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【Word・Excelで使えるショートカット12選】営業がＰＣ操作を速くするための３つの習慣
営業職にとって、資料作成や事務処理に時間を取られすぎると、本来の営業活動が滞ってしまいます。ＰＣ操作を効率化することで、資料作成のスピードが上がり、営業に集中できる時間を確保できます。
この記事では、業務効率を高めるための３つの習慣と、Word・Excelで使えるショートカット12選を紹介します。営業活動を止めないための実践的なＰＣ操作術を、ぜひ業務に取り入れてください。
営業職がＰＣ操作を速くするために意識すべき３つの習慣
ＰＣ操作の効率化は、日々の業務の中での意識と工夫によって実現できます。以下の３つの習慣を取り入れることで、資料作成の時間を短縮し、営業活動に集中できる環境が整います。
１．「こういう機能があったら便利だな」と考える
業務中に「もっと簡単にできないか」と感じた瞬間が改善のチャンスです。たとえば「同じ書式を複数箇所に設定したい」と思ったら、ショートカットを調べてみることで、作業時間を短縮できます。
２．疑問はその場で調べる
「後で調べよう」と思うと忘れてしまいがちです。気づいた時点で検索し、すぐに解決する習慣をつけることで、業務の流れを止めずに効率化が進みます。
３．調べた結果は蓄積する
同じ内容を何度も検索するのは非効率です。Excelなどで管理シートを作成し、調べたショートカットや操作方法を記録しておくことで、再利用が可能になります。部署内で共有すれば、全体の業務効率も向上します。
資料作成を速くするメインショートカット３選
営業職が日常的に使う資料作成において、特に活用頻度が高く、効果が大きいショートカットを３つ紹介します。
| 操作内容 | ショートカット | 活用シーン例 |
|---|---|---|
| 書式のコピー | Ctrl＋Shift＋C | 所定の書式を複数箇所に設定する時 |
| 書式のペースト | Ctrl＋Shift＋V | 書式を繰り返し貼りつける時 |
| 直前の操作を繰り返す | F4 | 同じ操作を何度も行う時 |
これらの操作を覚えるだけで、資料作成のスピードは格段に向上します。特に「F4」は繰り返し作業に便利で、表作成やレイアウト調整に重宝します。
補足として覚えておきたいショートカット９選
メインの３つに加えて、業務効率をさらに高めるためのショートカットを９つ紹介します。状況に応じて使い分けることで、作業の質とスピードが向上します。
| 操作内容 | ショートカット |
|---|---|
| 半角文字を全角に変える | Alt＋O＋E＋F |
| 書式設定をリセットする | Ctrl＋Shift＋N |
| 文字サイズを大きくする | Ctrl＋］／Ctrl＋Shift＋＞ |
| 文字サイズを小さくする | Ctrl＋［／Ctrl＋Shift＋＜ |
| インデントを右にずらす | Ctrl＋T |
| インデントを左に戻す | Ctrl＋Shift＋T |
| テキストボックスを作成する | Alt＋I＋X＋H |
| ショートカットファイルを作る | Ctrl＋Shift＋ドラッグ＆ドロップ |
| 検索と置換を開く | Ctrl＋H |
これらの操作は、WordやExcelでの資料作成やレイアウト調整に役立ちます。必要な場面で使えるよう、一覧表として管理しておくと便利です。
ショートカット管理シートの作成と活用
ＰＣ操作の効率化を継続するためには、ショートカットを記録・管理する仕組みが必要です。Excelで以下のようなフォーマットを作成し、業務中に気づいた操作を随時追加していくことで、個人のスキル向上だけでなく、部署全体の業務効率化にもつながります。
| 操作 | ショートカット | 活用シーン |
|---|---|---|
| 書式のコピー | Ctrl＋Shift＋C | 所定の書式を複数箇所に設定 |
| 書式のペースト | Ctrl＋Shift＋V | 書式を繰り返し貼りつけ |
