ＯＪＴの仕事はまず業務プロセスの整理から～未経験者早期活躍のための仕事の見える化３ステップ

初めて若手社員や未経験者のＯＪＴ担当を任されると、「何をどう教えればよいか分からない」と、戸惑いや不安を感じることがあります。こうした不安を減らし、スムーズにＯＪＴを進めるためには、教える仕事そのものを可視化することが非常に有効です。

本コラムでは、ＯＪＴ担当者が押さえるべき「仕事のプロセスの見える化」の方法を解説します。

ＯＪＴで押さえたい「仕事の見える化」とは

ＯＪＴにおける「仕事の見える化」とは、仕事を工程・作業・動作に分解し、誰が見ても理解できる形に整理することです。教えられる側は、仕事の手順やコツが言語化されることで、「どこで何を確認すればよいか」が具体的に分かるようになります。

ＯＪＴで仕事の見える化が必要な理由

社会人経験がまだ浅い人や、業務未経験者は、仕事の流れや判断基準がつかみにくく、経験者が当たり前に行っている作業が理解できないことがあります。そこで、仕事の手順や基準をあらかじめ整理し、見える形にして共有することで、指導の抜け漏れを防ぎ、安心して学べる環境をつくることができます。

暗黙知を減らす：経験者だけが知っているやり方を明文化できる
指示が明確になる：教えるべきポイントと確認タイミングが整理される
評価基準を統一できる：何をもって「できた」と判断するかが新人と共有できる

仕事のプロセスを整理する３つのステップ

ステップ１．仕事を工程・作業・動作に分解する

教える仕事をそのまま説明しようとすると、どうしても抜け漏れが出たり、うまく伝わらなかったりしがちです。そこで、仕事を工程・作業・動作のように段階的に分けて整理すると、教えられる側がイメージしやすく、担当者自身も指導ポイントをつかみやすくなります。まずは大枠から細部へと順番に分解していくことが効果的です。

工程：資料作成、データ集計、報告など大きな区切り
作業：工程内のまとまった作業単位
動作：作業を行う具体的な動き（クリック操作やファイル整理など）

この分解により、仕事の全体像と細部の両方を理解しやすくなります。

ステップ２．仕事をチェックリストやマニュアルに落とし込む

仕事の流れを分解したら、それを業務未経験者でも実際に使える形にまとめておくことが大切です。チェックリストや簡易マニュアルとして整理しておくことで、初めてその仕事に取り組む人でも自分の進捗を確認しやすくなり、ＯＪＴ担当者も教え忘れや確認漏れを防ぎやすくなります。現場の業務に合わせて、必要な項目をシンプルにまとめることがポイントです。

チェックリストでステップごとに進捗を確認できる形式に整理
合格ラインを明示し、どこまでできれば次に進めるかを示す

ステップ３．仕事の基準を言語化して新人と共有する

特に、社会人経験の浅い新人は「どこまでできれば合格なのか」が分からないまま作業を進めがちで、意図せず品質のばらつきが出てしまいます。例えば、資料作成で「丁寧に」とだけ伝えたところ、新人が一文字ずつ確認して極端に時間がかかった、という声もよく聞かれました。あらかじめ基準を言語化して共有しておくことで、迷いや手戻りを減らすことができます。