ムダの見極めと業務の可視化で実現する、再現性ある業務改善を

「マイかんばん方式」で生産性を高める

企業は働き手に対して、限られた時間で高い成果をあげることを常に求めています。

しかし、現実には以下のような状況に陥っている現場が多いのではないでしょうか。

残業はしないようにと言われるが、仕事量は増える一方である
できる人に作業が集中し、負荷がかかっている
現場の実態を認識せずに、トップが現実的でない業務改善目標を掲げている
何がどうムダなのかが具体的に整理されておらず、様々な取り組みを実施してはいるが、なかなか生産性向上に結びつかない

業務がある中で、ただ闇雲に生産性向上に取り組んでも、なかなか成果にはつながりません。しかし、仕事の特性と、何が生産性を低下させているかを知ることさえできれば、対策の打ちようはあります。
この記事では、日本の誇る「トヨタ生産方式」から着想を得た仕事術をもとに、現場で活用できる生産性向上の方法をお伝えいたします。

「ムダ」を排除し余力を生む

仕事には多くのムダが潜んでいます。身動きができないほど業務が多いと感じる場合、スケジュールの細部にムダが潜んでいることを疑ってみましょう。
まずはムダと感じるものを洗い出し、下記の５つに分類します。次にそれらの無駄を排除するための解決策を考えます。はじめに分類することで、そのムダの特性が見え、解決策が具体的に、導きやすくなります。

過剰品質のムダ
待ちのムダ
コミュニケーションのムダ
分業のムダ
工程のムダ

「ちょうどよい状態」を可視化し、問題点を浮き彫りにする

同じ仕事をしていても、「今回はやけに時間がかかった」「何故かあっさり終わったな」と感じた経験はありませんか。同じ仕事でも所要時間にバラツキがあるのは、どこかで動作や手順が違っているなど、問題が潜んでいます。

この問題を究明するのに役立つのが「ジャストインタイム」という考え方です。ムダがなく、ちょうどよい状態をジャストインタイムといい、生産性が高い状態を指します。ジャストインタイム実現のためには、業務の流れ、標準時間を明文化し、あるべき姿（ちょうどよい状態）を理解することが必要です。

自分の仕事のプロセスを書き出して管理することで、業務状況の把握、問題点の洗い出しを行うことが可能になります。

指示・依頼を明文化し、行き違いを無くす

日頃やってしまいがちな「あいまいな業務の受け渡し」は様々な無駄を生み出します。資料作成ひとつにしても、「部下に資料作成を依頼したが、思っていた方向性と違う」「自分なりに工夫して作成したのに、言われてない細かい修正がたくさん入った」など、経験した人も多いのではないでしょうか。

「何を、何のために、どれだけ、いつまでに、どのように」などを明文化した、作業内容の指示書・確認書を作成することで、依頼者・作業者の認識齟齬が限りなく軽減され、一定のクオリティが担保できます。また、他者にとっても業務内容がわかりやすく、仕事の受け渡しを円滑にすすめることができるようになり、チームプレーで生産性をあげることができます。