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属人化防止研修～システム運用担当者のナレッジマネジメント実践編（１日間）

属人化防止研修～システム運用担当者のナレッジマネジメント実践編（１日間）

問題の本質は何か、を徹底的に考えたカリキュラムで、現場で役立つスキルやノウハウを習得！

研修No.B KNW104-0000-3960

対象者

  • リーダー層
  • 管理職層

・システム運用業務の現場リーダー、管理職、プロジェクトマネジャーの方
・業務開始時、業務期間中、節目（年度末など）の業務の振り返りができていない方
・記録は残しているが、内容を更新していないので形骸化したり、内容は良いが実際に活用されていないという課題をお持ちの方

研修内容・特徴outline・feature

本研修は、自部署やプロジェクトの属人化の課題を整理し、属人化解消のために必要な情報（ナレッジ）をどのような目的で、どのような成果物を作成し、またそれをどのように活用・展開していくかといった、ナレッジマネジメントの職場での実践を具体的に考えていただく研修です。

継続的に運用業務は続きますが、四半期や年度末で振り返り、課題点や獲得したナレッジを整理し、それらを職場の課題に合わせてどのような場面、方法で活用するかを具体化していただきます。

研修プログラム例program

研修プログラム例
内容
手法
  • １．属人化防止について
    （１）【ワーク】自部署（プロジェクト）で発生している属人化の事象について洗い出して共有する
    （２）属人化が発生する原因
    　　①同じ仕事を長期間行うことが多い　②技能・知識の難易度
    　　③情報共有の不足　④業務を標準化しようとする風土がない
    　　⑤自分の優位性を保ちたい
    　　⑥自分のやりたいようにやりたい（ミスを隠す）
    　　⑦忙しすぎる（自分がした方が早い、マニュアルを作る時間がない）
    （３）属人化のリスク
    　　①問題、トラブル発生時のフォローができない
    　　②特定の人がいないと業務が進まない　③知識、技術の喪失
    　　④生産量に限界がある（組織の力とならない）
    　　⑤若手が育たない　⑥不正が起こりやすくなる
 講義
ワーク
  • ２．ナレッジの活用の目的を整理する
    （１）ナレッジに関する職場の課題
    （２）ナレッジの活用目的を整理する
    【ワーク】ナレッジの活用で解決したい職場の課題とそのために必要なナレッジについて改めて整理する
 講義
ワーク
  • ３．すでに作成したマニュアルの内容を見直す
    【ワーク】２章で考えた「必要なナレッジ」に即して現在のマニュアルに不足しているコンテンツについて考える
 ワーク
  • ４．ナレッジの抽出
    （１）暗黙知と形式知
    （２）ナレッジ保有者を整理する
    【ワーク】自身が保有するナレッジや、職場で有用なナレッジを保有している方を整理する（既存のマニュアルも含む）
    （３）ナレッジの抽出方法
    　ナレッジ保有者にマニュアルを作成してもらうか、ヒアリングして自分が作成するか
    （４）ヒアリングの方法
 講義
ワーク
  • ５．ナレッジの蓄積
    ■記録に残すべきこと
    【ワーク】現在どのような情報を記録しナレッジとして蓄積し活用しているかを洗い出す
 講義
ワーク
  • ６．ナレッジを共有する
    （１）最適な保管の形を考える
    （２）格納ルールの決定
    【参考】保管するフェーズでのポイント
 講義
  • ７．ナレッジを伝える
    （１）良いナレッジを作成してもそれを伝えなければ意味がない
    （２）伝達方法を具体化する
    ※具体例
    ・主体者：管理者（プロジェクトリーダー）である自分が説明
    ・活用ドキュメント：
    　業務手順変更書（業務フロー、業務内容の変更の記録、理由と変更内容）と変更点を反映した修正版の業務手順書を使用
    ・シチューエーション：メンバーを全員集めてオフィスで
    ・方法：１時間程度で、業務手順変更書に基づいて、業務の変更点とその変更理由、業務を行う場合での留意点をレジュメにまとめて説明。
    　また変更点を反映した新しい業務手順書を資料として使いながら説明する
 講義
ワーク
  • ８．ナレッジを更新する
    （１）ナレッジは変化するもの
    （２）ナレッジのメンテナンス　～マニュアルの改訂
 講義
ワーク

