はたらコラム

仕事効率UPのコツ!デスク上やPC内の書類を断捨離しよう!

2018.10.18

  • ビジネス

仕事の効率アップを図るためには、仕事スペースであるデスク上の書類、そして仕事で使用するPC内の書類を断捨離して片付けることが大切です。そこで今回は、デスク上やPC内の書類の断捨離方法についてご紹介。デスク上やPCが書類で散らかっているという方は参考にしてください。

断捨離の前に書類の分別からはじめよう

デスクの上もPCの中も、断捨離を開始する際には、まず書類を分別することからはじめましょう。

書類を分別する際は、「自分で作成したマニュアル」「メモ」「スケジュールや参考資料といった仕事関係の書類」「明細や領収書」の4つに分けるのがベスト。

各書類をどのように断捨離していくかは、以下で詳しく解説していきます。

自分で作成したマニュアルの断捨離方法

自分で作成したマニュアルは、そのマニュアルの内容が頭に入っているものは処分・削除し、まだ内容に不安があるものは取っておきましょう。

デスクの上やPCのフォルダ内が散らからないように、デスクの上ではひとつのクリアファイルの中にまとめ、PC内ではひとつのフォルダにまとめます。わかりやすいように、クリアファイルには"マニュアル"などと書いた付箋・シールを貼り、フォルダではフォルダ名を"マニュアル"にしておくと良いでしょう。

メモの断捨離方法

メモは、一時的な内容やどうでも良い内容が記されているもの、進行中の仕事やイベント・行事に関わる重要なものの2種類に分けることができます。前者のメモは取っておいても仕方ないので処分・削除し、後者のメモは進行中の仕事やイベント・行事が終わるまでは取っておくようにしましょう。

メモは、その内容に関する仕事やイベント・行事が終わったら、すぐに処分・削除するのが整理整頓のコツです。メモが溜まっていくと、その時に必要なメモを探し出すのにも時間がかかってしまうため、仕事の効率化を図るためにも、こまめな処分・削除を心がけてください。

仕事関係の書類の断捨離方法

仕事関係の書類は、現在進行形の仕事の書類、3ヶ月以内に終わった仕事の書類、3ヶ月~1年以内に終わった仕事の書類、1年前の仕事の書類の4つに分けます。そして、1年前の仕事の書類をチェックし、今後の仕事に関わってきそうなものだけを残して、あとは処分・削除してしまいましょう。

現在進行形の仕事の書類、3ヶ月以内に終わった仕事の書類、3ヶ月~1年以内に終わった仕事の書類に関しても不必要なものは処分してしまい、残った書類だけをそれぞれファイルやフォルダに入れてわかりやすくまとめておきましょう。

明細や領収書の断捨離方法

明細や領収書をどれくらいの期間保存しておけば良いかわからない方は多いはず。しかし、明細や領収書を長期間置いておくと、明細や領収書だけでデスクの上やPCの中が散らかってしまいます。

明細や領収書は、過去1年以内のものだけを置いて、それ以外は処分・削除してしまって問題ありません。もしも処分・削除が不安な場合にはスマホのカメラで撮影し、クラウド上のアルバムに預けておくと良いでしょう。

デスク上やPC内を片付ければ仕事の効率がアップ!

デスクの上やPCの中は、整理整頓されているのが一番。整理整頓されていれば、すぐにその時必要な書類をチェックすることができ、仕事の効率化につながるでしょう。

デスクの上やPCの中が散らかっているという方は、是非今回ご紹介した内容をもとに書類の断捨離を試みてください。自分でも驚くほどに不必要な書類が出てくるはずです。

配信元:日本人材ニュース

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