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事務職向け業務効率化研修～メール編（２時間）

事務職向け業務効率化研修～メール編（２時間）

チェック、書く、探すにかかる時間をデジタル技術のフル活用で短縮する

研修No.B EML102-0000-5583

対象者

  • 全階層

・Microsoft OfficeやMicrosoft 365を業務で使用する方
・メール対応の業務が多い方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 大量のメールをチェックすることに時間をとられている
  • メールの作成に時間がかかってしまう
  • 必要な情報が過去のメールの中に埋もれてしまい見つけられない

研修内容・特徴outline・feature

業務の中で時間がかかるものの１つにメールの対応があります。メールの入力速度はタイピングに習熟すると向上しますが、文面や体裁を考えることにはある程度の時間を要します。本研修では、強調したい箇所を簡単に見やすくできる機能や、ChatGPTを使用した下書きの作成方法を学び、メール文を考える時間を短縮する技術を身につけます。また、OneNoteなどのアプリ連携による効果的な資料共有やタスク・情報管理の方法を習得します。

＊この研修ではＰＣを使用します＊
※研修の中でOutlook、PowerAutomate、OneNote、Teams、ChatGPTを利用します
※ChatGPTのアカウントを使用しますので、必ずご準備ください
（有料プランChatGPT Plusへの登録は不要です）

研修のゴールgoal

  • ①メールを受信した後の対応・判断スピードを上げるコツを理解する
  • ②メールの文面を考える時間を削減する方法を身につける
  • ③探す手間や効率を意識し、メールを管理できるようになる

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．仕事の起点となるメール業務を効率化する
    【ワーク】普段のメール業務で何に時間がかかっているかを考える
    （１）メール業務は時間泥棒になりやすい
    （２）時間がかかる理由～判断する・考える・探す
    （３）メールに関わる作業をできるだけシンプルにする
講義
ワーク
  • ２．対応判断の高速化～受信メールのさばき方
    （１）１日あたり３回、１回30分で処理する
    ①即座に対応が必要なメールは少ない　②その日のうちに返答する
    （２）自分に関係のないメールは見ない～自動アーカイブ
    （３）対応が完了したメールはショートカットでアーカイブ
    （４）Outlookのタスク管理
    ①メールをタスクに追加する～Microsoft To Do　②フラグをつけて管理
    （５）重要メールをTeamsに通知させる～PowerAutomate
    【ワーク】件名に「至急」とあるメールをTeamsのチャットに通知させる
講義
ワーク
  • ３．考える時間を減らす～メール作成の効率化
    （１）文面をゼロから考えない～テンプレートを作る
    ①メールテンプレートの基本　②テンプレートの呼び出し方
    ③辞書登録で入力高速化
    （２）体裁を高速で整える
    ①一括でフォントを揃える　②強調したい情報を美しく目立たせる「スタイル」
    ③表で項目ごとの情報を見やすく整理
    【ワーク】スタイルを設定して、メールをわかりやすくする
    （３）ChatGPTでメールの草案を作成する
    ①メール作成で活きるChatGPTの使い方　②必ず自分で校正する
    【ワーク】ChatGPTでメールの草案を作る
    （４）資料共有や情報共有はOneNoteからメール作成
    【ワーク】OneNoteの資料をワンクリックでメールで共有する
講義
ワーク
  • ４．探す時間を減らす～過去の情報をデータベース化する
    （１）フォルダ分けの基本
    ①基本は受信トレイ　②保存が必要なものだけフォルダを作る
    （２）よく検索するものは「カスタム検索フォルダー」を作成
    ①「フォルダ」にはないメリット　②高度な検索でフォルダ作成が可能
    【ワーク】特定の文字を含むメールのカスタム検索フォルダーを作成する
    （３）OneNoteに送信してメモと同時に保管
    ①メール本文の項目をOutlookタスクに追加　②検索機能でデータベース化
    【ワーク】メールをOneNoteに保存し、タスク化、検索を行う
講義
ワーク
  • ５．まとめ
    【ワーク】本日の研修を踏まえて、どのように業務効率化ができるかを考える
ワーク

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全力Q&A{{list[0]['category']}}関連の全力Q&A

よくあるご質問について、研修のプロとして熱く丁寧に回答します。

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

普段の業務の中で、メール対応はかなりの時間を占めています。メールに関わる作業を効率化することができれば、浮いた時間をより生産的な業務にあてることが可能になります。本研修は、受信メールの対応やメール作成、検索にかかる時間を短縮するだけでなく、その先の業務効率化にもつながるデジタルテクニックが習得できるように企画しました。

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