| 直前の操作を繰り返す | F4 | 同じ操作を何度も行う |
| ... | ... | ... |
このような管理シートは、部署内で共有することで、ＰＣスキルの底上げにもつながります。
まとめ～営業活動に集中するためのＰＣ操作改善
営業職が本来の業務に集中するためには、資料作成や事務作業の効率化が欠かせません。
- 「便利だな」と思ったらすぐに調べる
- 調べたら記録して再利用する
- 部署で共有して全体の効率を高める
この３つの習慣とショートカット12選を活用することで、営業活動に集中できる時間を確保できます。今日から１つでも取り入れて、成果につなげてください。
（２時間研修）営業のためのデジタル活用研修～効率化して活動量をアップ
ショートカットキーのような時短術だけではなく、営業職に必要なデジタルツールの選び方や営業シーンのお悩みに合わせた活用術を学べる研修です。
例えば、ノートＰＣのタッチパッドはカーソルを操作できる便利な装置ですが、指で動かすのは意外と疲れてしまいます。
ワークでは、タッチパッドの使用を最小限にして疲労を軽減するブラウザ操作を実践します。本研修を通して、メールや資料の作成、画面操作など、日々の「ちょっと面倒」を解消するデジタル活用力を身につけられます。
本研修のゴール
- キーボードを使ったパソコン操作ができるようになる
- メール作成を効率化する方法を知り、活用できる
- 外出先でも活用できるメモ術を身につける
- オンライン商談でのスマートなＰＣ操作を習得する
よくあるお悩み・ニーズ
- 営業プロセスに役立つデジタルスキルを学びたい
- ノートＰＣでの仕事がやりづらく、効率が上がらない
- テレアポや訪問にもっと時間を割けるように、事務作業を工夫したい
セットでおすすめの研修・サービス
（２時間研修）生産性向上研修～時短につながるＰＣテクニック
本研修では、ＯＳやブラウザ、メールソフト、エクスプローラーなど、ＰＣ作業の生産性を向上させるための便利な機能を学びます。
起動時に必要なツールを立ち上げる設定の仕方や文字入力を楽にする単語登録、メールやフォルダ内での検索を楽にするポイントなどをお伝えします。
座学だけでなく、講師のＰＣ操作を見た後で実際に手を動かしていただきますので、その場で確認しながら身につけられます。
（半日研修）Microsoft 365 Copilotの使い方研修～Excel・PowerPoint操作を効率化する
Microsoft 365 Copilotとは、話し言葉で命令を入力することでExcelを活用したデータ分析や、PowerPointのプレゼン資料を作成できるツールです。
Copilot（コパイロット）は、命令文を入力するだけで様々な回答を生成しますが、ビジネスにおいて有益な情報を出力するためには、命令文に工夫を凝らす必要があります。
本研修は、はじめてCopilotを使用する方向けに、Copilotの使い方から、更に使いこなすためのテクニックを半日で体感する研修です。 ケーススタディでは「Copilotで企画案のプレゼン資料を作成した後、命令文を工夫して資料のブラッシュアップを行う」というCopilot活用の一連の流れを学びます。
研修ではCopilotへの理解を深めることや、講師のCopilotの動作をご確認いただくことで、ご自身の業務への活用をお考えいただくことがメインテーマになります。 また一部のワークでは、Zoomチャットで皆様からCopilotに入力する命令を募集いたしますので、 Copilotのアカウントをお持ちでない方も実際に操作するイメージを思い浮かべていただけます。
（半日研修）いまさら聞けないExcel研修～業務で扱うExcelの基本
実は非効率なやり方でExcelを使っているケースは少なくありません。適切な使い方を知ることで入力ミスを減らし、ファイルの作成時間を削減できます。
また、ファイルを扱う際のルールを知ることでデータ破損などのリスクも抑えられます。頻繁に使用する方だけでなく、他者にExcelの使い方を教える立場にある方にも、お役立ていただけます。
