新人を早期活躍させる３つの指導スキル
～「教育不十分」を現場指導で解決

１．例年にはない新人育成の課題

今までは、当たりまえのように集合研修で習えた電話応対やビジネス文書を 習得しないまま業務がスタートし、「電話を取るのがこわい」 「ビジネスEメールが書けない」「ホウ・レン・ソウがよくわからず注意された」 など、次々と課題が出てきて立ち往生している新人がいるかもしれません。

今年は特に、同期のつながりを構築することがままならないこともあり、 「自分だけがついていけてないのでは」と感じ、 いつのまにか孤立してしまうことも考えられます。 上司・先輩にとっても、「こんなことから教えなきゃいけないの？」 「社会人の常識だろ」などと考えてしまったり、 当然理解しているだろうと育成項目を見落とすことがありえます。

お互いが不満をつのらせ、職場全体の雰囲気が悪くなると、 コミュニケーションの機会も減り、風通しが悪くなります。 職場全体のパフォーマンス向上のため、「動きやすい指示の出し方」や 「ホウ・レン・ソウをしやすくする」「適切な文書添削」など 指導スキルを習得し、新人が理解し実践できるような指導を心がけましょう。

２．向上させたい指導スキル（１）～新人が動きやすい指示の出し方

現場で新人に指示をする際には、仕事の流れや全体像を踏まえた 「もれなく情報を伝える」スキルが必要になります。

「もれなく情報を伝える」スキルがあれば、ティーチングを行う際にも役立ちます。 経験者にとっては「言わなくてもわかるだろう」とつい考えてしまいがちですが、 自分で流れを考えさせるためにも、仕事の意味を伝え、具体例をあげながら 丁寧に指示することが必要です。

■会議資料の準備を指示する場合

業務の指示を出す際は、＜なぜ・いつまでに・何をするか＞を具体的に説明し、 「結局どうすればいいの？」を防ぎます。 「その仕事をなぜやるのか」の意味を理解させることで、 イレギュラーな状況でも「応用して」対処できるようになります。

★ポイント
指示を出す際は、下記を意識して伝えることで相手が動きやすくなります。

・６Ｗ３Ｈを意識し、何をすればよいか、すぐ判断できるように伝える
・ＱＣＤＲＳ（品質・コスト・納期・リスク・サービス）でゴールを明確にする

３．向上させたい指導スキル（２）～ホウ・レン・ソウがしやすい環境づくり

ホウ・レン・ソウ（報告・連絡・相談）は社会人の基本であり、 「必ず行うように」と指導することは多いかと思います。 しかし、タイミングや内容など新人にとっては意外と難しいものです。

最初からホウ・レン・ソウがうまい新人はなかなかいません。 「ホウ・レン・ソウくらい、うまくやってくれ！」という気持ちは脇に置き、 まずはホウ・レン・ソウがしやすい上司・先輩を目指しましょう。

■悪い報告を受けた場合

ホウ・レン・ソウを受けた際には、 「私は～してほしい」「～してくれるかな？」「私は～してもらえると助かる」など、 アイメッセージ（私は～で始める）やポジティブ表現を意識しましょう。 ホウ・レン・ソウがしにくく、つい敬遠してしまう上司・先輩の特徴として、 「～しないでくれ」「～してくれないと困る」といった否定的表現が多いことがあげられます。 受け入れ側の意識を変えることで「ホウ・レン・ソウがしやすい風通しのよい環境」 を作ることが大切です。

★ポイント
風通しのよい環境は、下記のような日常のちょっとした行動や発言から 構築していくことができます。

・相手を意識して名前で呼ぶ
・互いを理解し支え合えるよう自己開示をこころがける
・誰もが意見を発信できる場をつくる

４．向上させたい指導スキル（３）～ポイントを押さえ文書を添削する

上司・先輩が新人を指導する際に重要なのが「フィードバック」です。 テレワークや出社時間をずらすなど直接会う機会が少なくなる中、 メールなどの文書を通じてフィードバックすることが多くなっている方もいらっしゃることと思います。

メールや日報、報告書といった新人のアウトプットをチェックして戻す業務は時間がかかります。 新人の文書を手早く添削してフィードバックするスキルを身につけましょう。 文書を添削するにはポイントがあります。ひな形を使用したり、一行は何文字以内といった ルールに沿ってチェック項目を決め、効率的に添削するスキルを身につけることは、 指導を担当する上司・先輩自身のためにもなります。

■報告メールを添削する場合

★ポイント
文書を添削する際は、下記のようなポイントを意識すると適切にかつスピーディーに 添削することができます。

・内容が件名を見ただけでわかる
・一文は４０～５０字程度の短文
・主語と述語が明確、かつ一貫している
・内容は具体的に数値や固有名詞を用い、正確である
・専門用語や外国語は最小限にとどめ、わかりやすい言葉を使う
・文書の内容は「誰が」「何のため」に書く文書かを意識して書く

５．まとめ

今年はテレワークや出社時間をずらすなどの勤務形態の変化もあり、 メールやオンライン環境下で指導することも増えているようです。 画面越しに注意やアドバイスをする時は、対面で注意する時よりも 厳しく聞こえることがあります。指導相手から受ける情報（表情・雰囲気）も 少ないことから、教えるほうはより細かい配慮が必要です。

・仕事を指示する際はもれなく丁寧に
・ホウ・レン・ソウはまず、しやすい環境を
・文書を添削する際はポイントをおさえて適切かつスピーディーに

これらを意識して指導することは、上司・先輩自身のスキルアップになったり、 風通しのよい職場づくりにもつながります。 地道に仕事の流れや基本を教え、新人を育成することを心がけましょう。 今こそ現場全体で新人を支え、育てる意識を持つことが大切です。

皆さまの職場におかれましてもご参考になりましたら幸いです。

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