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もう限界。そのダメ会議をひっくり返す方法は「冒頭と締め」の微修正だけだった
会議のたびに胃が重くなる。参加者が協力してくれない。何を工夫しても空気が変わらず、担当者として疲弊してしまう。
そんなとき、会議がうまくいかない原因は、自分の力量ではなく、典型的な「ダメ会議の条件」が重なっているだけという場合があります。こうした状況を少しずつ変えるために、担当者一人でも今日から実行できる「一手」をいくつか取り上げます。
典型的な「ダメ会議」の姿
まず、きっと共感して頂ける、うまくいっていない会議を列挙します。こんな会議は、誰が担当しても同じように苦しく感じます。
会議１：発言しにくく沈黙が支配する会議（心理的安全性の低さ）
上司の一言で空気が固まり、誰も本音を言わない。異論を出すと「じゃあ君がやって」と返されるため、参加者は無難な発言しかしなくなる。
会議２：そもそも何を決める場なのかが不明な会議（目的意識の欠如）
「とりあえず集まった」状態で開始し、議題が曖昧。結局、情報共有で終わり、何を持ち帰ればいいのかも不明。
会議３：自分ごとにならず、聞いているだけの参加者が多い会議（当事者意識の欠如）
「関係なさそうだから適当に聞いておこう」と思う人が多数。特定の数名だけが話し、他は画面オフで黙々と別作業。
会議４：毎週の儀式になり惰性で続く会議（形骸化）
毎週同じ資料を読み上げるだけの時間。実態と合わないルール・資料のまま惰性で続けられ、生産性はゼロに近い。
今日の会議から変えていける小さな改善策
ここからは、担当者一人でも実行できる、負担の少ない改善策を「いま打ち出す一手」としてまとめます。まずは「自分が悪いわけではない」と心の負荷を軽くしつつ、今日からできる小さな一歩を積み重ねていくことが大切です。
いま打ち出す一手①：開会のひと言で目的を「言い切る」
目的が曖昧な会議は、必ず散らかります。資料や準備が十分でなくても、担当者が冒頭で目的を明確に言い切るだけで、参加者の意識は大きく揃います。
「今日はＡについて判断点を整理するための時間です」
「本日の目的はＢの合意形成です」
長く説明する必要はありません。短く端的な宣言が、会議全体の軸になります。
いま打ち出す一手②：心理的安全性を支える「最初の問い」
発言しづらい雰囲気の会議では、最初のひと言が最も高いハードルになります。冒頭に、正解のない短い問いを置くだけで場がほぐれます。
「気になっている点を一つだけ共有してください」
「今日の会議で得たいものを教えてください」
全員が軽く声を出すことで、沈黙の緊張が和らぎ、以降の発言が自然に生まれやすくなります。
いま打ち出す一手③：当事者意識を育てる「10秒の役割共有」
「特定の人しか話さない」という状態は、当事者意識の希薄さから生まれます。そこで、冒頭に10秒で済む「役割のひと言共有」を取り入れると効果的です。
「私は○○の視点で参加します」
「本日は△△の立場から意見を述べます」
自分が何者として会議にいるのかを参加者自身が言語化することで、発言の責任感と主体性が高まります。
いま打ち出す一手④：形骸化を防ぐ「最後の30秒」
会議が形骸化すると、担当者も参加者も疲弊が続きます。終了直前の30秒で、次の３点を簡潔に確認するだけで、会議は締まります。
- 決まったこと
- 未決のまま残ったこと
- 次の動き（誰が、いつまでに、何をするか）
この締めがあるだけで、参加者は「今日の会議は前に進んだ」と感じられます。
担当者一人の小さな工夫で空気は変わる
会議を立て直すには、派手な改革や強力な権限は必要ありません。担当者一人の小さな工夫だけでも、場の空気は驚くほど変えることが可能です。会議の時間が少しずつ恐怖から安心に変わるよう、取り入れやすいものから始めてみるのはいかがでしょうか。
【全力解説】ファシリテーション研修～行動経済学を活用し、生産性の高い会議をデザインする
進め方の認識合わせ・フレームワークの活用・意見の集約と結論づけの３つの観点から会議デザインを考えます。活発な意見交換には心理的安全性が欠かせません。
会議の進行をうまくコントロールすることで、発言しやすい雰囲気を醸成し、限られた時間の中で納得度の高い結論を出すためのポイントを学びます。普段職場で開催している会議を振り返り、学んだポイントをもとに改善を考えられるように導きます。
よくあるお悩み・ニーズ
- 会議で意見が出ず、進行が停滞する時間がよくある
- 会議時間がいつも長くなってしまう。メリハリがなく、だらだらと話が続く
- 会議の進行を見直して、よりよい成果を生む時間にしたい
本研修の目標
- 会議の進め方の認識を合わせるポイントを学ぶ
- ＥＡＳＴのフレームワークを学び、ファシリテーション力を高める
- 納得感のある結論を出すために合意形成の方法を知る
対象者
- 会議を企画される方
- 会議の進行を担当する機会が多い方
セットでおすすめの研修・サービス
ファシリテーション研修～会議を決める合意形成力強化編
「会議をやっても時間ばかりとって、結局何も決まらなかった」「会議参加者が自分の利害のことだけを考えて発言し、どう意見をまとめればよいのかわからない」というお悩みをよくお伺いします。
本研修では「会議を決める力（合意形成力）」を強化していただくことで、生産性の高い会議を主催できるようになることを目指します。
ファシリテーション研修～オンライン会議編
会議のファシリテーターに必要な４つのスキルを学ぶと共に、オンライン会議ならではの特徴を踏まえた具体的な進行テクニックを習得いただきます。
ワークでは、実際にオンライン会議のファシリテーターに挑戦し、会議進行のポイントを体感します。
【全力解説】行動経済学・ナッジ理論活用研修～コミュニケーション編
行動経済学とは、心理学と経済学を組み合わせた学問で、人の心理を読み解き、相手を動かしたい時に役立ちます。
本研修では、行動経済学の知見を活用することで、相手の心理を理解し、戦略的なコミュニケーションの取り方を習得します。なぜ相手が動いてくれないのかを行動経済学の観点から考えていただきます。
