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仕事がスムーズに進むためのコミュニケーションを改善し、職場の人間関係を豊かにする
言いたいことがうまく伝えられない、上司とのコミュニケーションに苦手意識がある、報・連・相の適切なタイミングが分からないなど、人間関係における課題は尽きないものです。仕事の生産性を高め、周囲と良好な関係を築くためには、円滑なコミュニケーションスキルが不可欠です。仕事におけるコミュニケーションを劇的に改善するための実践的なステップをご紹介いたします。
ホウ・レン・ソウ、上司への伝え方、言いにくいことの伝え方という３つのステップで、段階的かつ実践的にスキルを高めていくことが可能です。
インソースの公開講座セットプラン
「コミュニケーション力強化プラン～仕事を円滑に進める3つの手法」はこちら
仕事の基本を磨く：効果的な報告・連絡・相談の実践
職場で信頼を築き、効率的に業務を進めるためには、適切な報告、連絡、相談、いわゆる「ホウ・レン・ソウ」が欠かせません。若手社員の方にとって特に重要なこのスキルは、ビジネスの土台となります。
効果的なホウ・レン・ソウを実践するためには、以下の点に留意してみてください。
ホウ・レン・ソウの重要性を理解する
まず、ホウ・レン・ソウが単なる事務作業ではなく、ビジネスにおける情報の価値を理解し、相手の立場で考えることが重要です。これにより、情報のやり取りを通じてビジネスパーソンとしての信頼を得ることができます。具体的には、ある状況でどのような行動を取るべきか、自身のホウ・レン・ソウの現状を振り返り、できていることと難しいことを明確にすることから始めましょう。
報告の質を高める
報告は、特に悪いニュースこそ早く伝えることが肝心です。相手の状況を考慮し、伝え方を工夫することで、受け手にとって分かりやすい報告になります。報告を行う際には、次のような点を意識してみるとよいでしょう。
- フレーズと表情を一致させる: ミニワークを通じて、フレーズにふさわしい表情を練習し、視覚的な情報も効果的に活用することを意識しましょう。
- クッション言葉を活用する: 報告や依頼の際に「恐れ入りますが」「お忙しいところ恐縮ですが」といったクッション言葉を使うことで、相手が気持ちよく聞き入れてくれる表現を考えることができます。
- 報告手段を適切に選ぶ: 電話、メール、メモなど、それぞれの報告手段には注意点があります。それぞれの手段のメリット・デメリットを理解し、状況に応じて使い分ける工夫を凝らしてください。
連絡と相談の精度を高める
連絡は、報告との違いを明確に理解し、連絡すべき利害関係者を思い浮かべることが重要です。誰に、何を、いつ伝えるべきかを事前に考えることで、連絡漏れや誤解を防ぐことができます。
相談においては、「聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥」という言葉があるように、積極的に質問する姿勢が大切です。ただし、漫然と質問するのではなく、相談の前に自分なりに考え、疑問点を整理しておくことで、上司や先輩にとって好ましい姿勢を示すことができます。
成長とともに相談の仕方も変化させていく必要がありますが、どんな時でも相談の後には必ず感謝を伝えることを忘れないでください。
これらの報告、連絡、相談の各要素は、単独で行うのではなく、組み合わせて実施することで、より効果的なコミュニケーションが図れます。相手に伝える際は、情報を細分化し、整理してから伝えることを心がけましょう。
【公開講座】（若手向け）コミュニケーション研修～デキる「ホウ・レン・ソウ」
若手社員にとって特に重要な「ホウ・レン・ソウ」のスキルを体系的に学びます。
ミニワークやケーススタディを通じて、ビジネスにおける信頼関係構築の土台を築きます。
上司との円滑な対話術を身につける
仕事を進める上で、上司とのコミュニケーションは避けて通れません。上司が忙しい、緊張してしまう、あるいは苦手なタイプだと感じることがあるかもしれません。これらの課題を乗り越え、上司とのコミュニケーションを円滑に進めるためのポイントを実践に活かしてください。
忙しい上司への接し方
多忙な上司とのコミュニケーションでは、まずは上司の常識や考え方を理解し、日頃からよく観察することが大切です。話しかけるタイミングや内容に迷うことが多いという悩みに対しては、以下のような行動を心がけましょう。
- 気遣いを言葉や態度で示す: 上司の状況を慮る言葉、例えば「今、お時間よろしいでしょうか」といったフレーズやクッション言葉を準備しておくことで、円滑に会話を始めることができます。
