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部下のミスを減らす「ホウ・レン・ソウ定着の５視点」～管理職が押さえたい若手育成の実践ポイント
係長・課長クラスになると、部下の報告不足や連絡の遅れが原因で、トラブルが大きくなる場面が増えます。若手に「ホウ・レン・ソウ」を求めても、思うように定着しないと感じる方も多いはずです。
管理職が求めるポイントを明確にし、部下が動きやすい環境を整えることで、ミスの予防や成果の向上につながります。本コラムでは、管理職が押さえたい５つの視点と、部下指導に役立つ具体的な方法をまとめます。
１．トラブルを未然に防ぐ「悪い情報の早期キャッチ」
悪い情報ほど早く共有されることで、初動の遅れを防ぎやすくなります。若手が抱え込みやすい背景を理解し、管理職が安心して報告できる環境を整えることが重要です。
若手が悪い情報を隠してしまう背景
若手は責任感から「自分で何とかしよう」と考えがちです。叱責を恐れて報告を遅らせるケースもあります。管理職が「早く伝えてくれた方が助かる」と日頃から伝えることで、心理的な負担が軽くなります。
早期報告を促すための声かけと姿勢
悪い情報を受け取った際に感情的な反応を避けることが大切です。冷静に事実を確認し、次の行動を一緒に考える姿勢を示すことで、若手は報告しやすくなります。
２．進捗の見える化でミスを減らす「途中経過の共有」
期限直前のトラブルを防ぐためには、進捗を小刻みに共有させる仕組みが欠かせません。若手が抱え込まないよう、管理職が適切に関わる必要があります。
抱え込みを防ぐためのチェックポイント
若手は「迷惑をかけたくない」という思いから、状況を共有しないことがあります。進捗を確認するタイミングを決めておくことで、問題の早期発見につながります。
必要に応じて業務を引き取る判断基準
状況によっては、管理職が業務を引き取り、部下の負担を軽減する必要があります。無理をさせず、組織として成果を出す視点が求められます。
３．優先順位を理解させる「上司案件の先回り報告」
管理職が関わった案件は、上位者から進捗を問われることが多くなります。部下がその重要性を理解していないと、報告が遅れ、管理職が困る場面が生まれます。
上司が気にする案件を明確に伝える方法
部下は「どの案件が重要か」を把握できていないことがあります。管理職が優先順位を明確に伝えることで、部下の行動が変わります。
期待を超える報告が信頼につながる理由
管理職は、想定より早い報告や丁寧な共有があると、部下への信頼が高まります。報告の質が評価に直結することを伝えることが大切です。
４．判断ミスを防ぐ「お客さま情報の漏れゼロ化」
情報の抜けが起きると、判断を誤る可能性があります。若手に「迷ったら共有する」という姿勢を根づかせることで、情報の欠落を防ぎやすくなります。
情報が断片化するメカニズム
若手は「重要かどうか」を自分で判断しがちです。その結果、必要な情報が共有されないことがあります。情報の扱い方を具体的に示すことが重要です。
「迷ったら共有」を根づかせる指導法
判断に迷う情報ほど共有するよう伝えることで、情報の抜けを防げます。管理職が具体例を示しながら指導することが効果的です。
５．主体性を育てる「自分の考えを添える報告」
若手が「どうしましょうか」と判断を委ねてしまう場面は、管理職にとって負担が大きくなりやすいものです。自分の考えを添えて報告できるようになるには、伝え方の整理だけでなく、成果の共有や思考の深め方まで踏み込んだ支援が欠かせません。ここからは、若手が主体的に動き始めるための具体的な関わり方を順に見ていきます。
要点を押さえた報告を求める～５Ｗ１Ｈで整理させる
報告が長くなる若手には、５Ｗ１Ｈで整理する習慣を身につけさせることが有効です。必要な情報が明確になり、管理職の判断が早くなります。
良い報告は喜んで受け取る～ポジティブな共有が増える
良い成果を共有すると、チームの雰囲気が良くなります。管理職が喜んで受け取る姿勢を示すことで、若手のモチベーションが高まります。
自分を見える化する習慣が成長を促す理由
