上司が“唸る”お詫び状の書き方~電話応対に対する苦情に

電話応対に対する苦情に

電話応対に対する苦情は頻繁に見られます。お客様の言い方にも原因があるケースもありますが、反論はしにくいものです。
電話特有の聞き取りミスということで丁寧にお詫びすれば、トラブルが長引くことは少ないでしょう。

平成○○年○○月○○日

□□□□様

○○○○株式会社
○○部○○課 ○○○○

拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

日頃はひとかたならぬご愛顧にあずかり、深く感謝申し上げます。

さて、このたびは、せっかくのお問い合わせのお電話を賜りながら、当方で大変不手際な対応をいたしたとのこと、謹んでお詫び申し上げます。

社内にて詳細に調査しましたところ、最初にお電話を受けた者が商品知識に乏しく、お問い合わせの件について誤った認識を持ち、別の担当者に電話をつないでしまったことが原因でございます。

これはひとえに当方のミスであり、弁解の余地もございません。誠に申し訳ございませんでした。

今後はこのようなご迷惑をおかけすることのないよう、社内研修をさらに徹底してまいる所存でございます。

貴重なご指摘をいただき、心から感謝申し上げます。

このたびの件につきまして、重ねてお詫び申し上げますとともに、今後とも変わらぬお引き立てのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

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