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

これまで弊社でも、属人化防止に向けての、ナレッジマネジメントやマニュアル作成、業務フロー作成など、ナレッジを「文書化」する研修はありました。しかし、それを自分ではなく他のメンバーとともにどのように実際に作成するか、そもそもどのようなナレッジが職場で必要か、まとめたナレッジを作っただけでなく、どのようにメンバーに浸透させるかなどナレッジマネジメントの実践に特化した研修がこれまでなかったため新しく開発しました。標準版とシステム運用担当者向け、開発者向けの３種類があります。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ナレッジマネジメント研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

ナレッジマネジメントとは、組織内の「知」（知識、技術、経験）を誰でもアクセスできるようにしたうえで、その情報を組織内で有効活用することです。マニュアル、標準業務手順書、業務フロー図などにして「見える化」することで、個人の持つ「暗黙知」を「形式知」に変換することにより、知識の共有化、明確化を図り、作業の効率化や新発見を容易にするマネジメント手法のひとつです。

雇用世代のバラツキにより、業務のノウハウが属人化しているという課題をお持ちの組織も多いことと存じます。ナレッジの継承にかける猶予はなく、引継ぎ手の採用・育成と同時並行で進める必要があります。ナレッジマネジメントの手法を取り入れていただくことで、効率的な後進の育成や情報共有、共有化した情報を使っての新たな「知」の創造を行うなど、様々なメリットが見込めます。
組織内でベテランから若手・中堅への知識・技術の伝承ができておらず、知識・技術の喪失リスクを回避するためにナレッジマネジメントが必要とされる場合が多くございます。

ベテラン層の「属人化」した知識・技術を後進に継承するためには、「ベテランの頭の中」だけにある知識・技術を見える化（後進への口伝、文書による伝達＝業務の標準化、マニュアル、業務標準書、業務フロー図の作成など)しなくてはなりません。そのための手法を学び、職場での実践につなげていただくための研修を、弊社では多数ご用意しております。
２００７年の前後、ちょうど団塊の世代が大量退職となった時期に、知識・技術の喪失という組織的なリスクに備えるべくナレッジマネジメント研修のブームが起こったことがありました。
それ以降も、５０代や再雇用の方向けの研修としてナレッジマネジメント研修は根強いニーズがございますが、最近では「本格的にナレッジマネジメントを実施したい」という目的よりも、５０代や再雇用の方向けのモチベーションアップ、後進の育成力強化のためという目的で実施するケースが多いです。

モチベーションアップとナレッジマネジメントは一見、つながりにくいですが、ナレッジマネジメントの研修を通して、ベテラン社員、再雇用社員の方に、今まで培ってきたものを洗い出して、その財産をどう活かすかということをワークで考えていただくことにより、「自分はよく頑張ってきた」「自分が積み上げてきたものを他に活かせることは嬉しい」というセルフエスティーム（自己肯定感）的な心境になり、気持ちを新たにしていただくことができます。
近年では、働く期間が６５歳まで延長され、５５歳の時点でも定年まであと１０年あるという方も多いため、５０代向けの研修ニーズが増えています。しかし、特定のスキルアップ研修では「いまさら感」がありますし、マナーが悪くてもマナー研修は実施しずらいなど、テーマ選びは一苦労です。

組織における役割として５０～６０代に求められているのは、「長年かけて培った知識やノウハウを次世代に残す」ということです。役割認識という点で言うと、キャリアデザイン研修なら、ナレッジマネジメントとの親和性も高く、５０～６０代　シニア層、ベテラン社員・職員にもおすすめです。

■シニア層・ベテラン向け研修　ラインナップ

他におすすめのテーマとしては、コミュニケーション系の研修はこれまで受講したことがないという方が多いので、実施すると新鮮で好評をいただくことが多いです。
ナレッジマネジメントによるメリットとしては、以下の２点が挙げられます。

①組織の持続的な発展
ナレッジを整理することで、何気なく上手くいっていたことが継続して実行できるようになります

②若手・中堅層の早期戦力化・熟練化
ナレッジが誰にでも扱えるようになり、熟練するまでの期間の短縮につながります

加えて、ナレッジを蓄積しているベテラン層は、退職まであとわずかという状況の中で非生産的な仕事や役割に就いていることが多いため、ナレッジを整理して伝えるという新たな役割を与られることでモチベーション向上の効果も期待できます。

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