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改善活動を確実な成果へ！課題を乗り越えるための「改革の勘所」を押さえ、業務改善を「机上の空論」で終わらせない
今進めている業務改善は、どの段階でしょうか。業務改善に課題を感じ、「どこから手をつけてよいか分からない」「計画が途中で停滞してしまう」「関係者の抵抗に遭う」といった悩みを抱えていませんか。
本コラムでは、業務改善の基本的な進め方から、応用として働き方改革への対策、そして組織レベルの視点での改善まで網羅して学ぶメリットをご紹介いたします。業務改善のスタートから改善後に起きてくる問題への対策まで、先々の見通しを立てて臨むことをご提案します。
インソースの公開講座セットプラン
「業務改善徹底実践プラン～普遍的な「成功の法則」を知る」はこちら
業務改善の確実な成功へ導く基礎を習得する
日々の業務の中で、「問題点が多すぎて、どこから着手すべきか分からない」、「業務改善の進め方が見えない」と感じることは少なくありません。
業務改善を「机上の空論」に終わらせず、確実に成果を出すためには、その基本手順を体系的に理解し、具体的な実践スキルを身につけることが重要です。
業務改善の流れを９つのステップで学ぶ
この研修では、業務改善の流れを９つのステップに分け、それぞれのポイントを詳細に学びます。
- 業務改善とは何かを考える：その意義とポイント、手順を明確にします。
- 改善対象の抽出：顧客、業務プロセス、内部関係者、財務、組織目標、比較という６つの視点から、自組織の抱える課題を洗い出します。
- テーマの選定：数ある課題の中から、より効果の高い改善テーマを絞り込みます。
- 現状分析：見えない現実を数値化する「フェルミ推定」や、図表で視覚化する「パレート図」などを用い、現状を詳細に分析します。これにより、課題の本質を見極める力を養います。
- 原因追究：現象と原因の違いを理解し、特性要因図を活用して経験だけに頼らず、体系的に真の原因を特定します。
- 目標設定：なぜ目標を設定するのかを理解し、達成可能な具体的な目標を設定するポイントを習得します。
- 対策の立案・検討：効果的かつ実現可能な対策案を考案し、検討する基本とポイントを学びます。
- 対策の実施：メンバーを動かすための工夫を取り入れ、途中経過を検証しながら計画を柔軟に修正します。
- 効果の確認：実施した改善策がどのような効果をもたらしたかを評価します。
これらのステップに加えて、改善の定着と継続、そして最後に、現場ですぐに活用できる「業務改善企画書」の作成を行います。これにより、漠然とした課題が具体的な行動計画へと変わり、周囲を巻き込みながら確実に成果を出すための基盤を築くことができるでしょう。
業務改善に課題を感じており、基本的な手順を身につけたい方へ向けた研修です。
確実に成果を出すためには、周囲を動かすための根拠を明確にする必要があります。本研修では「現状分析」にじっくり時間をかけます。
「働き方改革」を推進する業務改善の実践ポイント
「働き方改革」は2019年4月1日から順次施行されています。既に業務改善は進んでいらっしゃることと思いますが、働く方に合わせて業務を見直していくことはどの組織にも必要です。
「業務改善目標を立てたものの、そこから先がうまく進まない」といった悩みを抱える方もいらっしゃるのではないでしょうか？
スキルに頼らない仕組みづくりと多様性への対応
単に業務効率化のポイントを抑えるだけでなく、「スキルに頼らない仕組みづくり」に焦点を当てます。他社の成功・失敗事例を通して実践的な内容を学ぶことで、自社に最適な業務改善の取り組みを具体的に考えることができるようになります。
また、とある具体的な事例においては、以下のような視点から業務改善を考察するヒントを与えてくれます。
- スキルに頼らない仕組み作り
特定の個人の能力に依存せず、誰でも安定した品質で業務を行えるような仕組みを構築する視点です。 - 働く者が前向きになれる施策
単なる効率化だけでなく、メンバーのモチベーション向上につながるような改善策を考える視点です。 - 多様性に沿った制度設計
多様な働き方を受け入れつつ、業務の効率と品質を維持するための柔軟な制度設計を検討する視点です。 - コスト削減ではなく効果に焦点を当てた改善策
目先のコスト削減にとらわれず、組織全体や顧客にとっての価値向上という「効果」を最大化する改善策を立案する視点です。 - 集約による非効率の見直し
一見効率的に見える分業や集約化が、かえって業務全体の非効率を招いているケースを特定し、改善する視点です。
これらの事例から、常に「全体最適」の視点を持つこと、そして「戦略的に関係者を巻き込む」ことの重要性を学び、自身の職場における具体的な業務改善テーマを策定することができます。
