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事務職向け業務効率化研修～メール編（２時間）

事務職向け業務効率化研修～メール編（２時間）

チェック、書く、探すにかかる時間をデジタル技術のフル活用で短縮する

研修No.B EML102-0000-5583

対象者

  • 全階層

・Microsoft OfficeやMicrosoft 365を業務で使用する方
・メール対応の業務が多い方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 大量のメールをチェックすることに時間をとられている
  • メールの作成に時間がかかってしまう
  • 必要な情報が過去のメールの中に埋もれてしまい見つけられない

研修内容・特徴outline・feature

業務の中で時間がかかるものの１つにメールの対応があります。メールの入力速度はタイピングに習熟すると向上しますが、文面や体裁を考えることにはある程度の時間を要します。本研修では、強調したい箇所を簡単に見やすくできる機能や、ChatGPTを使用した下書きの作成方法を学び、メール文を考える時間を短縮する技術を身につけます。また、OneNoteなどのアプリ連携による効果的な資料共有やタスク・情報管理の方法を習得します。

＊この研修ではＰＣを使用します＊
※研修の中でOutlook、PowerAutomate、OneNote、Teams、ChatGPTを利用します
※ChatGPTのアカウントを使用しますので、必ずご準備ください
（有料プランChatGPT Plusへの登録は不要です）

研修のゴールgoal

  • ①メールを受信した後の対応・判断スピードを上げるコツを理解する
  • ②メールの文面を考える時間を削減する方法を身につける
  • ③探す手間や効率を意識し、メールを管理できるようになる

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．仕事の起点となるメール業務を効率化する
    【ワーク】普段のメール業務で何に時間がかかっているかを考える
    （１）メール業務は時間泥棒になりやすい
    （２）時間がかかる理由～判断する・考える・探す
    （３）メールに関わる作業をできるだけシンプルにする
講義
ワーク
  • ２．対応判断の高速化～受信メールのさばき方
    （１）１日あたり３回、１回30分で処理する
    ①即座に対応が必要なメールは少ない　②その日のうちに返答する
    （２）自分に関係のないメールは見ない～自動アーカイブ
    （３）対応が完了したメールはショートカットでアーカイブ
    （４）Outlookのタスク管理
    ①メールをタスクに追加する～Microsoft To Do　②フラグをつけて管理
    （５）重要メールをTeamsに通知させる～PowerAutomate
    【ワーク】件名に「至急」とあるメールをTeamsのチャットに通知させる
講義
ワーク
  • ３．考える時間を減らす～メール作成の効率化
    （１）文面をゼロから考えない～テンプレートを作る
    ①メールテンプレートの基本　②テンプレートの呼び出し方
    ③辞書登録で入力高速化
    （２）体裁を高速で整える
    ①一括でフォントを揃える　②強調したい情報を美しく目立たせる「スタイル」
    ③表で項目ごとの情報を見やすく整理
    【ワーク】スタイルを設定して、メールをわかりやすくする
    （３）ChatGPTでメールの草案を作成する
    ①メール作成で活きるChatGPTの使い方　②必ず自分で校正する
    【ワーク】ChatGPTでメールの草案を作る
    （４）資料共有や情報共有はOneNoteからメール作成
    【ワーク】OneNoteの資料をワンクリックでメールで共有する
講義
ワーク
  • ４．探す時間を減らす～過去の情報をデータベース化する
    （１）フォルダ分けの基本
    ①基本は受信トレイ　②保存が必要なものだけフォルダを作る
    （２）よく検索するものは「カスタム検索フォルダー」を作成
    ①「フォルダ」にはないメリット　②高度な検索でフォルダ作成が可能
    【ワーク】特定の文字を含むメールのカスタム検索フォルダーを作成する
    （３）OneNoteに送信してメモと同時に保管
    ①メール本文の項目をOutlookタスクに追加　②検索機能でデータベース化
    【ワーク】メールをOneNoteに保存し、タスク化、検索を行う
講義
ワーク
  • ５．まとめ
    【ワーク】本日の研修を踏まえて、どのように業務効率化ができるかを考える
ワーク

