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業務改善が進まない３つの理由と突破の技術～現場の抵抗とリソース不足を超える方法
企業が抱える課題の一つに、日々の業務改善がなかなか進まないという問題があります。
改善の必要性は感じているものの、具体的にどのように動けばよいのか分からず、結果として改善が停滞してしまうケースは少なくありません。
本記事では、業務改善が回らない理由を整理し、関係者を巻き込みながら改善リソースを捻出し、全社活動として成果につなげるための実践的なポイントをご紹介します。さらに、改善活動を通じて組織全体の利益向上につなげる視点もお伝えします。
業務改善が回らない理由３選
業務改善が思うように進まない背景には、いくつか共通の要因があります。
１．人材や時間が確保できない
改善活動を担当する人材や時間の確保が難しいことです。日々の業務に追われる中で、新しい改善案を検討したり実行したりする余裕がない場合、改善活動自体が後回しになってしまいます。
２．関係者の協力が得られない
改善は一部門だけの努力では成果につながらず、関係する部署やメンバーの協力が不可欠です。しかし、改善の目的やメリットが十分に共有されていないと、協力を得ることは困難になります。
３．改善の優先順位や目標が明確でない
何を改善すべきか、どの順番で手を付けるべきかが不明確だと、取り組む側は迷いや不安を抱えやすくなります。その結果、改善が形だけになり、現場に定着しないことも少なくありません。
さらに、改善活動が組織全体の利益にどうつながるかが見えにくい場合もあります。改善の成果が現場の効率向上だけに留まると、組織としての価値創出や収益向上との関連が薄くなり、経営層の理解や支援も得にくくなります。
関係者を巻き込むためのポイント～目的共有・リソース確保・全社推進
改善の目的を明確に伝える
関係者に改善活動の意義や目的をしっかりと伝えることは、協力を得るうえで欠かせません。単に業務効率を上げるだけでなく、チームや部署全体の負荷軽減や品質向上、さらには組織全体の利益向上にどのようにつながるかを示すことで、協力や理解が得やすくなります。
改善リソースの捻出
改善には時間や人員などのリソースが必要です。しかし現場の業務量が多い場合は、改善に充てる時間が確保できないことがあります。その際は、優先度の低い業務を整理したり、タスクを他部署と調整することで改善リソースを捻出したりします。また、改善活動を小さなステップに分けることで、現場の負担を抑えながら進めることも有効です。
ここで新たな視点として、改善活動自体を社員教育の場として位置付けることも有効です。改善プロセスに関わることで、現場のメンバーは業務全体の流れや課題の本質を理解し、次の改善に活かせるスキルを身につけることができます。結果として、改善活動は単なる効率化の手段ではなく、組織の成長や利益向上につながる学習の場にもなります。
全社活動として位置付ける
改善活動を全社の目標や戦略の一環として位置付けることで、部署間の協力や理解が得やすくなります。トップマネジメントからの支援や方針の明示があると、現場のモチベーションも高まり、改善の定着につながります。
また、改善成果を定量的に示すことで、組織全体の利益や成果につながっていることを可視化することも重要です。これにより、現場のメンバーは自身の取り組みが組織全体に貢献している実感を持て、さらに主体的な改善行動を促すことができます。
実践的な業務改善の進め方～現状把握から改善の定着まで
現状の把握
改善対象の業務を整理し、現状の課題やボトルネックを明確にします。現場の声をヒアリングすることで、具体的な問題点を浮き彫りにすることができます。
改善案の検討
現状把握の結果をもとに、複数の改善案を検討します。この際、関係部署からの意見やアイデアを積極的に取り入れることで、現実的で実行可能な案が生まれやすくなります。また、改善案を検討する過程で、組織全体の利益やリソース配分への影響も考慮すると、より戦略的な改善活動が可能になります。
小さな改善から実行
大規模な改善はリスクが伴うため、まずは小さな改善から実行し、効果を確認しながら次のステップに進むことが推奨されます。改善の成功体験を積み重ねることで、関係者の協力も得やすくなります。小さな改善でも、積み重なることで組織の効率や利益向上に大きく貢献することがあります。
改善の定着と評価
改善活動の成果を評価し、現場に定着させることが重要です。成果が可視化されることで、他の業務や部署への波及効果も期待できます。
また、定量的な成果だけでなく、業務プロセスの標準化やチームの協力体制の向上など、長期的な組織価値の向上につながるポイントも評価に加えると、改善活動の意味がさらに明確になります。
プロジェクト推進研修～関係者を巻き込み業務改善を実現に導く
業務改善活動が上手くいかない真の要因を突き止め、実効性のある活動推進の手順やノウハウ、活動に投じる人的リソースの捻出の仕方などを学んでいただきます。
ワークでは、ある企業の業務改善における奮闘記を読んで、何が改善を阻んでいて、何がきっかけとなって成功につながったのかをグループ討議していただきます。
研修のゴール
- 部門を横断するような大型の改善プロジェクトを推進できるようになる
- 改善活動がうまくいかないときの対処法を知る
- 改善を進めるうえでの心構えを身につける
よくあるお悩み
- 業務改善の基本は分かっているが、より実践力を身につけたい
- 抵抗勢力によって改善が進まない
- 改善活動がフェードアウトしないコツを知りたい
- メンバーのモチベーションを保ちながら進めたい
セットでおすすめの研修・サービス
プロジェクトマネジメント研修～実行力強化編
成果を出すためのプランを立てることは当然ながら、プロジェクトマネージャーには、「日々起こる問題に対していかに迅速、的確に判断するか」「多様な立場・多様な価値観の人をいかにまとめるか」など、状況把握力・判断力・問題解決力・調整力が求められます。
本研修では、チームの組成、トラブル対処、変化する状況への対処など、プロジェクトを完遂に導くためのテクニックを学びます。
業務改善研修
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本研修では、業務改善の流れを９つのステップに分け、それぞれのポイントを学ぶことで、確実に業務改善を実行し成功させるためのスキルを習得します。