- 簡潔さを意識する: 伝えるべきことを事前に整理し、短時間で要点を伝えられるよう準備しておくことが重要です。
緊張する上司とのコミュニケーション
緊張する相手との会話では、言葉遣いやマナーの基本を徹底することが第一歩です。また、相手の話をしっかりと「聴く」姿勢を見せることで、信頼関係を築くことができます。円滑なコミュニケーションのために、次の視点を実践しましょう。
- 共通の話題を見つける: 雑談力を身につけることで、緊張を和らげ、会話のきっかけを作ることができます。日頃からアンテナを張り、話題にできることを見つけておくようにしましょう。
- 事前準備と練習を怠らない: 話す内容を事前に整理し、可能であれば声に出して練習することで、自信を持って話せるようになります。
苦手なタイプの上司とのコミュニケーション
苦手意識のある上司に対しては、先入観を持たずに接することが大切です。相手がどのようなタイプかを想像し、できるだけシンプルかつシャープに話すことを心がけてください。簡潔なコミュニケーションを意識することで、無用な摩擦を避け、円滑なやり取りが可能になります。
【公開講座】実践！コミュニケーション研修～上司への適切な伝え方を学ぶ
上司との円滑な対話術を身につけるための具体的な方法を学ぶ講座です。
相手のタイプや状況に応じたコミュニケーションを実践的に習得します。
自他を尊重した「言いにくいこと」の伝え方
職場で「言いにくいこと」を伝える場面は多々あります。相手を不快にさせず、しかし自分の意見もきちんと伝える「アサーティブコミュニケーション」のスキルを身につけることは、ストレスの軽減と仕事の充実につながります。
自分のコミュニケーションパターンを把握する
アサーティブなコミュニケーションを実践する第一歩は、まず自身のコミュニケーションパターンを客観的に把握することから始まります。自分がアサーティブになれない具体的な場面を考え、現状を理解することで、改善の糸口を見つけることができます。意見を伝えにくいと感じる場面を特定し、その時に自分の感情がどのように動いているのかを整理しましょう。
「言いにくいこと」を伝える具体的な方法
アサーティブコミュニケーションにおける効果的な伝え方には、以下のようなステップがあります。
- 状況を客観的に伝える: 感情を交えず、事実に基づいて状況を説明することから始めます。
- 相手の話を受け止め、反応を示す: 相手の意見や感情を傾聴し、理解を示します。これにより、相手は尊重されていると感じ、心を開きやすくなります。
- 自分の考えを伝える（Ｉメッセージの活用）: 自分の意見や感情を「私は〜と思う」「私には〜と感じられる」という「Ｉ（アイ＝私）メッセージ」を用いて伝えます。相手を主語にする「Youメッセージ」は非難と受け取られやすいため、避けるようにしましょう。
- 論点を確認し、解決策を導き出す: 伝えた後には、何が問題の核心なのかを共に確認し、最良と思われる解決策を協力して導き出す姿勢が大切です。
これらのスキルを身につけるために、具体的なケーススタディを通じて練習を重ねることが有効です。異動してきたベテラン従業員への対応や、仕事が山積みの状況で説明会への出席を断る場面など、実践的なシナリオ作りやロールプレイングを繰り返し行うことで、自身の課題に対するアサーティブな対応シナリオを作成できるようになります。
【公開講座】アサーティブコミュニケーション研修～自他尊重のスタンスで言いにくいことを伝える
自分の意見も相手の意見も尊重する「アサーティブコミュニケーション」を学びます。
言いにくいことを円滑に伝える具体的な方法を、実践的に身につけます。
コミュニケーションスキル向上がもたらす未来
ここまで、効果的なホウ・レン・ソウの実践、上司との円滑な対話術、そして自他を尊重した「言いにくいこと」の伝え方について、具体的な行動に焦点を当ててご紹介してきました。これらのコミュニケーションスキルは、単に業務をスムーズに進めるだけでなく、職場の人間関係を豊かにし、あなたの仕事に対するストレスを軽減し、自信へとつながるものです。
コミュニケーション力強化プラン～仕事を円滑に進める3つの手法
このように、「ホウ・レン・ソウ」、「上司への伝え方」、「言いにくいことの伝え方」という３つの視点から、段階的かつ実践的にスキルを高めていくことが可能です。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「コミュニケーション力強化プラン～仕事を円滑に進める3つの手法 」です。
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