9066

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

普段の業務の中で、メール対応はかなりの時間を占めています。メールに関わる作業を効率化することができれば、浮いた時間をより生産的な業務にあてることが可能になります。本研修は、受信メールの対応やメール作成、検索にかかる時間を短縮するだけでなく、その先の業務効率化にもつながるデジタルテクニックが習得できるように企画しました。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「短時間研修・短時間講演」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

可能でございます。

インソースの短時間研修・短時間講演のポイントは、基本的に「受講者参加型」であることです。可能な限り、講師からの一方通行な講義にはいたしません。受講者の方には、個人ワークで考え、ワーク結果を周囲の方々にも共有していただくことによって、研修・講演の学びをしっかりと実践につなげていただくことが可能になります。
もちろん、ワークや共有を行わない講演のみの実施も承ります。お客さまのご要望に応じて、柔軟に対応させていただきます。

半日間（２～３時間）研修や講演形式は、民間企業から官公庁・自治体まで、あらゆる業界で多数の実績がございます。
各種様々なテーマを取り揃えております。内容や研修の進め方などにつきましては、まずお客さまのご要望をお伺いし、ご提案させていただきます。「１日間プログラムの中の特にこの内容を半日間で重点的に行いたい」「１日間プログラムを数回に分けて短時間で行いたい」「新しい制度の概要を講演形式で１時間で知りたい」など、どのようなご要望にも対応可能です。ぜひお気軽にお問い合わせください。
実施できます。
短時間で得られる効果は１日研修よりも限定されてしまいますが、受講者さまには退屈せずに、多くの「スキル」と「気づき」を持ち帰っていただけるよう、プログラムを設定いたします。

インソースの短時間・講演形式研修の特徴は３つございます。

①受講者参加型であること
一方通行な講演ではなく、周囲とディスカッションをするなど、なるべく考えを共有する時間を取ります。また、全員で立ち上がり、挨拶や発声の練習を行うなど、実践に即した講演を行います。

②実践的なテキストを使用すること
スライド資料ではなく、受講者さまが研修後に読み返すことができるよう、考え方やスキル、ノウハウを記載しております。基本的に1日研修のテキストから重要部分を厳選して作成しますが、どうしても触れたい内容については参考資料としてテキストに記載することも可能です。

③経験豊富な講師が登壇すること
ビジネスの現場で経験を積み重ねた、あらゆる業界出身の講師がおります。自らの実績・経験・失敗談をお伝えいたします。
可能でございます。
その場合は、念入りにお打ち合わせの上、講義内容をご相談させていただきます。１時間ですと知識のインプットが中心になり、アウトプットの機会を研修内で充分に確保できないことをご容赦ください。

研修効果を高めるために、テキストをあらかじめ配布し、受講者さまに予習していただくなど、限られた時間の中で実践に繋げられるよう、工夫もいたします。
可能でございます。
その場合、基本的には「午前に１回」、「午後に１回」という形で実施させていただきます。
以下のテーマでのご要望が増えております。法律の制定や改正などをきっかけに「概要を知りたい」という声が多くございます。

働き方改革研修　～ワークライフバランスの実現を考える編（半日間）

管理職研修　～ダイバーシティ（女性活躍）推進編（２時間）

コンプライアンス研修　～コンプライアンス違反を未然に防ぐ編（半日間）

リスクマネジメント研修（半日間）

ハラスメント防止研修　管理職としてセクハラ・パワハラを防止する編（１時間）

メンタルヘルス研修（半日間）

また一般なビジネススキルに関しても、半日間や講演形式で多数実施しております。１日間のプログラムからテーマをしぼり、「この内容を重点的に行いたい」などのご要望に合わせてご提案いたします。

コミュニケーション研修　～「きく」「伝える」が上手になる編（半日間）

クレーム対応研修（半日間）

タイムマネジメント研修（半日間）

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