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コスト削減とリスク管理を両立するファイリング術～棚卸しから書類の分類・ラベル付け・保管・定期見直しまで
業務の効率化やリスクマネジメントにおいて、書類や資料の整理・保管は見過ごされがちな項目です。
特に組織規模が大きくなるほど、情報の散乱や保管ルールの不統一が原因で、必要な書類が見つからない、あるいは情報漏えいのリスクが生じることがあります。
本コラムでは、日常の業務で実践できる「整理・保管の仕方」や、効率化とコスト削減意識を両立させるファイリングのポイント、ルール作りの手順などを具体的にご紹介します。最後に、こうした課題を解決するサポートとしてインソースのサービスもご案内いたします。
書類整理・保管はれっきとした業務改善
書類整理や保管は単なる事務作業と思われがちですが、業務効率とリスクマネジメントに直結しています。整理されていない書類は、検索や共有の手間を増やすだけでなく、誤った情報を使用してしまうリスクも抱えています。
無秩序な保管の弊害～検索時間・情報更新の遅れ・法的リスク
- 必要な書類がすぐに見つからず探す無駄な時間が発生する
- 情報更新が遅れ、誤ったデータを利用してしまう
- 保存期間を過ぎた書類の廃棄が遅れ、法的リスクにつながる
このような状況は、業務時間の浪費やコスト増、さらには企業にとって情報漏えいなどの重大なリスクを招く原因となります。逆に、整理・保管の仕組みを整備することで、業務の効率化と情報リスクの低減を同時に実現できます。
コスト削減の視点でファイリングする
ファイリングの導入にあたり意識すべきは、単なる書類の整理だけでなく業務全体のコスト削減につなげる意識を持つことです。書類の重複保存や無秩序な保管は用紙代やスペース、人件費の無駄になります。
コスト削減につながる具体的な工夫
- 必要な書類だけを選別して保管する
- 保存期間のルールを明確にし、定期的に廃棄する
- デジタル化で物理保管スペースを削減する
- 一元管理による検索時間の短縮で業務効率を向上させる
こうした取り組みを通じて、企業全体のコスト削減意識を高めることができます。
リスクマネジメントとしての書類整理
整理・保管の適切なルールを作ることは、リスクマネジメントの観点でも非常に重要です。書類が散乱していると、情報漏えいや紛失、法令遵守上の問題が発生する可能性があります。
リスク低減のための基本の４ステップ
- 書類の種類ごとに分類する
経理関連、契約書、社内手続きなど、用途別に分けて整理します。 - 保存期限と更新ルールを設定する
法定保存期間や業務上必要な期間を基準に、定期的な廃棄・更新を行います。 - 保管場所を統一する
書類の所在が明確で、誰でもアクセスできる状態を維持します。 - アクセス権限の管理
機密性の高い書類は閲覧制限を設け、情報漏えいを防ぎます。
書類の所在を明確にするための簡単ルール作り
書類整理は、「どこに何があるか」を明確にすることが最優先です。その上で、誰でも理解できるルールを設定することが大切です。
書類整理・保管の手順～棚卸し・分類・ラベルの活用・定期チェック
- 書類の棚卸し
現在保管している書類を全て確認し、不要なものは破棄します。 - 分類基準の設定
業務フローや部署ごとに分けるほか、日付順や重要度順などの分類も有効です。 - ラベル・インデックスの活用
箱やフォルダにラベルを付け、検索性を高めます。 - 定期的な見直し
ルールに沿って整理が継続されているか、定期的にチェックします。
目的を基準にしたルールの設計方法
整理・保管のルールを作る際には、まず目的を明確にすることが欠かせません。「業務効率化」「情報リスクの低減」「コスト削減」など目的を定めることで具体的な運用ルールが作りやすくなります。
ルール作りの４つのポイント
- ルールは簡潔かつ誰でも理解できる内容にする
- 業務フローに沿った実践的な運用を意識する
- ルール遵守を促す仕組み（定期チェック・教育）を設ける
- 必要に応じてデジタル管理を組み合わせる
目的に基づいてルールを作成することで、書類整理・保管が組織全体で定着しやすくなります。
事務職のための業務改善研修～ファイリング編
効率的な整理整頓の方法・保管方法を学び、業務効率の向上につなげることを目的とした研修です。「分類できていない書類」の社内ルールを決めたい方や書類整理が苦手な方にもおすすめです。書類整理の基本手順を学びながら、自社の業務に合わせたルール作りを実際に体験できます。
また、リスクマネジメントやコスト削減の観点も組み込まれており、研修を通じて即実務に活かせる内容となっています。
本研修のゴール
- 必要な書類の整理・整頓の仕方がわかる
- ファイリングのルールがわかる
- データ整理の仕方がわかる
よくあるお悩み・ニーズ
- 必要な時に必要な書類やファイルが見つからず、探すのに時間がかかる
- 探しやすく効率的な、整理整頓の方法・保管方法を知りたい
- 古い書類を捨てられず、書類の保管スペースが足りなくなっている
セットでおすすめの研修・サービス
業務改善研修～変化に対応し、働き方改革を実現する
人材が流動化・多様化する中で、業務効率化を図るための業務改善について考えます。
ただポイントを抑えるだけではなく、「スキルに頼らない仕組みづくり」など成功・失敗事例を通して考えていくので、より実践的な内容となっています。最後に自社の業務改善テーマを考えることで、働き方改革につなげます。
事務ミス防止研修～原因を理解し、未然に防ぐ仕掛けを考える
ミスの起こる原因や特徴を理解し、まず自分がミスを起こさないポイントを整理します。「人間はミスをしてしまうもの」を前提として、ミスを防止する仕組みについて学びます。
業務の整理、ヒヤリハット事例の共有、対応シート作成などを通してミス防止のコツを習得します。
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