぐ活用できます。先に書いたように細かな分析を実施すれば、業績向上の糸口が掴めるので、生成ＡＩを活用して分析します。

これらのデータは既に定型化されており、生成ＡＩ活用基盤の構築はそんなに難しくはないと思います。これらの定型データを、ＩＴ部門に依頼せずとも、誰もが自由に生成ＡＩで活用できるようになれば、飛躍的に経営判断のスピードアップが可能になります。

社内で未活用の非定型データを生成ＡＩ活用基盤に保存する

また、社内には顧客との面談記録、報告書類、出退勤時間のデータ、さまざまな目的で作られたExcelファイルに至るまで、多種多様なデータが存在します。しかし、今までは大半のデータがうまく活用されずに廃棄あるいは放置されていました。生成ＡＩでの活用を前提に、これらを生成ＡＩ活用基盤に保存すれば、業務効率化が可能になります。

今まで人が、いちいち判断を加えながら作業していたような事柄、例えば、Excelでできた、顧客との面談記録を分析し、新商品の販売リストを、生成ＡＩに作らせる事も可能になります。また、ＣＳＶデータで存在する過去の出退勤データから、長時間残業をする可能性のある人材を探し出し、その上司に残業削減のサポートを依頼するメールを打つなど、今まで社内システムになかったデータや、バラバラのシステムに格納されていたデータを活用することで、面倒だった事から解放されます。

具体的には以下のステップで進めます。これは経営者が主導し、全社で進めるべき仕事です。

社内にあるデータを、まずは集める
社内の業務システムのデータを、必要な部署が自由に使える様にする
生成ＡＩ活用基盤の管理ルールを作り、安定的に運用する

１．社内にあるデータをまずは集める

定型データについては、社内のシステムから、生成ＡＩ活用基盤に持ってくる仕掛けを、ＩＴ部門に開発してもらいます。最近は簡便なツールも数多く出現しているので、そんなに難しくはないと思います。

また、非定型データについては、少しでも生成ＡＩが読みやすいように、ルールを作ってデータを保存していきます。表形式になったもの、箇条書きにしたものは、生成ＡＩでも活用が容易です。

２．社内の業務システムのデータを必要な部署が自由に使えるようにする～データの民主化

集まったデータは、生成ＡＩ活用基盤に体系的に保存します。データは誰もが自由に使えるようにするのが基本ですが、業績情報や個人情報の様な、機密情報にはアクセス制限をかけて、どの部署の誰なら利用できるかを決め、制御する必要があります。加えて、生成ＡＩにも一定の制御が必要になります。これはＩＴ部門が対応すべき作業です。

３．生成ＡＩ活用基盤の管理ルールを作り安定的に運用する

次に、ＤＸ推進チームとＩＴ部門が協力し、生成ＡＩ活用基盤の管理・運営を、安定的に行うようにします。特に非定型データの管理は重要です。新旧データが混在したりすると、せっかくの生成ＡＩでも望む仕事はしてくれません。これらのデータの追加、更新、削除のルールを作り、正しく運営しないといけません。組織的にデータがおかしくならないように、チェックする体制が必要でしょう。

生成ＡＩ活用基盤を活用しＤＸを実現する

生成ＡＩ時代のＤＸ成功の鍵は「データ保存ルールの徹底」だと考えています。生成ＡＩはある意味、集合知なので、自社に最適化している訳ではありません。日本流の現場仕事でデータを丁寧に管理し、業務の精度を向上させましょう。これは生成ＡＩ活用における差別化になります。

「生成ＡＩ活用基盤」を構築しデータ整備をする｜ＤＸの方法論６

社内の受発注データなど定型データを生成ＡＩ活用基盤に保存する

社内で未活用の非定型データを生成ＡＩ活用基盤に保存する

１．社内にあるデータをまずは集める

２．社内の業務システムのデータを必要な部署が自由に使えるようにする～データの民主化

３．生成ＡＩ活用基盤の管理ルールを作り安定的に運用する

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