若手が自分の考えや進捗を共有することで、管理職は状況を把握しやすくなります。結果として、ミスの予防や業務の効率化につながります。
まとめ～管理職の関わり方が部下の成長を加速させる
部下の「ホウ・レン・ソウ」を定着させるには、管理職が求めるポイントを明確にし、日常的に伝えることが欠かせません。悪い情報の早期共有、途中経過の報告、情報の漏れ防止、要点を押さえた伝え方、主体性を育てる指導など、５つの視点を意識することで、部下が動きやすい環境が整います。今日から一つずつ取り入れることで、チーム全体の成長につながります。
指導力強化研修～新人・若手のホウ・レン・ソウを上達させる
本研修では、現場において、どのように新人・若手のホウ・レン・ソウを強化するかを学んでいただく内容です。
ホウ・レン・ソウのさせ方、受け止め方、フィードバックの仕方（ホウ・レン・ソウを通じた育成の仕方）について学んでいただくとともに、コミュニケーションをとりやすい職場づくりについても考えていただきます。
ワークのポイント
- 新人・若手のホウ・レン・ソウが上達するメリット、上達しないことによるリスクを考えるワークから研修をスタート
- ケーススタディでは、「なかなかホウ・レン・ソウしない部下・後輩」「自分で考えず、すぐに聞いてくる部下・後輩」「いいことは報告するが、不都合なことは報告しない部下・後輩」など、実際に考えられる部下・後輩のタイプ別の対応方法を考える
本研修のゴール
- 部下・後輩が安心してホウ・レン・ソウを行える環境づくりや動機付けができる
- 部下・後輩のホウ・レン・ソウに対して、適切な指導やフィードバックができる
- 部下・後輩のタイプ別に、指導方法を使い分けることができる
よくあるお悩み・ニーズ
- 部下・後輩がなかなかホウ・レン・ソウをしてくれず、悩んでいる
- 部下・後輩が報告や相談をしやすいような環境づくりがしたい
- 部下・後輩とのコミュニケーションそのものを改善したい
セットでおすすめの研修・サービス
管理職のための報連相研修～仕事におけるコミュニケーションのハブとなる
「報連相」というと、社会人経験の浅い若手に求められる社内コミュニケーションの基本というイメージがあるかもしれませんが、管理職にとっても重要なコミュニケーションスキルといえます。
むしろ、若手よりも多方面のステークホルダーとやり取りをすることが増えてくるため、管理職自身の報連相次第で仕事の成果も大きく変わってきます。
この研修では、「対部下」「対上司」「対関係者」「対顧客」に分けて、管理職が直面する具体的なコミュニケーションシーンの中で、報連相の要点をお伝えしていきます。
部下とのコミュニケーション実践研修～心理的安全性の高い職場を作る
心理的安全性とは、「メンバー一人ひとりがチームに対して気兼ねなく発言できる、自然体でいられる環境・雰囲気」のことを指します。心理的安全性が担保された職場では、個々が主体的に行動し、成果を上げることができます。
しかし実際には、メンバーがミスをすることを恐れ本音を言えず、悩みやストレスを抱えているというお悩みを多くおうかがいします。このような事態を打開する鍵を握っているのは、チームを率いる管理職・リーダーです。
本研修では、部下とのコミュニケーションの仕方を工夫することで、どのように心理的安全性を高めていくのか習得します。言いたいことを伝えるためのアサーティブコミュニケーション、本音で話せる環境を作るための1対1面談の活用方法を実際によくあるケースをもとに実践的に学びます。研修の最後には、自分のチームの心理的安全性を高めるための具体的な方法を検討していただきます。
クレーム電話対応研修～見えない相手との対応テクニックを学ぶ
本研修では、クレーム電話に対する基本的なスキルを習得します。
「相手の顔が見えない」「こちらの気持ちが伝わりづらい」などの電話特有の難しさを踏まえ、対応の４つの基本手順である「①当事者意識を持つ、②お客さまの心情理解、③問題・要望の確認と提案、④関係部署との連携」を学びます。
基本的なスキルを学んだ後は、よくある事例をもとに、お客様役・対応者役に分かれてロールプレイングを数回繰り返します。評価シートを使用し、自身の対応についてフィードバックをもらいながら繰り返すことで、対応スキルの向上を図ります。
