はたらコラム

仕事効率UPのコツ!デスク上やPC内の書類を断捨離しよう!

2018.10.18

  • ビジネス

仕事の効率アップを図るためには、仕事スペースであるデスク上の書類、そして仕事で使用するPC内の書類を断捨離して片付けることが大切です。そこで今回は、デスク上やPC内の書類の断捨離方法についてご紹介。デスク上やPCが書類で散らかっているという方は参考にしてください。

断捨離の前に書類の分別からはじめよう

デスクの上もPCの中も、断捨離を開始する際には、まず書類を分別することからはじめましょう。

書類を分別する際は、「自分で作成したマニュアル」「メモ」「スケジュールや参考資料といった仕事関係の書類」「明細や領収書」の4つに分けるのがベスト。

各書類をどのように断捨離していくかは、以下で詳しく解説していきます。

自分で作成したマニュアルの断捨離方法

自分で作成したマニュアルは、そのマニュアルの内容が頭に入っているものは処分・削除し、まだ内容に不安があるものは取っておきましょう。

デスクの上やPCのフォルダ内が散らからないように、デスクの上ではひとつのクリアファイルの中にまとめ、PC内ではひとつのフォルダにまとめます。わかりやすいように、クリアファイルには"マニュアル"などと書いた付箋・シールを貼り、フォルダではフォルダ名を"マニュアル"にしておくと良いでしょう。

メモの断捨離方法

メモは、一時的な内容やどうでも良い内容が記されているもの、進行中の仕事やイベント・行事に関わる重要なものの2種類に分けることができます。前者のメモは取っておいても仕方ないので処分・削除し、後者のメモは進行中の仕事やイベント・行事が終わるまでは取っておくようにしましょう。

メモは、その内容に関する仕事やイベント・行事が終わったら、すぐに処分・削除するのが整理整頓のコツです。メモが溜まっていくと、その時に必要なメモを探し出すのにも時間がかかってしまうため、仕事の効率化を図るためにも、こまめな処分・削除を心がけてください。

仕事関係の書類の断捨離方法

仕事関係の書類は、現在進行形の仕事の書類、3ヶ月以内に終わった仕事の書類、3ヶ月~1年以内に終わった仕事の書類、1年前の仕事の書類の4つに分けます。そして、1年前の仕事の書類をチェックし、今後の仕事に関わってきそうなものだけを残して、あとは処分・削除してしまいましょう。

現在進行形の仕事の書類、3ヶ月以内に終わった仕事の書類、3ヶ月~1年以内に終わった仕事の書類に関しても不必要なものは処分してしまい、残った書類だけをそれぞれファイルやフォルダに入れてわかりやすくまとめておきましょう。

明細や領収書の断捨離方法

明細や領収書をどれくらいの期間保存しておけば良いかわからない方は多いはず。しかし、明細や領収書を長期間置いておくと、明細や領収書だけでデスクの上やPCの中が散らかってしまいます。

明細や領収書は、過去1年以内のものだけを置いて、それ以外は処分・削除してしまって問題ありません。もしも処分・削除が不安な場合にはスマホのカメラで撮影し、クラウド上のアルバムに預けておくと良いでしょう。

デスク上やPC内を片付ければ仕事の効率がアップ!

デスクの上やPCの中は、整理整頓されているのが一番。整理整頓されていれば、すぐにその時必要な書類をチェックすることができ、仕事の効率化につながるでしょう。

デスクの上やPCの中が散らかっているという方は、是非今回ご紹介した内容をもとに書類の断捨離を試みてください。自分でも驚くほどに不必要な書類が出てくるはずです。

配信元:日本人材ニュース

記事が⾯⽩ければこちらでシェアをお願いします

おすすめ記事

はたらコラムトップ

カテゴリ

インソースのオリジナルコラム

全力!人材育成ノウハウ ins-pedia

全力Q&A

Gambatte

ビジネス文書

人事・労務キーワード集

人材育成の7つのポイント~企業の人材育成における課題を解く

クレーム対応の勘所

銀子の一句

研修見聞録

もっと見る

無料PDF資料 人材育成、成功のコツ

  • 研修担当者の虎の巻

    はじめて研修担当となる方向け
    「研修の手引き」

    「そもそも研修ってどういうもの」「担当になったら何からやるの」など、研修ご担当者になったらまずは読んでいただきたい内容をまとめてご紹介しています。

    今すぐダウンロード

インソースからのお知らせ
(障がい者福祉のオンラインショップ)

mon champ

インソースでは、障がいのある方々が製造するお菓子やドリンクを取り扱うECサイト「mon champ」を運営しています。そして、ここで得られた売上を、製造元の福祉団体・パートナーへ還元しています。

商品は、皆さまが日頃よりお世話になっている大切な方へ、是非、真心を込めてお贈りいただきたいおいしいものばかりです。この気持ちを、製造者さまからインソース、インソースから皆さま、そして皆さまから大切な方々へと、つないでいただければ幸いです。

インソースは⼀⼈ひとりのビジネススキルの向上から、
⼈事のお仕事のサポートまで承ります

最新作・ニュース

新卒採用募集中

新卒採用に関するお知らせ オンライン・全国で会社説明会開催中

  1. 【社内外】メールテンプレート『提案編』
  2. 後輩に愛される「良き先輩」を目指して。後輩指導のコツ7か条
  3. 【Excelの使い方】覚えておくと便利なExcel関数10選
  4. 「文章力」のない人に共通する7つの特徴
  5. 【Excel初心者必見!】印刷範囲の設定方法を徹底解説!!

各種コラム

人材育成関連

  • 人材育成ノウハウ ins-pedia
  • 人事・労務に関する重要語辞典 人事・労務キーワード集
  • 人気のメルマガをWEBでもお届け Insouce Letter
  • インソースアーカイブス
  • 全力Q&A インソースの事業・サービスについてとことん丁寧にご説明します
  • インソース 時代に挑む
  • 全力ケーススタディ 研修テーマ別の各業界・職種向けケース一覧
  • 新入社員研修を成功させる10のポイント
  • 研修受講体験記 研修見聞録
  • 人事担当者30のお悩み

仕事のスキルアップ

  • 上司が唸る書き方シリーズ ビジネス文書作成のポイントと文例集
  • はたらコラム はたらく人への面白記事まとめました
  • クレーム対応の勘所
  • 人事のお役立ちニュース

銀子シリーズ

  • 七十代社員の人生録 銀子の一筆
  • シルバー就業日記 銀子とマチ子
  • 人気研修で川柳 銀子の一句

開催中の無料セミナー

  • WEBins
  • モンシャン

閉じる