「あの人にしか分からない」をなくす～対応履歴まで一元管理できる「WEBinsource人事管理」開発者インタビュー

「何年前の異動も、その場ですぐ分かる」

――WEBinsource人事管理は、どんな人事業務を一つにまとめられるシステムなのでしょうか。

管理できるのは、従業員情報だけではありません。稟議や申請、勤怠、そして異動・所属の履歴までを、一つのシステムにまとめられます。とくに異動・所属は時系列で記録され、期間を指定してＣＳＶ（表計算ソフトなどで扱えるデータ形式）で取り出せます。

直近では、所属情報の中で出向情報を新たに履歴管理できるようにしたほか、氏名の変更履歴を確認できる機能もリリースしました。

ＡＩによる検索も、現在さらに磨き込んでいるところです。根っこにあるのは、「いつ、誰が、何を、どんな形でやったのか」を残し、後から誰でもたどれるようにするという考え方です。

――数ある機能の中でも、「これは他にはない」と感じるいち押しの機能はどれでしょうか。

他社にない強みの一つが、時系列での検索です。「何年何月の時点で、どの部署に誰がいたか」。こうした問いに、Excelは意外なほど弱いのです。

すべての時点を残しているわけではないうえ、複雑な条件で検索し、それをもう一度再現するのは骨が折れるからです。WEBinsource人事管理なら、知りたい時点の状態をその場で呼び出せるため、面倒な再現作業をしなくて済みます。

さらに現在調整・拡張中のＡＩによる自然言語検索では、「過去にこの部署にいた人」といった条件を、文章のまま指定できるようにしていきます。

一度組んだ検索条件はそのまま保存して呼び出せるため、同じ検索を何度でも手早く再現できます。結果はコピーして再利用でき、時系列ともつながっています。今後、自然な言葉で聞けるようになれば、こうした機能は他の競合サービスと比較してもさらに特徴的になります。

――従業員情報とひも付けて人事のタスクを管理できるとのことですが、これまでのタスク管理ツールやExcelでの運用と、何が一番違うのでしょうか。

従来のExcelやタスク管理ツールでは、担当者ごとにやり方がばらつき、「この仕事はあの人にしか分からない」状態に陥りがちです。WEBinsource人事管理では、人事のタスクを従業員情報と直接ひも付けて扱えます。

そのため、担当者だけが把握していたタスクの経緯も、誰もが確認できる状態に変わります。Excel運用にはなかったこの発想こそ、最大の違いです。

他部門の発想を人事に取り込む

――他部門の発想も取り入れながら、対応の履歴まで残す設計にしたのは、なぜだったのでしょうか。

出発点は、「応対記録」という機能でした。社内の他部門で培われてきた、相手とのやり取りを一件ずつ残す仕組みの発想を、人事に持ち込んだのです。

従業員の情報を「登録して終わり」にせず、その人に何をしたのかという時間の流れごと残します。この発想が、システム全体の設計思想になっています。

――応対の履歴を残せる機能は、現場のどんな困りごとを解決するのでしょうか。

人事の仕事は、対応の記録が担当者個人に貼りつきやすいものです。各種の業務で「この人に何をしたか」が属人化し、しかも紙ベースでは検索もできません。これは自社に限らず、多くの企業の人事担当者が抱える悩みです。

その結果、引き継ぎのたびに情報が抜け落ち、対応の漏れにつながります。応対記録は、その「見えなさ」を解消し、誰が対応しても同じ情報にたどり着ける状態をつくる機能です。

月額１万円なのに、ここまで作り込む

――他社製品と比べて、インソースならではの考えや経験が表れているのはどんな点でしょうか。差別化のポイントを教えてください。

差別化のポイントは、大きく三つあります。

まず挙げられる差別化点は、価格です。思い切った低価格で、導入時の金銭的なハードルを大きく下げ、その水準は月額１万円からです。

少人数からでも無理なく始められ、それでいて蓄積できる情報量は多く、費用対効果は高いです。だからこそ、これまで人事管理システムを持たなかった企業や、Excel運用が中心の企業でも、無理なく乗り換えられるのです。

低価格の一方で、作り込みは深いです。たとえば、一つのシステムで複数のグループ会社をまとめて管理できます。会社を登録し、その下に部署を、さらに従業員を割り当てていく構造です。

権限管理も細かく、権限の役割（ロール）を追加して、機能ごとに「登録はできるが閲覧はできない」といった線引きまで設定できます。

実際、採用稟議で役員を最終承認者に据えつつ、ほかの届出の中身は見せません。そんな要望にも、「自分が承認者になっている届出しか見えない」ロールを作って応えてきました。

人事の現場でよくある困りごとにも、細部まで手が届きます。

• 従業員検索からのＣＳＶ出力
• 誤りをはっきり指摘してくれる一括登録
• 婚姻届などを自由に作成できる届出フォーム

セキュリティは、何よりの生命線です。人事情報は会社の中核をなす機微なデータであり、だからこそ社外には出しません。

その原則を、ＡＩの扱いにも一貫して徹底しています。海外のサーバーを経由しうるＡＩに従業員の実データを触らせることはせず、ＡＩには操作のサポートで力を発揮させ、データそのものは社内に残す設計です。

さらに、アップロードされるファイルの安全性チェックなど、セキュリティ面の作り込みも重ねています。人事という最もデリケートな情報だからこそ、安心して預けられるサービスに仕上がっています。

会ったことのない部署の人まで分かる

――導入を検討する企業からは、どんな点が評価されていますか。実際に寄せられた声があれば教えてください。

導入を検討する企業へのヒアリングでは、この複数会社管理の仕組みが好意的に評価されています。管理者が使う画面と、従業員が見る画面がきちんと分かれていることも、高く評価されているポイントです。

もう一つ現場で好評なのが、従業員が自分のプロフィールを登録し、互いに検索し合える「公開プロフィール（社内コミュニケーション用）」です。会ったことのない部署の人がどんな人物か分かるため、社内朝礼の自己紹介でも活用されています。公開範囲は社内に限定されており、安心して使える仕組みです。

――どんな企業に向いているのでしょうか。規模や業種の目安があれば教えてください。

向いているのは、これまで専用の人事システムを持たず、Excelを中心に管理してきた企業です。大がかりな仕組みの導入には踏み切にくい組織でも、低コストで気軽に始められます。

扱える情報量が多いぶん業種は選ばず、なかでも、規模は大きくなくてもグループ会社を複数抱える企業には、とりわけ使いやすいシステムです。

ＡＩはあくまで「後押し役」に徹する

――今後、ＡＩやデータの活用は人事管理をどう変えていくとお考えですか。WEBinsource人事管理として検討中の機能もあれば教えてください。

ＡＩの役割は、ユーザーの操作を賢く後押しする存在です。データを社内にとどめる姿勢は、今後も変わりません。

操作の履歴が残るため、仮に誤っても元に戻せる仕組みを整えつつ、人事の「見えない部分」まで見える化する機能を広げていく考えです。

――人事管理システムの導入を検討している企業へ、メッセージをお願いします。

人事の仕事は、単なるデータの管理ではありません。人への対応そのものと、その記録の積み重ねです。情報はあっても、誰にどう伝わり、どう引き継がれるかまで見えなければ意味がなく、対応の漏れや信頼の低下を招きかねません。大がかりなシステムには踏み切れない組織こそ、まずは気軽に試してほしいサービスです。

散らばる社員情報と「対応の履歴」を、低コストで一元管理。

WEBinsource人事管理は、月額１万円から始められる人事システムです。詳しくはサービスページで、御社の運用に合うかはデモでお確かめください。