オンライン研修の「受講者が来ない・見ない」を防ぐ～事前連絡とリマインドの工夫

受講率向上の鍵は、事前連絡とリマインド

研修当日の不参加は、主催側と受講者の双方にとって損失となります。教材や講師の準備が無駄になるだけでなく、受講者自身も学ぶ機会を逃します。

特にオンライン研修では「案内メールを埋もれさせてしまった」「接続方法がわからなかった」など、ちょっとした情報不足で参加が途絶えるケースが頻発します。そのため、事前連絡とリマインドを適切に行うことが、受講率向上の鍵になります。

情報を整理して伝える事前連絡４つのポイント

受講者が安心して準備できるよう、事前連絡では情報を整理して伝えることが大切です。

1. 基本情報を明確に：研修日程、開始時刻、所要時間を分かりやすく記載する
2. オンライン接続情報を丁寧に：使用するツールのＵＲＬやＩＤ、パスワードを必ず添える
3. 必要な準備を示す：持ち物、事前課題、推奨環境（ＰＣ・ブラウザなど）を明確に伝える
4. 学びの目的を示す：研修で得られるスキルやメリットを簡潔に示し、参加意欲を高める

連絡の工夫によって、受講者は研修の重要性を理解し、安心して参加準備を整えることができます。

リマインド通知は「複数回」「異なる手段」で行う

リマインド通知は「複数回」「異なる手段」で行うことが効果的です。

• １週間前：全体のスケジュール確認や準備物の案内を送付
• 前日：研修時間と接続情報を再確認する通知を送る
• 当日１〜２時間前：直前リマインドとしてログイン情報や開始時間を再送

通知手段はメールだけでなく、社内チャットツールやカレンダー通知を併用することで、受講者が見落とす可能性を減らせます。また、件名に「研修開始前日」「本日○時開始」など具体的な時刻を入れると、受講者がすぐに認識できます。

「安心して準備できるサポート」を意識した文面で

リマインド通知の文面は「参加を催促する」印象ではなく、「安心して準備できるサポート」を意識すると効果的です。

• 「ご参加に必要な情報を再度お送りします」
• 「事前課題の確認をお願いいたします」
• 「開始10分前にはログインいただけますと安心です」

このように、受講者の立場に立った丁寧な言葉遣いで通知を送ることで、受講者の心理的ハードルを下げられます。

システム管理と自動化で担当者の負担を減らす

研修のたびに案内やリマインドを手作業で行うのは大きな負担です。複数の開催が重なると送信漏れや情報の誤りが発生しやすく、かえって混乱を招く恐れもあります。そのため、通知を自動化し、システム上で一元的に管理することが望ましい方法です。仕組み化することで、担当者は本来の研修設計や運営に集中でき、全体の質を高めることができます。

Leaf Lightning機能一覧

株式会社インソースが提供するＬＭＳ「Leaf Lightning」では、受講者への案内メールやリマインド通知を自動配信できます。

開催１週間前、前日、当日など複数のタイミングで通知を設定できるため、受講者が確実に研修に参加できる体制を構築可能です。しかも、一度設定するだけで何度でもリマインドを行えます。さらに、リマインドメールのテンプレートも複数用意されているので、好みのテンプレートを選ぶだけでメール作成に手間がかかりません。

研修運営の効率化と参加率向上を両立させたい方は、ぜひ以下のサービスページをご覧ください。

＞リマインドメールが簡単な Leaf Lightningの機能一覧はこちら

＞リマインド通知機能の詳細はこちら

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