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属人化防止研修~システム運用担当者向けナレッジマネジメント実践編

属人化防止研修~システム運用担当者向けナレッジマネジメント実践編

継続的な業務のために振り返りが疎かになりがちだが、年度末などの節目で課題点、ナレッジをしっかり整理し活用

研修No.1040002

  • 読み物・コラム
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対象者

  • 若手層
  • 中堅層
  • リーダー層
  • 管理職層

・システム運用業務の現場リーダー、管理職、プロジェクトマネジャーの方
・業務開始時、業務期間中、節目(年度末など)の業務の振り返りができていない方
・記録は残しているが、内容を更新していないので形骸化したり、内容は良いが実際に活用されていないという課題をお持ちの方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 同じ仕事を長期間行っている担当者がたくさんいる
  • 仕事に求められる知識・技能の難易度が高く、できる人が限られる
  • 個人主義が強く、業務を標準化する風土がない。結果、組織として力を発揮できない

研修内容・特徴outline・feature

継続的に運用業務は続きますが、四半期や年度末で振り返り、課題点や獲得したナレッジを整理し、それらを職場の課題に合わせてどのような場面、方法で活用するかを具体化していただきます。
上記のように、本研修は、自部署やプロジェクトの属人化の課題を整理し、属人化解消のために必要な情報(ナレッジ)をどのような目的で、どのような成果物を作成し、またそれをどのように活用・展開していくかといった、ナレッジマネジメントの職場での実践を具体的に考えていただく研修です。

到達目標goal

  • ①属人化が発生する原因や、その悪影響の内容、その防止の仕方を理解できる
  • ②業務開始時、業務期間中、節目に必要な記録を残すことができる
  • ③記録を職場・プロジェクトの課題に合わせて現場で活用できるようになる

研修プログラム例program

研修プログラム例
  内容 手法
  • 1. 属人化防止について
    (1)【ワーク】自部署(プロジェクト)で発生している属人化の事象について洗い出して共有する
    (2)属人化が発生する原因
      ①同じ仕事を長期間行うことが多い ②技能・知識の難易度
      ③情報共有の不足 ④業務を標準化しようとする風土がない
      ⑤自分の優位性を保ちたい
      ⑥自分のやりたいようにやりたい(ミスを隠す)
      ⑦忙しすぎる(自分がした方が早い、マニュアルを作る時間がない)
    (3)属人化のリスク
      ①問題、トラブル発生時のフォローができない
      ②特定の人がいないと業務が進まない ③知識、技術の喪失
      ④生産量に限界がある(組織の力とならない)
      ⑤若手が育たない ⑥不正が起こりやすくなる
講義
ワーク
  • 2.ナレッジの活用の目的を整理する
    (1)ナレッジに関する職場の課題
    (2)ナレッジの活用目的を整理する
    【ワーク】ナレッジの活用で解決したい職場の課題とそのために必要なナレッジについて改めて整理する。
講義
ワーク
  • 3.すでに作成したマニュアルの内容を見直す
    【ワーク】2章で考えた「必要なナレッジ」に即して現在のマニュアルに不足しているコンテンツについて考える
講義
ワーク
  • 4.ナレッジの抽出
    (1)暗黙知と形式知(2)ナレッジ保有者を整理する
    【ワーク】自身が保有するナレッジや、職場で有用なナレッジを保有している方を整理(既存のマニュアルも含む)。
    (3)ナレッジの抽出方法
     ナレッジ保有者にマニュアルを作成してもらうか、ヒアリングして自分が作成するか
    (4)ヒアリングの方法
講義
ワーク
  • 5.ナレッジの蓄積
    (1)記録に残すべきこと
    【ワーク】現在どのような情報を記録しナレッジとして蓄積し活用しているか
    ※具体例
    ・開始時:業務手順書(運用業務の全体像、業務フロー図、業務説明)
    ・業務期間:業務手順変更書(業務フロー、業務内容の変更の記録、理由と変更内容)トラブル対策記録(トラブルの内容と、その対策内容、改善結果)
    ・節目(年度末、半期末など):振り返り記録(KPTで整理すると効果的)
講義
ワーク
  • 6.ナレッジを共有する
    (1)最適な保管の形を考える
    (2)格納ルールの決定
    【参考】保管するフェーズでのポイント
講義
ワーク
  • 7.ナレッジを伝える
    (1)良いナレッジを作成してもそれを伝えなければ意味がない
    (2)伝達方法を具体化する
    ※具体例
    ■目的:業務変更時のメンバーへの周知
    ・主体者:管理者(プロジェクトリーダー)である自分が説明
    ・活用ドキュメント:
     業務手順変更書(業務フロー、業務内容の変更の記録、理由と変更内容)と変更点を反映した修正版の業務手順書を使用
    ・シチュエーション:メンバーを全員集めてオフィスで
    ・方法:1時間程度で、業務手順変更書に基づいて、業務の変更点とその変更理由、業務を行う場合での留意点をレジュメにまとめて説明
     また変更点を反映した新しい業務手順書を資料として使いながら説明する
講義
ワーク
  • 8.ナレッジを更新する
    (1)ナレッジは変化するもの
    (2)ナレッジのメンテナンス ~マニュアルの改訂
講義
ワーク

企画者コメントcomment

これまで弊社でも、属人化防止に向けての、ナレッジマネジメントやマニュアル作成、業務フロー作成など、ナレッジを「文書化」する研修はありましたが、それを自分ではなく他のメンバーとともにどのように実際に作成するか、そもそもどのようなナレッジが職場で必要か、まとめたナレッジを作っただけでなく、どのようにメンバーに浸透させるかなどナレッジマネジメントの実践に特化した研修がこれまでなかったので新しく開発しました。標準版とシステム運用担当者向け、開発者向けの3種類があります。

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