上司が“唸る”英文eメールの書き方

英文メールの基本構成

英文メールでは、日本語のメールや英語の手紙文のように固い文章ではなく、よりフレンドリーな、形式ばらない書き方が一般的です。

用件と関係のない形式的な挨拶やお礼などは省略します。会話調の文面がメインであるEメールにおいて丁寧すぎると、相手には親しみにくい、冷たい印象を持たれるものです。

英文eメール書き方

英文メール作成のポイント

メールの宛先

メールアドレスを間違えないように、必ず複数回チェックしましょう。これは使用する言語に関わらず共通です。

件名

日本語のEメール同様、簡潔に書きましょう。一般的に用件を表す名詞+前置詞句の形で書かれます。

例:
商品Aに関する問合せ Inquiry about A
商品Aの資料請求について Request for the information on your product A
商品Aの見積り依頼の件 Price Quotation for A
新しいプロジェクトに関するアポイントメントの件 Appointment to discuss the new project

送信先の宛名 (起句 Salutation)

一般的にお客さまの社名、所属などについてはEメールでは書きません。
頭語とフルネームで簡潔にします。
社内メールであれば、頭語とファーストネームが一般的です。

例:
社外 Dear Mr./Ms. Smith
社内あるいは何度もやり取りしている親しい相手 Dear Eric, Hi Eric
Hi はDearよりインフォーマルな表現
(*手紙文では Dear Mr/Ms. Smith と書きます。)

書き出し

時候の挨拶は必要ありません。また日本語のEメールとは異なり、名乗りや「いつも大変お世話になっております。」などのような前置きを省略し、すぐに用件に移ります。ただし、初めてメールをする場合などはI'm Yuko Takahashi, the finance department at ABC.のように名乗ります。

本文

日本語のEメールと同じように具体的にかつ簡潔に伝えます。

・曖昧な表現は避ける
例:in a few days → within two days
as soon as possible → by 3 p.m. on April 6th

・冗長な表現は避ける
例: ~について as to → about
しばしば in many cases → often / frequently

・肯定的に表現する
例:You can't cancel your order after March 11.
→You can cancel your order on or before March 11.

・差別のない表現PC(Politically Correct)を使用する
例 Mrs./Miss. → Ms.
chairman → chairperson/chair
salesman → salesperson
前出のEveryoneを受ける代名詞
his → their   him → them

場合によっては一言添える

日本語では冒頭に添えるあいさつ文「いつもお世話になっております。」「先日はありがとうございました。」などに代わる一言を末尾に記載することもあります。ただし、絶対に必要なものではありません。あくまでもビジネスに関連することが中心となります。

例:
ご協力に感謝します。 Thank you for your cooperation.
お返事をお待ちいたしております。 I look forward to your reply.
何か質問がありましたら、どうぞご遠慮なくご連絡ください。
Please do not hesitate to contact me if you have any questions.

結句(Complimentary close)

結びの言葉です。結語のあとに名前を添えます。

例:
Best regards, Thanks, など
(よりフォーマルなものとしてSincerely(前もしくは後ろに Yoursをつけるとさらにフォーマル) Truly yours, Yours faithfully など)

署名

会社名・所属・名前や、Eメールアドレスや電話を記載します。ただし、何度もやり取りをしている場合などは省略すること場合もあります。

英文メール~注意事項

日本語のEメール同様、文字化けする文字の使用は控えましょう。
例:○ △ □ ~ など

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