【公開講座】業務改善研修～変化に対応し、働き方改革を実現する
「働き方改革」を実現するための業務改善実践ポイントを習得する研修です。
多様な働き方に合わせ、個人のスキルに頼らない仕組みづくりや、多様性に沿った制度設計のヒントを、他社の成功・失敗事例から学びます。
部門横断的な業務改善プロジェクトを強力に推進する
業務改善活動、特に部門横断的な大型プロジェクトを進めていくと、「抵抗勢力によって改善が進まない」、「活動がフェードアウトしてしまう」、「メンバーのモチベーション維持が難しい」といった、より高度な課題に直面することがあります。
プロジェクトが停滞する真の要因
まず、業務改善が上手く回らない真の要因を突き止めます。主な理由として、以下の５つの点が挙げられます。
- トップの方針と自部門の改善活動との整合性が取れていない
- 本社と現場の間で改善に関する意見の対立がある
- 似たような改善活動が多数並行して進められ、混乱を招いている
- 洗い出された全ての事項が重要に見え、優先順位が付けられないため、着手に遅れが生じる
- 人手が足りない中で、会議出席や報告書作成といった「プラスオン」の負担が大きく、活動が停滞する
これらの課題に対応するため、「全社目標との整合性を図る方法」、「全社のＰＤＣＡサイクルの中に自部門のＰＤＣＡを組み込む方法」、そして「業務改善に不可欠なミドル層の意識変革を促す方法」について学ぶことで、部門横断的な動き方を具体的に考えます。
「改革の勘所」とプロジェクト推進に必要な視点
改善活動に投じる人的リソースを捻出するための「改革の勘所」について深く掘り下げます。
- 新たな取り組みには新たな人材を充てる
既存の業務で手一杯なメンバーに新たな負担をかけるのではなく、専門性を持つ人材を確保・育成する視点です。 - 必要のない仕事は止める
現状維持バイアスにとらわれず、本当に必要な業務とそうでない業務を見極め、不要な業務を削減する勇気を持つことです。 - 属人的な仕事を排除する
特定の個人にしかできない業務を標準化し、誰でも対応できるようにすることで、業務のボトルネックを解消します。 - 自工程完結を目指す
プロセスの途中で発生する手戻りや確認作業を減らし、各工程で完結できる仕組みを構築することで、全体の効率を高めます。
これらの具体的なアプローチと、変革期に求められる「リーダーシップ」と「オーナーシップ」という２つの「シップ」を身につけることで、周囲の納得を得ながら、無理なくプロジェクトを推進し、成果へと導く心構えが培われます。
【公開講座】プロジェクト推進研修～関係者を巻き込み業務改善を実現に導く
部門横断的な業務改善プロジェクトを成功に導くための実践的な推進力とノウハウを身につける研修です。
プロジェクトが停滞する真の要因を特定し、関係者を巻き込み、成果を出すための「改革の勘所」を学びます。
業務改善を実現し、組織を成長させるために
業務改善の具体的な手順、効果的な分析方法、そして関係者を巻き込み。これらは課題を乗り越えるための「改革の勘所」です。これらの知識とスキルは、あなたの業務改善活動を「確実な成果」へと導く指標となるはずです。複雑なパズルを解き明かすように、一つひとつのピース（業務）を丁寧に見直し、全体像を組み立てることで、組織はより強く、よりしなやかになっていくでしょう。ぜひ、今日からあなたの職場で実践してみてください。
業務改善徹底実践プラン～普遍的な「成功の法則」を知る
「業務改善研修」の基本的な進め方から、応用として働き方改革への対策、そして組織レベルの視点での改善までという３つの段階を追って、実践的にスキルを高めていくのが効果的です。これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「業務改善徹底実践プラン～普遍的な「成功の法則」を知る 」です。
公開講座セットプランは、国内最多のカリキュラム数を誇るインソース公開講座の中から厳選された、複数研修のセットです。プランのご紹介ページから、複数研修へボタン一つでお申込みいただけます。１つの研修だけではなかなか学びきれない複合的なスキルを身につけ、中・長期で目指すべき人材になるための選択肢として、ぜひご活用ください。
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人財育成スマートパックとは、公開講座や動画教材・ｅラーニング、テキスト教材など、インソースの様々なサービスをお得にご利用いただける、ポイント制割引サービスです。
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