はたらコラム

人事給与事務の仕事とは|仕事内容・やりがい・心構えなど

2019.03.26

  • ビジネス

人事給与事務をこれから担当する方、人事給与業務に携わる方に、人事給与事務の仕事内容や歳時記、心構えについてご紹介いたします。

人事給与事務の仕事内容

人事給与事務の仕事とは、根拠となる法律や制度といった仕組みを理解し、決められた期日までにミスなく従業員に給与手配を行うことです。

<主な仕事内容>
・変動事項(交通費、扶養の変更、異動、昇給、慶弔、妊娠、出産等)の確認
・勤怠(残業、休日労働、欠勤、遅刻、早退)の確認
・支給金額の計算
・控除項目(社会保険料、所得税、住民税等)の計算
・賞与の計算

■人事給与事務の歳時記(年間スケジュール)
給与計算に係る業務は、季節によってやるべきことが決まっています。年に1度の手続きや保険料の改定時期など、予定できる業務もたくさんあります。業務の季節性と、年間のスケジュールを押さえておくことで、うまく段取りすることができるようになります。

給与計算のポイント 手続き
4月 ・健康保険料、介護保険料改定
・雇用保険料率変更確認
・高齢者の雇用保険免除者確認(64歳)
(【4月】新入社員入社の季節。社会保険の資格取得手続きが発生。)
5月 ・住民税特別徴収税額の通知・確認  
6月 ・特別徴収の給与控除開始、通知 ・労働保険料の概算
・確定保険料申告書の提出
7月 ・賞与計算
・特別徴収税額の給与控除額変更
・賞与支払届の提出
・算定基礎届の提出
8月   (【夏~秋】昇進(昇給)の季節。漏れなく変更手続きを行う。)
9月 ・厚生年金保険料率改定の確認  
10月 ・社会保険料改定(算定結果反映)
・厚生年金保険料改定
 
11月 ・年末調整の準備(従業員へ書類配布)  
12月 ・賞与計算
・年末調整
・賞与支払届の提出
1月 ・年末調整の修正
・給与支払い報告書の提出
・法定調書の提出
 
2月    
3月 ・健康保険料・介護保険料率改訂の確認 (【3月】退職者の増加。退職金を支払う場合は税金の控除が必要。)

信頼される人事給与事務になるための心構え

(1)積極的に社員とコミュニケーションを取る
人事給与事務の仕事は、内勤でフロアも仕切られていることが多いことから、内にこもって仕事をしがちです。しかし、給与計算に係る社内の情報をリアルタイムでキャッチするためには、様々な人とコミュニケーションを取り、関係性を築く必要があります。外に目を向けて、ときには足を運んで関係をつくっていきましょう。

(2)相手視点で仕事をする
給与は従業員のプライベートにもかかわります。従業員の立場にたち、何をされたら相手は不快な思いをするのか、何をしたら喜ぶのか、考えながら仕事をすることで円滑に仕事が進みます。相手の視点にたって仕事をし、お互いに快適に仕事ができるように心がけましょう。

(3)思いこまない
「きっと〇〇だろう」「△△に違いない」といった思い込みがミスにつながります。迷ったり、違和感を少しでも覚えたら、必ず確認をしましょう。またミスに早期に気づくためには「中間報告」が必要です。手戻りのダメージを最小にするために、こまめな報告を行いましょう。また、「〇〇かもしれない」と先を読んだ行動が、トラブルを未然に防ぎます。常に一歩二歩先を想定して仕事をすることを習慣づけましょう。

(4)個人情報等、プライバシーにかかわることは口外しない
人事給与の業務を行う中で、社員の住所、異動等、機密情報に触れます。その時に得た情報をむやみに口外してはいけません。

人事給与事務の仕事、ここが大変

・知識のアップデート・自己研さんが求められる
法律や雇用制度、税率など、人事給与にかかわる情報は毎年改訂されます。ニュースで報じられる政治や社会の動きは、みなさんの実務に直結します。新たな知識や情報を積極的に取り入れ、粘り強く変化に対応しましょう。積み上げた自己研鑽が、みなさんへの信頼をつくり、円滑で快適な仕事の実現につながります。

・催促、督促を行う
給与の支払いにおいて遅配は許されません。スケジュールに遅れを生じさせないためには、勤怠情報の締切を守った入力や登録を、現場管理者や従業員に依頼をする必要があります。しかしどうしても期限を過ぎてしまったり、入力内容に誤りがあるといったことが生じます。そのため、人事給与事務担当者には、催促、督促のスキルも必要です。粘り強い指導が、明日の円滑な業務を実現します。

人事給与事務の仕事のやりがい

・ダイバーシティ時代、人事給与事務は明日の社会をつくる仕事
ダイバーシティ推進が求められる今、多様な働き方を急速に実現しようという動きが出ています。それに伴い、人事給与事務のみなさんは、知識を持って対応を考えていくことが求められます。 みなさんの仕事が、明日の社会をつくっていると言っても過言ではありません。人事給与事務の仕事に誇りを持ちましょう。

・仕事が円滑、快適にできるよう、「人」を見て仕事をする
人事給与事務は、事務主体といえど、機械的にできる仕事ではありません。相手の立場にたち何をしたら相手は喜ぶのか、考えながら仕事をすることで、円滑に仕事が進みます。給与は生活を支え、組織への信頼を保つ重要な要素です。従業員に土台の部分から係る人事給与事務の仕事は、縁の下の力持ちとなる業務です。

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